Как сделать google таблицу с общим доступом

Создание Google Таблицы с общим доступом

По умолчанию на сайте рассматриваемого сервиса нельзя создавать Google Таблицы с общим доступом, так как данный параметр меняется вручную для каждого существующего шаблона. Нужные настройки при этом доступны без каких-либо ограничений, но только в рамках ваших собственных документов, тогда как чужие подобным образом может редактировать только владелец.

1. Чтобы предоставить общий доступ к таблице, в первую очередь необходимо открыть или создать новый документ, коснувшись кнопки «+» или определенного блока на главной странице веб-сайта, как было описано в другой инструкции. После этого внесите все необходимые изменения, если создали новый лист, и можете переходить к следующему шагу. Подробнее: Открытие Google Таблицы на компьютере
2. Находясь на главной странице созданного и открытого документа, на верхней панели разверните меню «Файл» и выберите пункт «Открыть доступ» в одноименном разделе. Кроме этого, аналогичное окно можете открыть путем нажатия отмеченной кнопки «Настройки доступа» в правой части верхней панели.
3. Щелкните левой кнопкой мыши по нижней области всплывающего окна и разверните выпадающий список «Доступ ограничен». Здесь необходимо установить параметр «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», предоставляющий дополнительные настройки.
4. Для изменения прав пользователей на чтение и редактирование документа в рамках той же области всплывающего окна можете развернуть список «Читатель» и выбрать одно из представленных значений на свое усмотрение. Здесь следует выбирать с осторожностью, потому что пользователь с правами «Редактора» может менять содержимое и параметры оригинального документа без каких-либо ограничений.
5. Если вас не устраивает вариант с общедоступной ссылкой, можете развернуть окно «Предоставьте доступ пользователям и группам», в текстовое поле через запятую ввести адреса электронной почты всех, кому нужно открыть доступ, и установить уровень прав. В результате после отправки приглашения каждый человек получит письмо с возможностью перехода, просмотра и изменения содержимого таблицы.
6. Кроме прочего, в качестве альтернативы можете открыть раздел «Открыть доступ» в меню «Файл» на верхней панели сервиса и выбрать «Опубликовать в интернете». После нажатия кнопки «Опубликовать» во всплывающем окне, на экране отобразится постоянная ссылка, которая позволит интегрировать таблицу на внешний сайт и читать содержимое каждому перешедшему пользователю.

Учитывайте, что если отменить общий доступ по ссылке можно без каких-либо проблем через то же самое окно с параметрами таблицы, то при публикации в интернете такой возможности не будет. Единственным решением тогда может стать только перенос данных на другой лист и удаление документа вместе со всеми связанными ссылками.

Вариант 2: Мобильное приложение

На мобильных устройствах предоставить доступ к Google Таблице можно аналогичным образом через настройки документа после создания или открытия. При этом инструкция будет в полной мере актуальна для всех поддерживаемых платформ, как в плане возможностей, так и визуального оформления.

1. Из-за того, что настройки общего доступа можно поменять только для заранее созданного и открытого документа, это необходимо сделать на главной странице официального приложения. Выполните подготовительные работы, включая оформление таблицы, руководствуясь отдельными инструкциями на нашем сайте, и только после этого переходите к следующему этапу. Подробнее: Открытие Google Таблицы на телефоне
2. Разобравшись с подготовкой и открытием листа с данными, в правой части верхней панели нажмите кнопку с тремя вертикально расположенными точками, откройте категорию «Доступ и экспорт» и выберите «Предоставить доступ». В качестве альтернативы также можете коснуться иконки пользователя со знаком «+», чтобы открыть настройки в обход главного меню.
3. На странице «Совместный доступ» первым делом можно предоставить доступ к документу определенным пользователям по имени или адресу электронной почты. Для этого коснитесь блока «Укажите пользователя или группу» и введите требуемые инициалы одного или сразу нескольких адресатов.
4. После указания данных для приглашения пользователей под указанным полем появится выпадающий список, через который можно и нужно выбрать один из трех уровней прав от «Читателя» до «Редактора». И хотя статус автоматически будет закреплен за перечисленными людьми после отправки сообщения с последующим подтверждением, в будущем это легко можно исправить через настройки документа. Дополнительно отметим, что если вы не хотите рассылать письма и уведомления, ограничившись только предоставлением доступа к таблице, можете развернуть меню с тремя точками в правом верхнем углу экрана и воспользоваться опцией «Пропустить рассылку уведомлений». В результате доступ будет предоставлен, но пользователь об этом узнает только при посещении личного кабинета.
5. Еще один способ открытия общего доступа к документу заключается в получении и отправке прямой ссылки на таблицу, что позволит предоставить одинаковые права каждому получателю. Чтобы выполнить данную задачу, снова перейдите на страницу «Совместный доступ» и в нижней части экрана нажмите отмеченную кнопку.
6. В рамках блока «Настройки ссылок» коснитесь пункта «Ограниченный доступ» и на представленной странице установите значение «Все, у кого есть ссылка». После этого нужно в обязательном порядке развернуть дочерний список «Читатель» и выбрать один из трех пунктов в зависимости от прав, которые нужно предоставить другим пользователям.
7. Получить непосредственно саму ссылку для отправки нужным людям можете в разделе «Управление доступом», коснувшись значка в правой части верхней панели. Тут же учитывайте, что адрес не меняется в зависимости от пользователя, и потому доступ легко могут получить посторонние.

Изменить адрес документа или заблокировать доступ определенному пользователю не получится, и потому не предоставляйте его к важным документам без необходимости. В то же время ограничить возможность просмотра все же можно, но только одновременно для всех читателей данной Google Таблицы.

Как создать Google Таблицу или Документ с общим доступом

В последнее время все большую популярность набирает удаленная и совместная работа с помощью онлайн сервисов. Например, для совместной работы с электронными таблицами и текстовыми документами часто используются сервисы Google Disk и Google Docs. В этой статье мы расскажем о том, как создать Google Таблицу или Google Документ с общим доступом.

Как открыть общий доступ к Google Таблице или Документу

Для того чтобы создать Google Таблицу или Документ с общим доступом нужно открыт данный документ и нажать на кнопку « Настройки Доступа » в правом верхнем углу окна. Такая кнопка присутствует на всех Google Документах, включая таблицы, текстовые документы, презентации и формы.

После нажатия на кнопку « Настройки Доступа » появится всплывающее меню с двумя вариантами:

• Предоставьте доступ пользователям и группам;
• Скопируйте ссылку.

Первый вариант позволяет предоставить общий доступ только для некоторых выбранных пользователей, которых вы пригласите по электронной почте. Этот вариант более безопасен, так как доступ к вашей таблице или документу получат только те, чью почту вы указали.

Второй вариант, открывает доступ для всех, у кого есть ссылка на данный документ. В этом случае для предоставления доступа не нужно вводить электронную почту пользователя, вместо этого достаточно просто поделиться с ним ссылкой. При этом пользователи могут передавать ссылку другим пользователям предоставляя таким образом доступ к вашему документу.

По электронной почте

Если вы хотите предоставить доступ только отдельным пользователям, то введите электронную почту в верхней части меню и выберите пользователя из выпадающего списка. Таким образом можно добавить сразу нескольких пользователей.

После этого можно изменить права, которые предоставляются пользователю. По умолчанию, доступ предоставляется в режиме « Редактор », но вы можете изменить его на « Читатель » или « Комментатор ».

Чтобы открыть остальные настройки общего доступа для этой Таблицы или Документа нажмите на иконку с шестеренкой.

Также здесь можно указать сообщение, которое будет отправлено пользователю. Когда все готово нужно нажать на кнопку « Отправить ».

В результате пользователь, которому вы предоставили доступ к документу, получит электронное письмо с вашим сообщением и ссылкой на Таблицу или Документ.

Ниже показан пример письма о предоставлении общего доступа к Таблице или Документу Google.

Кликнув по ссылке « Открыть », пользователь откроет вашу Google Таблицу или Документ и получит возможность ее редактировать.

По ссылке

Если вы хотите предоставить общий доступ к Таблице или Документу по ссылке, то нужно кликнуть на блок « Скопируйте ссылку ».

Здесь будет отображаться ссылка, по которой можно получить доступ к вашему документу. Скопируйте данную ссылку и передайте пользователям, которым вы хотите предоставить общий доступ к вашей Таблице или Документу.

По умолчанию, доступ по ссылке предоставляется в режиме « Читатель ». Но, вы можете изменить его на « Комментатор » или « Редактор ».

После завершения данное меню можно закрыть нажатием на кнопку «Готово».

Для нескольких таблиц или документов

В некоторых случаях нужно открыть общий доступ сразу для нескольких Google Таблиц или Документов.

Для этого зайдите на сайт Google Disk (https://drive.google.com/drive/) и найдите документы, к которым нужно открыть общий доступ. Дальше выделите эти документы с зажатой клавишей CTRL (или SHIFT ) и нажмите по ним правой кнопкой мышки. После этого в открывшемся меню выберите пункт « Общий доступ ».

В результате появится меню для предоставления общего доступа, которое работает точно также, как было описано выше.

Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу

Для того чтобы закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу нужно открыть данную таблицу и снова перейти в « Настройки доступа ».

Если вы предоставляли доступ по почте, то в появившемся меню будет отображаться список пользователей, которых вы добавили. Для закрытия доступа нужно просто удалить всех пользователей.

Если вы предоставляли доступ по ссылке, то нужно перейти в блок « Скопируйте ссылку », открыть меню « Доступно пользователям, у которых есть ссылка » и выбрать вариант « Доступ ограничен ».

После этого общий доступ к Google Таблице или Документу будет закрыт.

• Как создать тест в Google Формах: пошаговая инструкция для чайников
• Как закрепить строку или столбец в Google Таблице
• Как ограничить время теста в Google Форме
• Как создать таблицу и привязать ее к Google Форме
• Как сохранить изменения в Google Таблице

Создатель сайта comp-security.net, автор более 2000 статей о ремонте компьютеров, работе с программами, настройке операционных систем.

Остались вопросы?

Задайте вопрос в комментариях под статьей или на странице «Задать вопрос» и вы обязательно получите ответ.

2 комментария — Добавьте свой
Ренат 01.03.2023

Добрый день. Тест/опрос в Гугл формах имеет ограничение по времени существования? Можно ли опрос создать на год?

Как создать гугл таблицы (Google Excel) с общим доступом, добавлять фильтры, новые листы, графики, гиперссылки и делать копии: пошаговая инструкция

Здравствуйте, дорогие читатели! Сегодня я расскажу о том, как создать гугл таблицу с общим доступом. Чтобы информация была максимально полезной и понятной, представлю ее в виде пошаговой инструкции и сопровожу скриншотами. Ну и как вишенка на торте, покажу, как использовать некоторые полезные функции: создавать новые копии таблицы, добавлять фильтры, новые листы, графики, диаграммы и гиперссылки.

Как создать новую Google таблицу

Для того чтобы начать работать с таблицами от Google (Sheets или же просто Google Excel) вам понадобится gmail почта. Если она у вас есть – отлично. Если нет – придется регистрироваться. Когда с этим будет покончено, можно переходить к работе с документами.

Итак, открыв поисковик от Google и авторизовавшись в почте, нажмите на следующую кнопку:

Пролистайте чуть ниже и щелкните по иконке с экселем:

Отлично, теперь вы находитесь в разделе гугл документы: таблицы. Интерфейс у сервиса простой, присутствуют готовые шаблоны, которыми можно в любой момент воспользоваться. Все, что вам для этого нужно – нажать на любой из них. Ну, или просто создайте «Пустой файл»:

А теперь давайте создадим новую табличку и откроем к ней общий доступ. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс схож с аналогичным софтом, но уже от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в excel, вам не придется долго во всем разбираться.

Чтобы открыть доступ к файлу, в документе введите название (красная стрелочка) и щелкните «Настройки доступа» (оранжевая стрелочка):

Перед вами должно появиться окошко настроек общего доступа:

А теперь идем по одному из двух вариантов:

1. Создаем ссылку-приглашение;
2. Отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.

Если вам нужно пригласить большое количество пользователей, рассылка приглашений через ввод почты будет слишком затратной по времени. На такой случай существует полезная функция – открыть доступ для людей, прошедших по ссылке-приглашению. Для этого нажмите кнопку «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» во втором (нижнем) блоке, после чего появится искомое приглашение, а также настройки доступа:

Выбрав «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» вам останется только назначить права, скопировать приглашение и отправить его вашим работникам:

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить одному, ну может двум людям.

Итак, чтобы отправить приглос ограниченному числу работников вам нужно ввести в первом блоке его email, после чего появится специальное поле, в которое вводится сообщение, а также настраиваются права доступа:

Закончив с этим, нажимаете «Отправить» и эти люди через некоторое время получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, верно?

На этом, в общем-то всё. Разве что из важного я еще должен упомянуть про настройки приватности. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором можно выставить настройки доступа, которые будут нужны:

Закрываем доступ к файлу

Чтобы закрыть доступ к файлу вам нужно:

1. Если вы отправляли ссылки-приглашения.

Снова открываете «Настройки доступа» и во втором блоке ставите «Доступ ограничен». Нажимаете готово и все, дело сделано.

1. Если отправляли приглашение по email.

В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника жмете по полю с уровнем его прав и выбираете «Удалить».

Основные функции

Если вы решили работать с гугл таблицами и тем более делать их общими, советую изучить все доступные функции, чтобы в будущем не терять время. Ниже я расскажу про основные, о которых чаще всего спрашивают меня или задают вопросы в интернете.

• Как создать копию гугл таблицы.

Для этого в меню нажмите «Файл»:

И выберите «Создать копию»:

Останется ввести название, выбрать, копировать ли настройки и комментарии и нажать «Ок»:

• Как создать фильтр.

В меню нажимаем «Данные»:

И щелкаем «Создать Фильтр»:

Чтобы отфильтровать данные нажмите на треугольничек и выберите параметры фильтрации:

Ну а чтобы убрать фильтр, снова нажмите «Данные» и выберите «Отключить»:

• Как создать лист.

Чтобы создать новый лист достаточно нажать в самом низу документа, слева, на маленький плюсик:

• Создаем гиперссылку.

Для этого в меню нажимаем на «Вставка»:

Вводим url-адрес и анкор:

Готово. Ну а на случай, если вдруг понадобится внести изменения, достаточно щелкнуть по ссылке и появится небольшое окошко, в котором будут три кнопки: сделать копию, внести изменения и кнопка удаления:

• Как создать график или диаграмму.

Тут тоже все просто. Как и в случае с гиперссылкой, щелкаем «Вставка»:

И выбираем «Диаграмма»:

Появятся настройки, в которых выставляем данные и выбираем тип диаграммы (или меняем ее на подходящий график):

Готово. Если же вам понадобится внести изменения в данные, щелкните по трем точкам справа сверху и нажмите «Настройки», «Удалить» или любой другой подходящий пункт:

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

Как создать google таблицу с общим доступом?

Чтобы создать новую google таблицу с общим доступом, нужно:

• Зайти или создать аккаунт в gmail (так и вбиваем в поиск если у Вас нет аккаунта в гугл);
• В правом верхнем углу щелкнуть левой кнопкой компьютерной мыши по пиктограмме с 9 точками;
• В появившемся модальном окне с сервисами от гугл найти google диск;
• Щелкнув по иконке гугл диска левой кнопкой мыши перейти в «мой диск»;
• Слева, сверху щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Создать»;
• В появившемся модальном окне выбрать «Google таблицы» и щелкнуть по надписи — создастся новый файл таблицы.

Как дать доступ к гугл таблице другому пользователю?

• У пользователя должен быть гугл аккаунт;
• В правом верхнем углу гугл таблицы кликаем мышью на «Настройка доступа»;
• В появившемся модальном окне выбираем нужные настройки доступа.

Расшариваем доступ к гугл таблице через настройки файла?

• В меню кликаем на раздел «Файл».
• Во всплывающем меню находим раздел «Поделиться».
• Наводим на него курсор мыши и кликаем на «Открыть доступ».

Общий доступ к гугл таблице по ссылке

Для настройки доступа всем пользователям можно разрешить переход по сформировавшейся ссылке, для этого:

• В модальном окне кликаем по надписи «разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» (она находится в самом низу);
• Выбираем уровень доступа: от читателя (может только просматривать документ) до редактора (с полными правами администратора);
• Жмем на кнопку «Готово» и делимся ссылкой.

Общий доступ к гугл таблице определенным пользователям

Чтобы работать в одной гугл таблице группой, можно предоставить доступ к документу конкретным юзерам:

• У пользователей должны быть аккаунты в гугл;
• В правом верхнем углу щелкаем мышью по «Настройка доступа»;
• В появившемся модальном окне щелкаем по форме мышью и вносим туда mail пользователя;
• Кликаем по кнопке «Готово».

На почту пользователя придет оповещение с ссылкой на документ, в котором будет вестись совместная работа, либо просмотр (зависит от настроек по ролям).

Чтобы удалить пользователей, либо переделать варианты доступа, достаточно пройти аналогичную процедуру из нужных вариантов и: либо удалить какого-то пользователя; либо проставить функцию ограниченного доступа к документу (в случае, если был настроен доступ по ссылке).