Как провести проживание в гостинице в 1с

Отчетные документы за проживание в гостинице

После деловой поездки сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке. Они необходимы как обоснование трат за проживание в отеле при сдаче авансового отчета.

Какие отчетные документы нужно предоставить и как их правильно оформить, разберем в нашей статье.

Общие положения по ТК РФ

По закону командированный сотрудник имеет право на возмещение средств за проживание в отеле или квартире во время деловой поездки. Сумма возмещения и список документов, подтверждающих проживание в отеле, определяет работодатель. Это должно быть прописано во внутренних актах компании.

Налог на прибыль будет исчисляться на основании этих документов, так как это входит расходы на командировку. Поэтому важно, чтобы подтверждающие документы отражали деловой характер расходов.

В некоммерческой организации работодатель предоставляет оплату за проживание согласно нормативным актам государства, так как деньги выдают из федерального бюджета. Также предусмотрены ограничения на проживание в отеле – не более 2000-3500 рублей.

Если же, находясь в командировке, сотрудник может ежедневно возвращаться домой, расходы на гостиницу в этом случае не возмещаются.

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.

Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.

В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.

Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке в 2022 году

Работник в течение 3 дней после возвращения из командировки предоставляет авансовый отчет вместе со счетом с гостиницы. Правильно заполненный бланк должен включать в себя:

• Полное юридическое название отеля;
• Наименование регистра;
• Адрес;
• Печать;
• Серию документа;
• Шестизначный номер;
• ИНН, КПП и другое.

По закону официальным документом считается отчетный бланк, изготовленный в типографии. Либо распечатанный через автоматизированные системы с учетом требований законодательства. Отчет, распечатанный из обычного документа, не будет принят.

Если сотрудник не предоставил отчетные документы

В случае, если работник не смог предъявить документы о проживании, работодатель может запросить информацию в отеле. Гостиничная организация в ответ должна направить справку о проживании с указанием периода. Это справка не имеет такой же юридической силы, как отчетный бланк для налоговой инспекции. Однако, все равно считается косвенным подтверждением потраченных средств и может служить основанием при расчете.

Как в 1С 8.3 провести оплату гостиницы работнику по авансовому отчету?

Добрый день! ООО на ОСНО. Руководитель живет в другом городе и каждый день приезжает в наш город. Иногда остается ночевать в гостинице в нашем городе. Оплата он производит наличными и сдает авансовый отчет. Я в растерянности: как эту операцию отразить в 1С? Используем 1С:Предприятие 8.3 (8.3.22.1709) конфигурации Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.124.18), оплата труда начисляется в 1С:Предприятие 8.3 (8.3.22.1709) конфигурация Зарплата и управление персоналом (базовая), редакция 3.1 (3.1.23.68) . В трудовом договоре предоставление гостиницы или какого-либо жилья не предусмотрено. Я так понимаю, что оплата гостиницы в данном случае должна идти как оплата труда в натуральной форме с отчисление НДФЛ и начислением взносов. Подскажите, пожалуйста, как отразить данную операцию в 1С, чтобы закрылись все счета как надо?

У меня такой же вопрос ​

Как в 1С:Бухгалтерия 8.3 оформить командировку

На многих предприятиях сотрудников направляют в командировки для выполнения служебных обязанностей. В первую очередь бухгалтеру необходимо оформить приказ на командировку, а также выписать командировочное удостоверение работнику. В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 ограниченный функционал блока расчета заработной платы и кадровые документы, такие как «Приказ на командировку» и «Командировочное удостоверение» в ней отсутствуют.

Перейдем к вопросу оплаты командировочных расходов.

На протяжении всей командировки за работником сохраняется место работы, а также ему полагается начисление, рассчитанное исходя из среднего заработка. Все расходы, которые связаны со служебной командировкой подлежат возмещению.
Рассмотрим пример Сотрудник ООО «Конфетпром» Иванов А.А. был отправлен в командировку с 23 по 25 ноября 2020 года. Согласно утвержденным правилам суточные в организации выплачиваются в размере 700 руб./сут. Чтобы оплатить время пребывания сотрудника в командировке пользователю нужно сначала создать новый вид начисления. В меню «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты» открываем справочник «Начисления» и нажимаем кнопку «Создать».
Заполняем и настраиваем поля:
*наименование — Оплата за время командировки;
*НДФЛ – активируем флажок «облагается» и указываем код дохода 2000;
*флажок «Доход в натуральной форме» следует установить, если начисление не будет выплачиваться сотрудникам на руки;
*страховые взносы — выбираем вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
*налог на прибыль — активируем флажок «учитывается в расходах на оплату труда» и выбираем статью пп.6, ст.255 НК РФ;
*отражение в бухгалтерском учете — указываем способ отражения начисления, согласно которому будут сформированы соответствующие проводки;
*исполнительное производство — в этом поле следует указывать вид доходов для целей производство в соответствии с ФЗ от 02.10.2007 г. No 229-ФЗ.
*флажок «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не активируем.

В связи с ограниченностью функциональности блока заработной платы в данной конфигурации не поддерживается автоматический расчет оплаты командировки. Пользователю необходимо самостоятельно рассчитать сумму начисления за время пребывания сотрудника в командировке.

В нашем примере за 3 дня нахождения в командировке сотруднику полагается оплата в размере 1023,90 рублей.

Следующим шагом будет отражение начисления оплаты командировки. Для этого воспользуемся документом «Начисление зарплаты» в меню «Зарплата и кадры». При помощи кнопки «добавить» или «подбор» выбираем сотрудника и нажимаем «Начислить — Оплата за время командировки».

В открывшемся окне указываем ранее посчитанную сумму оплаты командировки.

Следует учесть, что при расчете оплаты по окладу дни/часы нахождения сотрудника в командировке автоматически не учитываются. Следовательно необходимо скорректировать количество оплачиваемых дней по окладу. Для этого по данному сотруднику нажимаем на ссылку в колонке «Начислено» и в расшифровке сумм начислений производим корректировку дней/часов .
НДФЛ и страховые взносы с оплаты за время командировки рассчитываются автоматически. Суммы налогов можно посмотреть, нажав на соответствующие ссылки.

Сохраняем документ, нажимаем «Провести» и проверяем проводки.
Переходим к регистрации командировочных расходов. Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно законодательству суточные освобождаются от налогообложения, при условии если их сумма за каждый день нахождения в командировке не превышает 700 рублей.
В нашем примере размер суточных установлен в пределах нормы, а значит не облагается налогами.
Для корректного отражения в отчетности по страховым взносам необходимо использовать документ «Операция учета взносов» в меню «Зарплата и кадры».
Указываем сотрудника, который был направлен в командировку. Далее переходим к заполнению вкладки «Сведения о доходах»:
*вид дохода — Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих;
*сумма дохода — сумму оплаты командировочных расходов в пределах норм (в нашем примере 700 руб. * 3 дня = 2100 руб.).

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций. Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45. *Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Сначала рассмотрим вопросы, которые наиболее часто встают перед пользователями:

• можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3?
• как найти бланк командировочное удостоверение в 1С 8.3?

К сожалению, кадровых документов — таких, как приказ на командировку или командировочное удостоверение, в Бухгалтерии 3.0 нет. Но их можно доработать самостоятельно или с помощью программиста.

Рассмотрим, как оформлять командировочные операции в 1С 8.3 Бухгалтерия, на примере.

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• ж/д билет (Москва-Самара) на сумму 2 988 руб. (в т. ч. НДС 18% — 67,15 руб.);
• ж/д билет (Самара-Москва) на сумму 2 240 руб. (в т. ч. НДС 18% — 67,15 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 4 248 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Как проводить командировочные расходы в 1С 8.3

Командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия, в т.ч. суточные оформите на основании авансового отчета сотрудника о командировке документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты .

В шапке документа укажите:

• Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выберите сотрудника, который отчитывается за командировку.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выберите документы выдачи аванса.

Начисление суточных в 1С 8.3 Бухгалтерия отразите на вкладке Прочее . Здесь же покажите все остальные командировочные расходы (ж/д билеты, проживание и т.д.).

Статью затрат выберите с Видом расхода — Командировочные расходы.

Проводки

Принятие НДС к вычету

Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, в графах:

• СФ — проставьте флажок, если предъявлен БСО или СФ.
• БСО — установите флажок для документов БСО.
• Реквизиты счета-фактуры — введите номер и дату СФ. Реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода) .

В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

• Счет-фактура (бланк строгой отчетности) .
• Счет-фактура полученный .

Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки-Счета-фактуры полученные или перейти по ссылкам в документе Авансовый отчет .

• Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
• Командировка: расчеты наличными средствами
• Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
• Путеводитель по документу Авансовый отчет

Как начислить командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия

Настройки в 1С по расчету оплаты за время командировки

Чтобы начислить средний заработок за время командировки, создайте одноименный вид начисления в справочнике Начисления , который можно открыть из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления .

Обратите внимание на заполнение полей:

Раздел НДФЛ :

• переключатель облагается ;
• код дохода — 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним;
• Категория дохода — Оплата труда.

Раздел Страховые взносы :

• Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

Раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255­ НК РФ :

• переключатель учитывается в расходах на оплату труда по статье : пп. 6, ст. 255 Н­К РФ — сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
• флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не нужно устанавливать для НачисленияОплата за время в командировке, т. к. для расчета оплаты данные начисления уже были учтены.

Раздел Отражение в бухгалтерском учете :

• Способ отражения — не устанавливается.

В 1С начисленная сумма отразится на счете учета зарплаты с настройками БУ и НУ, заданными в справочнике Сотрудники в поле Учет расходов .

Начисление оплаты за время в командировке

Начисление командировочных в 1С 8.3 Бухгалтерия не имеет специального типового документа. Поэтому начисление среднего заработка за время командировки рассчитывается вручную и оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .

В документе укажите:

• Зарплата за — месяц, за который производится начисление зарплаты сотруднику;
• от — последний день месяца.

По кнопке Добавить выберите сотрудника, которому начисляется оплата за время в командировке. По кнопке Начислить выберите:

• НачислениеОплата по окладу — укажите количество дней, отработанных на рабочем месте, за вычетом дней в командировке (посчитать вручную). Программа автоматически рассчитает сумму.
• Начисление Оплата за время в командировке — заполните рассчитанную вручную сумму оплаты за командировку.

Все начисленные сотруднику суммы проверьте и при необходимости откорректируйте в форме по ссылке Начислено .

• графа НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ проверьте расчет налога нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.

Проводки

См. также:

• Расчет заработка за время командировки по среднедневному
• Забытая экономия или современный взгляд на командировочные и представительские расходы
• Способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Какие документы по заработной плате должны быть в печатном виде?
• Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
• Справка 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
• Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
• Операция учета НДФЛ в 1С 8.3: как заполнить
• Как сохранить оптимизм при уплате НДФЛ и взносов в 2019 году
• Два новых отчета по НДФЛ: анализ НДФЛ по датам получения доходов и анализ НДФЛ по документам-основаниям (из записи эфира от 04 октября 2018 г.)

• Начисление заработной платы
• Расчет заработка за время командировки по среднедневному
• Выплата зарплаты через кассу
• Выплата зарплаты через банк (банковские карточки)

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Повышение ставки НДС и ее влияние на сумму договораВ 2019 году всех нас ждет серьезное событие — повышается.
2. Возврат товара от покупателя в 1С 8.3: поэтапная инструкцияЕсли условиям договора товар не соответствует или оказался некачественным, то.
3. Учет давальческой переработки и материалов в 1С 8.3: позиция давальца.
4. Как поменять формат в выгрузке операций по ЕНС из ЛК на сайте ФНСВ личном кабинете ФНС можно скачать в файл все операции.

Оцените публикацию

(13 оценок, среднее: 4,69 из 5)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете