Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»
Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway. Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.
В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).
Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).
Поступление и учет билетов
Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.
В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).
Рис. 1. Регистрация покупки билета
После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):
- наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;
- наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;
- общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.
Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:
Дебет 60.02 Кредит 60.01
— на сумму зачтенной предоплаты;
Дебет 76.14 Кредит 60.01
— на сумму приобретенного билета.
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).
Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).
Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.
Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).
Оформление авансового отчета
Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.
В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.
В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.
Рис. 2. Авансовый отчет по командировке
Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.
При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01
— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14
— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;
Дебет 19.04 Кредит 76.14
— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).
От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».
Отражение расходов на авиабилеты в программе 1С: Предприятие. Бухгалтерия для Казахстана 8.2 (Е. Ловчикова, 2 апреля 2015 г.)
Командированным сотрудникам ТОО приобретало авиабилеты перечислением. Как теперь закрываются авансовые отчеты на них? Отражаются ли в авансовых отчетах электронные авиабилеты билеты? Как правильно нужно провести их в 1С?
Авансовым отчетом закрываются расходы, на которые были выданы денежные средства подотчетному лицу или расходы, которые понес сотрудник, подлежащие возмещению со стороны Организации сотрудника. В данной ситуации, подотчетное лицо не принимало участия в расчетах с авиакомпанией (турагентством). Организация напрямую (не через подотчетное лицо) заплатила за авиабилеты. Поэтому данная операция отражается в программе 1С как стандартная операция приобретения услуги. Почему услуги? Потому что авиабилет это, по сути, предоставление транспортных услуг.
Перейдите в меню «Покупка» → «Поступление ТМЗ и Услуг» → Создайте новый документ. На вкладке «Услуги» добавьте новую строку и выберите, ранее созданную услугу «Электронный авиабилет» или «Авиабилеты» (На ваше усмотрение). Далее заполните документ согласно предоставленным документам от Авиакомпании (Турагентства).
Сформируются следующие проводки:
Далее если организация еще не отразила оплату авиакомпании, то нужно создать Платежное поручение исходящее, отразив оплату поставщику за предоставленные услуги.
Как отразить в 1С покупку авиабилетов для работников по авансовому отчету?
Авансовый отчет
Здравствуйте, подскажите пожалуйста как внести авиабилеты на трех сотрудников в 1с, если они куплены организацией по безналу?
У меня такой же вопрос
11 018 баллов
Цитата (ежа): как внести авиабилеты на трех сотрудников в 1с, если они куплены организацией по безналу?
�� Не имеет значения способ покупки (нал или безнал).
Перечислена сумма за билеты (выписка банка) Д 60 К51
Оприходованы билеты:
Меню: Банк и касса- денежные документы-поступление денежных документов.
При выдаче подотчетным лицам:
Меню: Банк и касса-денежные документы-выдача денежных документов.
Как учитывать электронные проездные билеты в 1С: Бухгалтерии 8
В программе 1С: Бухгалтерия 8 (начиная с версии 3.0.81) каждый пользователь может использовать упрощенный вариант учета электронных проездных билетов. Это касается и тех пользователей, в программе которых не предусмотрена интеграция с сервисом Smartway.
Пользователи могут сами вносить в учетную программу проездные билеты, которые куплены у разных агентов, а после этого действия в авансовом отчете указывать затраты на проезд.
В таком случае можно заполнять авансовые отчеты как по общепринятой, так и упрощенной форме.
Учёт электронных проездных билетов в 1С:Бухгалтерия 8
Пользователи, осуществляющие учет в 1С: Бухгалтерия 8, могут при применении версии 3.0.81 указывать затраты на электронные билеты в упрощенном виде. Это очень удобно при определении расходов, понесенных компанией, когда она отравляет работников в командировку.
Если пользователь не использует выгрузку билетов из Smartway, то он сам вносит в программу информацию по билетам, которые куплены у разных контрагентов. Кроме того, имеется возможность фиксировать любые действия с электронными билетами, например, доплату, обмен или возврат.
Для отражения электронных билетов в 1С: Бухгалтерия нужно зайти в раздел «Справочники», далее в подраздел «Покупки» и выбрать документ «Поступление билетов». Затем нужно выбрать спецсчет бухучета — 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Если пользователь применяет возможности сервиса Smartway, позволяющего управлять командировками, то для него задача упрощается. Оплаченные компанией электронные билеты в автоматическом режиме подгружаются в справочник, а потому не нужно вносить информацию вручную. Операции с билетами, проводимые дополнительно (возврат или обмен), также фиксируются в учетной программе автоматически.
Когда информация о поступивших билетах зарегистрирована в программе (вне зависимости от способа — автоматически или вручную), учет затрат на проезд производится через документ «Авансовый отчет», который находится в разделах «Банк и Касса» или «Покупки».
Поступление и учет электронных билетов в 1С
При покупке у контрагента новый билет фиксируется в программе 1С: Бухгалтерия через форму списка «Поступление билетов» по команде «Создать — Покупка». В данном случае открывается новый документ «Покупка билетов», который нужно проверить, чтобы был указан вид операции «Покупка». Далее в него вносится информация по новому билету в соответствии с маршрутной квитанцией авиабилета или с контрольным купоном ж/д билета.
Когда новый билет будет записан, пользователь заполняет оставшиеся графы документа, при этом указывая:
- название контрагента (перевозчика или агента), у которого куплен билет;
- название договора на покупку билета, если компания осуществляет бухучет по договорам;
- общую стоимость проезда и выделенный отдельной строчкой размер НДС.
При создании документа «Поступление билетов» в программе формируется корреспонденция счетов:
- Дт 60.02 Кт 60.01 — указывается размер зачтенной предоплаты;
- Дт 76.14 Кт 60.01 — указывается сумма затрат на покупку билета.
Счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» применяется для бухучета затрат на покупку билетов при командировке работников. Стоимость билетов по нему отражается в рублях.
Аналитический учет ведется по счету в разрезе каждого работника, направляемого в командировку (субконто «Работники организации»), и билета (субконто «Билеты»). Работники включаются в справочник «Физические лица», а билеты — в справочник «Билеты».
Если работодатель изначально оплатил электронный билет, а затем дополнительно приобретает к нему какие-то услуги, к примеру, выбор места, багаж и т.п., то эти расходы фиксируются через документ «Поступление билетов» с указанием вида операции — «Доплата». Оплата допуслуг должна включаться в конечную стоимость электронного билета, которая указывается в маршрутной квитанции или контрольном купоне обновленного электронного билета.
При изменении существенных параметров билета, например, даты или маршрута, при которых изменяется и номер самого документа при проведении бронирования, информацию нужно отразить в документе «Поступление билетов» с указанием вида операции «Обмен». При проведении этого действия списывается старый билет и оформляется новый. По этой причине в новом документе отражается информация о выбывающем билете, а также о новом билете с указанием его стоимости и в т.ч. НДС.
Если поездка отменяется, то нужно оформить документ «Поступление билетов» с указанием вида операции «Возврат».
Каждый купленный билет фиксируется в справочнике «Билеты». При открытии конкретного документа пользователю показываются не только основные сведения о предоплаченных услугах (вкладка «Основное»), но и все проводимые с билетом действия (гиперссылка «Операции с билетом»).
Обновление 1С
Рассчитаем стоимость работ по обновлению 1С
- Обновим 1С до последней версии
- Настроим резервное копирование
- Устраним ошибки
Как оформить авансовый отчет
Для включения в затраты компании стоимости использованного билета, нужно в авансовом отчете отразить информацию о нем. Для отчета применяется как общепринятая, так и упрощенная форма.
При заполнении авансового отчета с указанием вида «Закупка, расходы» затраты на проезд указываются в закладке «Билеты». В предыдущих версиях программы 1С эту закладку можно было использовать только в том случае, если была настроена интеграция с Smartway. При нажатии кнопки «Заполнить» авансовый отчет автоматически заполняется информацией по билетам в соответствии с выбранным сотрудником и периодом поездки.
При заполнении авансового отчета с указанием вида «Командировка» пользователь указывает работника и период поездки, и билеты, подходящие по дате, подгружаются автоматически, а затем отражаются в виде ссылки «Билеты, приобретенные организацией».
Если командированный работник оплачивал сам какие-то расходы, эту информацию нужно ручным способом поставить в таблице «Расходы сотрудника, подтвержденные документами».
Когда пользователь проводит авансовый отчет, в программе создается корреспонденция счетов:
- Дт 26 (20.01, 44.01. ) Кт 71.01 — указываются расходы лица, отправленного в командировку;
- Дт 26 (20.01, 44.01. ) Кт 76.14 — фиксируется размер затрат компании на проезд;
- Дт 19.04 Кт 76.14 — указывается размер НДС при его выделении в билете отдельной строчкой.
Остались вопросы или нужна помощь в обновлении 1С? Закажите консультацию наших специалистов!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку