Как контролировать лимит товаров в 1с erp

Лимитирование расхода денежных средств в 1C:ERP

Задачей бюджетирования является не только формирование планов предприятия, но и контроль за их исполнением. Одним из эффективных финансовых инструментов по контролю за материальными и финансовыми издержками является лимитирование, которое позволяет устанавливать суммовые и количественные ограничения на определенные операции. Главным активом в любой организации, требующим тщательного контроля за его расходом, являются денежные средства. Лимитирование денежных средств позволяет не только контролировать своевременное получение денежных средств по оказанным услугам и проданным товарам, но и избегать их бесконтрольного расходования как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению (ЦФО) в отдельности.

В этой статье на конкретных примерах мы рассмотрим возможности системы 1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1С:ERP) в части лимитирования денежных средств (ДС), а также продемонстрируем какие необходимо выполнить для этого настройки.

Возможность использования лимитирования ДС в 1С:ERP включается настройках меню НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Планирование и контроль денежных средств – Использование лимитов. В системе предусмотрено несколько вариантов контроля:

• не используется – никакого контроля за расходом денежных средств не осуществляется;
• по документам лимитов расхода ДС – для контроля используются специальные документы подсистемы Казначейство,
• по данным бюджетирования – для контроля используется подсистема бюджетирования с разной аналитической детализацией лимитов и периодов.

Обратите внимание! Контроль расхода денежных средств осуществляется на уровне документа Заявка на расходование денежных средств. При отключении соответствующей опции отключается возможность выбора варианта контроля за расходом ДС.

Дополнительно рекомендуем в каждом банковском счете и кассе предприятия отключить возможность списания/выдачи денежных средств без «заявок на оплату».

Лимитирование функционалом подсистемы Казначейство – По документам лимитов расхода ДС

При выборе данной настройки появляется возможность выбора дополнительной детализации лимитов по организациям и подразделениям. Контроль за превышением лимита осуществляется при проведении документа Заявка на расходование денежных средств только при установке опции Контроль превышения лимитов.

Для установки лимитов необходимо использовать документ Лимиты расхода ДС. В документе доступны к заполнению следующие данные:

• период лимитирования;
• организация, для которой устанавливается лимит (если установлена опция по дополнительной детализации);
• подразделение, для которого устанавливается лимит (если установлена опция по дополнительной детализации);
• статьи движения денежных средств, которые подлежат лимитированию;
• суммы лимита для соответствующих статей ДДС.

Лимитирование функционалом подсистемы Бюджетирование – По данным бюджетирования

По сравнению с предыдущим вариантом контроль расходов ДС средствами бюджетирования имеет более гибкие и широкие возможности.

Лимит настраивается для каждой статьи бюджета в рамках отдельной модели бюджетирования.

Прежде чем перейти к настройкам правил лимитирования, необходимо в системе создать следующие элементы:

• модель бюджетирования;
• сценарий для ввода плановых данных;
• статьи бюджета;
• вид бюджета;
• экземпляр бюджета, в котором будут отражены лимиты.

В одной из предыдущих статей мы рассматривали создание выше перечисленных элементов, поэтому на этом подробно останавливаться не будем, а лишь перечислим созданные элементы:

— модель бюджетирования – Основная, с детализаций по организациям, с возможностью утверждения бюджетов;

— сценарий бюджетирования – Основной;

— статья бюджета – Оплата поставщикам (основная деятельность) с аналитикой по партнерам и подразделениям; правило получения фактических данных:

• раздел источника данных – Оперативный учет;
• хозяйственная операция – Оплата поставщику;
• источник суммы – Сумма оплаты;
• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

— статья бюджета – Прочие выплаты по текущим операциям с аналитикой по партнерам и подразделениям; правило получения фактических данных:

• раздел источника данных – Оперативный учет;
• хозяйственная операция – Оплата поставщику;
• источник суммы – Сумма оплаты;
• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата подрядных работ и услуг.

— вид бюджета – Бюджет платежей со следующей структурой:

— экземпляр бюджета утвержден со следующими данными:

Правила лимитирования задаются для модели бюджетирования. На форме модели бюджетирования нужно перейти по гиперссылке Лимиты расхода ДС и создать новое правило. Обязательными для заполнения являются следующие поля:

• статья бюджета – статья для которой будет устанавливаться лимит;
• наименование – наименование правила лимитирования;
• периодичность – периодичность контроля: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год.

Дополнительными настройками являются:

— сценарий – сценарий, данные которого будут являться плановыми по расходованию денежных средств, если сценарий не выбран, то система будет суммировать данные всех сценариев для бюджетной статьи.

— тип лимита определяет логику, согласно которой будет проводиться контроль выплат. Возможны три типа лимитов:

• разрешающий – при несоблюдении этого типа лимита документ Заявка на расходование денежных средств не будет проводиться. Если в документе выбрана статья ДДС, которая не попадает ни в одно разрешающее правило или для соответствующей статьи бюджета не указан план, то система выведет сообщение о том, что заявка на расходование денежных средств не входит ни в одно разрешающее правило лимитирования, и проведение документа останавливается;
• дополнительно ограничивающий, отличается от предыдущего тем что должен быть пройден и разрешающий и дополнительный лимит;
• информационный, носит уведомительный характер. В случае превышения лимита данного типа система уведомляет пользователя о превышении, но заявка на расходование ДС успешно проводится. Данный тип лимита рекомендуется использовать при начале работы с системой контроля БДДС;

— аналитики, позволяют контролировать не только общую сумму заявки, но и ее аналитики: контрагенты, договоры, статьи ДДС и пр. Можно указать их приоритетность: на верхнем уровне самый высоки приоритет, на нижнем – самый низкий.

Создадим правило для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) со следующими настройками:

• период – месяц;
• тип лимита – разрешающий;
• аналитики – организация, партнеры.

Далее необходимо вернуться к статьям бюджета и настроить правила получения фактических данных для предопределенного сценария – Исполнение бюджета, благодаря которому обеспечивается контроль за расходованием денежных средств.

Форма и функционал настройки правил для получения фактических данных и исполнения бюджета идентичен, но для исполнения бюджета в качестве источника суммы следует использовать один следующих вариантов:

• сумма к выплате в рамках лимита, учитываются суммы, указанные в заявке на расходование ДС в пределах лимита, суммы сверх лимита не учитываются;
• сумма к выплате сверх лимита, учитываются только сверхлимитные суммы, указанные в заявке на расходование ДС;
• сумма к выплате – учитываются все суммы, указанные в заявке на расходование ДС, как в пределах, так и сверх лимита.

Рассмотрим каждый из вариантов на примерах.

Первый вариант – Сумма к выплате в рамках лимита.

Для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) добавляем правило:

• раздел источника данных – Оперативный учет;
• хозяйственная операция – Оплата поставщику;
• источник суммы – Сумма к выплате в рамках лимита;
• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

Вспомним, что лимит по данной статье выглядит следующим образом:

Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Проведем последовательно две заявки на расходование ДС:

• первая — сверх лимита по контрагенту АВИКА на сумму 200 000р;
• вторая – в рамках лимита поэтому же контрагенту на сумму 400 000 р.

Обратите внимание, что вторая заявка проводится без каких-либо предупреждений системы, так как суммы сверх лимита не учитываются ранее настроенным правилам получения фактических данных. Таким образом, система позволит провести и другие заявки на расходование ДС на общую сумму 100 000 р., хотя фактически уже отражено к оплате 600 000 р. В отчете Лимиты расхода денежных средств можно увидеть, что остаток плана составляет 100 000р.

Второй вариант – Сумма к выплате сверх лимита.

Для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) добавляем ещё одно правило:

• раздел источника данных – Оперативный учет;
• хозяйственная операция – Оплата поставщику;
• источник суммы – Сумма к выплате сверх лимита;
• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

Перепроведем ранее созданные заявки на расходование ДС:

• первая — сверх лимита по контрагенту АВИКА на сумму 200 000р. проводится системой без предупреждений;
• вторая – в рамках лимита поэтому же контрагенту на сумму 400 000 р. – не проводится, система выводит следующее сообщение о превышении лимита:

Из-за нового добавленного правила система начинает учитывать при исполнении бюджета не только суммы в рамках лимита, но сверх лимита. В отчете Лимит расхода денежных средств отражена сумма по единственной проведенной заявке на расходование ДС сверх лимита на сумму 200 000 р.

При этом если во второй заявке на 400 000 р., поставить флаг «сверх лимита», то документ проведется, так как данный признак предназначен для допущения превышений любого рода лимитов.

В результате проведения двух заявок на расходование ДС сверх лимита в отчете Лимиты расхода денежных средств будет отражен перерасход ДС на сумму 100 000 р.

Если оставить в настройках только одно правило с Источником суммы – Сумма к выплате сверх лимита, то в этом случае будет возможно проведение только сверх лимитных заявок.

Третий вариант – Сумма к выплате.

Данный вариант представляет собой с сумму двух правил: Сумма к выплате сверх лимита и Сумма к выплате в рамках лимита, то есть два правила можно заменить одним с Источником суммы – Сумма к выплате. Алгоритм работы аналогичен второму варианту.

Рассмотрим еще несколько примеров по лимитированию.

Использование статьи ДДС, не участвующей в правилах лимитирования

Создадим заявку на расходование ДС, в которой укажем статью ДДС – Оплата поставщику (основные средства), данная статья ДДС не использовалась в созданных ранее статьях бюджета, то есть она не участвует в правилах лимитирования. При попытке проведения документа системой будет выдано сообщение, что заявка не попадает ни в одно «Разрешающее» правило лимитирования и может быть только сверхлимитной.

Обратите внимание! Прежде чем включать в настройках возможность использования лимитирования по данным бюджетирования, необходимо предварительно выполнить следующие шаги:

• создать статьи бюджета в привязке к статьям ДДС, например, статьи ДДС могут использоваться в дополнительных отборах, то есть уточнять хозяйственные операции, указанные для статьи бюджета, а также могут использоваться в качестве аналитики для статьи бюджета;
• создать вид бюджета для ввода плановых данных в разрезе статей бюджета;
• ввести плановые данные в разрезе статей бюджета, которые планируется лимитировать;
• ввести правила лимитирования для модели бюджетирования.

Проведение заявки по неклассифицированным лимитам

Выше в примерах мы проводили заявки по аналитике, значение которой была конкретно запланировано в бюджете (партнер – АВИКА). Давайте рассмотрим ситуацию, когда будет использовано значение для аналитики, не заданное в бюджете.

Для статьи бюджета Прочие выплаты по текущим операциям введем правило лимитирования со следующими настройками:

• период – месяц;
• тип лимита – разрешающий;
• аналитики – организация, партнеры, подразделение.

Вспомним, что для статьи бюджета Прочие выплаты по текущим операциям в дополнительном отборе указана статья движения денежных средств – Оплата подрядных работ и услуг. В плане бюджета по данной статье запланированы следующие данные:

Создадим заявку на расходование ДС со следующими параметрами:

• получатель – Бакалея;
• подразделение – Администрация;
• статья ДДС – Оплата подрядных работ и услуг;
• сумма – 50 000 р.

При попытке проведения документа система выведет сообщение о превышение лимита, и документ не проводится.

Система работает по следующему алгоритму:

• если значение аналитики из заявки конкретно указано в плане бюджета, то проверяется лимит в рамках этой аналитики; если лимита недостаточно, то система выводит сообщение о превышении лимита, поиск лимита по другим неклассифицированным аналитикам (аналитики, которые относятся к прочим, например, прочие партнеры, прочие подразделения) не производится;
• если значение аналитики из заявки не указано в плане бюджета, то система осуществляет поиск по неклассифицированным аналитикам этого типа; в случае удовлетворения лимитам заявка будет проведена.

Таким образом, согласно алгоритма проверки лимитов в плане бюджета был найден лимит для партнера – Бакалея, при этом следующей по приоритету аналитикой контроля является подразделение – Отдел продаж, но в нашей заявке указано другое подразделение, соответственно проводится поиск по неклассифицированным подразделениям, но для них лимит не задан. Поэтому правило лимитирования не пройдено и получен отказ в проведении документа.

Заменим в заявке получателя с Бакалея на АВИКА. При таких параметрах контроль на разрешающий лимит для данной заявки на расходование денежных средств успешно выполнен и заявка проведена, так как для неклассифицированных партнеров и подразделений задан лимит и сумма заявки находится в рамках лимита.

Изменение приоритетов аналитик

Для демонстрации примера заменим в заявке подразделение Администрация на подразделение – Отдел продаж. Проведем заявку и увидим в отчете по лимитам, что контроль лимитов пройден по неклассифицированным аналитикам.

Произведем изменение последовательности аналитик: подразделения сделаем более приоритетными относительно аналитики – партнеры.

При попытке проведения документа система выдает сообщение, что лимит для Отдела продаж по неклассифицированным партнерам не задан.

В отчете по лимитам мы видим, что для Отдела продаж лимит установлен только для одного партнера – Бакалея.

До изменений правил лимитирования проверка контроля лимита осуществлялась сначала по неклассифицированным партнерам, а потом – по неклассифицированным подразделениям. После изменения приоритетов аналитик поиск сначала производится по подразделениям, находится лимит по подразделению Отдел продаж. Для этого подразделения определен только один партнер, который не совпадает с указанным в заявке на расходование денежных средств, при этом лимита для неклассифицированных партнеров для данного подразделения не предусмотрено. Поэтому система выводит сообщение о том, что лимит не установлен и не проводит документ.

В данной статье были рассмотрены способы лимитирования в конфигурации 1С:ERP, настройки правил статей бюджета для сценария исполнения бюджета, а также настройки правил лимитирования в различных сценариях. Данные примеры демонстрируют гибкость типовой системы, которая позволяет с легкостью реализовывать различные пользовательские задачи.

Рассказать друзьям
Предыдущая
Выгрузка из 1С в формат XML и простой пример XDTO
Зачет авансов с помощью документа «Корректировка долга»

Комментарии ( 66,’PROPERTY_OBJECT_ID’ => $ElementID, ‘ACTIVE’=>’Y’,), array(), false, array(‘ID’, ‘NAME’) ); echo $cnt; ?>)

IncludeComponent( «scoder:scoder.comments», «coments», Array( «AJAX_MODE» => «Y», «AJAX_OPTION_ADDITIONAL» => «», «AJAX_OPTION_HISTORY» => «N», «AJAX_OPTION_JUMP» => «N», «AJAX_OPTION_STYLE» => «N», «CACHE_TIME» => «36000000», «CACHE_TYPE» => «A», «COMPOSITE_FRAME_MODE» => «A», «COMPOSITE_FRAME_TYPE» => «AUTO», «CUSTOM_TITLE_DATE_ACTIVE_FROM» => «», «CUSTOM_TITLE_DATE_ACTIVE_TO» => «», «CUSTOM_TITLE_DETAIL_PICTURE» => «», «CUSTOM_TITLE_DETAIL_TEXT» => «», «CUSTOM_TITLE_IBLOCK_SECTION» => «», «CUSTOM_TITLE_NAME» => «Ваше имя», «CUSTOM_TITLE_PREVIEW_PICTURE» => «», «CUSTOM_TITLE_PREVIEW_TEXT» => «», «CUSTOM_TITLE_TAGS» => «», «DEFAULT_INPUT_SIZE» => «30», «DETAIL_TEXT_USE_HTML_EDITOR» => «N», «DIF_LEVEL_COMMENTS_SPACE_PX» => «50», «DISPLAY_BOTTOM_PAGER» => «Y», «DISPLAY_TOP_PAGER» => «N», «ELEMENT_ASSOC» => «PROPERTY_ID», «ELEMENT_ASSOC_PROPERTY» => «300», «GROUPS» => array(«2»), «MAX_FILE_SIZE» => «0», «MAX_LEVELS» => «100000», «MAX_USER_ENTRIES» => «100000», «NEWS_COUNT» => «50», «OBJECT_ID» => $ElementID, «OBJECT_TYPE» => $arParams[«IBLOCK_ID»], «PAGER_BASE_LINK_ENABLE» => «N», «PAGER_DESC_NUMBERING» => «N», «PAGER_DESC_NUMBERING_CACHE_TIME» => «36000», «PAGER_SHOW_ALL» => «N», «PAGER_SHOW_ALWAYS» => «N», «PAGER_TEMPLATE» => «.default», «PAGER_TITLE» => «Комментарии», «PREVIEW_TEXT_USE_HTML_EDITOR» => «N», «PROPERTY_CODES» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_ANSWERE» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_ANSWERE_REQUIRED» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_REQUIRED» => array(«300″,»NAME»), «RESIZE_IMAGES» => «N», «SC_HIDE_TREE» => «N», «STATUS_NEW» => «ANY», «USER_MESSAGE_ADD» => «Ваш комментарий отправлен», «USE_CAPTCHA» => «N», ) );?>

Выпущена версия 2.1.2 конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» (реализован сервис для загрузки в информационную базу скидок (наценок) из внешних источников и др.)

Выпущена версия 2.1.2 конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» (ред. 2.1.2) для «1С:Предприятия 8».

Новое в версии

Нормативно-справочная информация

Оптимизация процедуры обработки данных

Оптимизированы процедуры обработки данных, выполняемых при обновлении информационной базы.

Упрощение навигации по видам номенклатуры

Расширены варианты навигации по видам номенклатуры, упрощающие действия пользователей при поиске номенклатуры.

Использование общих значений характеристик (серий, товарных категорий)

Поддерживается возможность использования общих значений характеристик (а также серий, товарных категорий) для номенклатурных позиций, относящихся к разным видам номенклатуры.

Единая политика учета серий для складов и производственных подразделений

Добавлена возможность настройки единой политики учета серий для всех складов, единой политики учета серий для производственных подразделений.

Маркетинг

Новое условие предоставления скидки

Появилась возможность предоставления скидки в честь дня рождения клиента. Скидка может быть предоставлена за несколько дней до даты рождения, а также в течение нескольких дней после даты рождения.

Различные варианты назначения скидок (наценок) на произвольный список номенклатуры

Поддерживаются различные варианты предоставления скидок на номенклатурные позиции. Скидка (наценка) может быть назначена на произвольный список номенклатуры. Условия предоставления скидки можно уточнить в соответствующем документе.

Загрузка скидок (наценок) из внешних источников

Реализован сервис для загрузки в информационную базу скидок (наценок) из внешних источников. При этом возможна загрузка любого типа скидки с произвольными условиями ее предоставления.

CRM и продажи

Новые варианты корректировки назначения товаров

Реализованы новые варианты изменения назначения товаров на складах: резервирование (обособленно) товаров под заказ из свободных остатков склада, снятие резерва с излишков обособленных товаров одного или нескольких заказов.

Склад

Склады ответственного хранения

Реализована возможность вести учет товаров на складах ответственного хранения.

Расширение типов измеряемых величин

В состав типов измеряемых величин добавлены предопределенные элементы: Масса, Объем, Площадь, Длина, Количество штук, использование которых позволяет связать между собой единицы измерения одного типа и задать для мерных единиц измерения кратность относительно базовых единиц измерения. Например, для номенклатуры, предполагающей указание количества в мерных весовых единицах хранения («кг»), фактическое количество в документах можно указать в кратных ей единицах измерения: «ц» (центнер), «т» (тонна).

Организация хранения номенклатуры в различных единицах измерения

Поддерживаются различные варианты хранения номенклатуры как в штучных единицах измерения, так и в мерных единицах измерения, что позволяет не использовать упаковки для учета на адресном складе.

Для мерных единиц измерения определяется вариант применения: справочное ведение или для указания в документах. Вариант использования мерной единицы измерения задается в карточке номенклатуры.

Изменение единиц измерения упаковок номенклатуры и складских ячеек

Для упаковок номенклатуры и складских ячеек обеспечена возможность выбора различных единиц измерения высоты, веса, глубины, ширины и объема при помощи соответствующих гиперссылок на форме элементов типоразмера упаковки номенклатуры и складской ячейки.

Новая форма выбора единиц измерения в документах

Для выбора единиц измерения в документах прикладного решения добавлена общая форма Выберите единицу измерения, использование которой позволяет выбрать штучную, весовую, линейную, объемную и площадные единицы измерения, определенные для номенклатуры. Использование данной формы позволяет:

выбрать штучную единицу хранения (упаковку);
выбрать весовую, линейную, объемную, площадную единицу измерения номенклатуры;
выбрать единицу хранения, в которой ведется учет складских остатков товаров.

Расширение возможностей по работе с формой подбора товаров

Доработана формы подбора товаров, использование которой позволяет произвести округление количества товаров, указанного в мерных единицах измерения.

Округление количества штучных товаров в документах

Прикладное решение дополнено новым механизмом – округление количества штучных товаров до целых упаковок. Этот механизм, в особенности, актуален, при указании в документах количества номенклатуры в мерных единицах измерения. Результатом работы данного механизма является пересчет товаров из мерных единиц измерения в целые штуки.

Ограничения по весу и объему в рамках складских групп номенклатуры

Доступна возможность устанавливать ограничения по весу и объему при размещении товаров в мерных единицах измерения в складские ячейки, что позволяет исключить переполненность складской ячейки.

Доработки по правилам размещения товаров

Правила размещения товаров пополнены дополнительными параметрами, которые теперь определяют сценарий размещения товаров – в упаковках (штучных единицах измерения) либо без упаковок (в мерных единицах измерения).

Размещение товаров в мерных единицах измерения

Предлагается новый механизм, позволяющий оформлять операцию размещения товаров в мерных единицах измерения в складские ячейки.

Отбор товаров в мерных единицах измерения

Расширены возможности по отбору товаров из складских ячеек. Обеспечен отбор нецелого количества товаров в мерных единицах измерения из складских ячеек.

Подпитка товаров без упаковок (в мерных единицах измерения)

Предусмотрена возможность разупаковки товаров, учитываемых в мерных единицах измерения (аналогична разупаковке товаров в штучных единицах измерения).

Расширение формата ввода количества при сканировании товаров

При сканировании товаров в мерных единицах измерения в форме ввода количества можно указать:

количество упаковок отобранного товара;
количество товара в мерных единицах измерения;
количество упаковок через вес/объем.

Повышение контрольных функций за внутренним товародвижением

Для оформления и контроля операций внутреннего товародвижения доступно новое рабочее место Внутреннее товародвижение. Передачу материалов при помощи данного рабочего места можно оформить по заказам или по фактической отгрузке (на основании ордеров).

Закупки

Организация доставки товаров от поставщика

Добавлена возможность организовать доставку товаров от поставщика. Доставка может быть организована различными способами. Информация о способе доставки заполняется в момент оформления документов закупки (заказ поставщику, поступление товаров и услуг) и служит основанием для оформления заданий на перевозку товаров от поставщика.

Бюджетирование

Правила лимитирования расхода денежных средств

Для установки различных лимитов расхода денежных средств в рамках моделей бюджетирования предлагаются правила лимитирования расхода денежных средств, использование которых позволяет решить следующие задачи:

установить различные лимиты для партнеров, контрагентов, договоров и других аналитических разрезов бюджетирования;

установить сразу нескольких лимитов, например, общий лимит по статье движения денежных средств и дополнительные лимиты на партнера;

установить лимиты различных периодичностей;
проконтролировать как общие суммы, так и обороты по аналитическим разрезам.

Контроль лимитов расходования денежных средств в рамках моделей бюджетирования

Для контроля лимитов расходования денежных средств предлагается контекстный отчет, в котором представлена полная информация о фактических суммах расхода денежных средств, о суммах перерасхода денежных средств.

Расширение варианты отражения планов оплат

Предусмотрены различные варианты отражения в бюджетировании оплат как до, так и после отгрузки товаров (работ).

Автоматическое заполнение видов аналитик «Контрагент» и «Статьи ДДС»

Обеспечено автоматическое заполнение аналитики Контрагент и отражение статей ДДС в источниках данных бюджетирования на основании документов План продаж и План закупок.

Казначейство

Развитие вариантов закупок через подотчетное лицо

Расширен список документов по закупкам через подотчетное лицо, отражаются операции подотчетных лиц с денежными документами, закупка прочих услуг, нематериальных и внеоборотных активов.

Новый сценарий оформления авансовых отчетов

Поддерживается возможность двухэтапного ввода информации о потраченных/израсходованных денежных средствах, что позволяет разграничить обязанности по заполнению авансовых отчетов в зависимости от зоны ответственности пользователей. В документах Авансовый отчет упрощен ввод информации о расходах.

Повышение удобства работы с авансовыми отчетами

Для оформления операций по закупкам через подотчетное лицо и создания авансовых отчетов предлагается универсальное рабочее место Авансовые отчеты, использование которого упрощает работу с первичными документами.

Организация контроля над выданными подотчетными суммами

Добавлен новый отчет Контроль выданных подотчетному лицу авансов, позволяющий контролировать возврат выданных подотчетному лицу денежных средств.

Использование произвольных вариантов классификации задолженности

Поддерживаются различные варианты оформления отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности как в рамках стандартной классификации задолженности, предопределенной системой, так и в рамках уникальных вариантов классификации задолженности, заданных пользователями вручную.

Поддержка банковских счетов, открытых в иностранных банках за рубежом

Реализована поддержка операций с денежными средствами, находящимися на счетах в иностранных банках за рубежом.

Возможность переопределения порядка расчетов

Появилась возможность переопределения порядка расчетов в правилах оплаты. Например, для договоров с порядком расчетов по заказам или по накладным поддерживается возможность сначала отнести аванс на договор партнера, а затем произвести зачет аванса по конкретному документу расчетов (заказу, накладной).

Перенос ранее распределенных авансов

При оформлении зачета оплаты доступны не только нераспределенные платежи, но и есть возможность переноса оформленных авансовых платежей с одного объекта расчетов на другой. Например, можно перенести аванс с одного заказа клиента на другой, даже если они оформлены по разным договорам.

Новые операции для взаимозачета задолженности

Расширен состав операций взаимозачета задолженности: зачет задолженности организации между двумя клиентами (поставщиками), зачет задолженности клиента (поставщика) перед двумя организациями и т.д.

Производство

Использование промежуточных полуфабрикатов

Между этапами одного производственного процесса возможно оформление выпуска и потребления промежуточных полуфабрикатов. Их использование не является обязательным и может быть задано на уровне спецификаций строк заказов на производство. Промежуточные полуфабрикаты позволяют при необходимости контролировать материальный поток между этапами одной спецификации для длительных многоэтапных производственных процессов.

Новый тип обеспечения потребностей

Добавлен новый тип обеспечения потребностей Производство силами переработчика, указывающий, что потребность в конкретных номенклатурных позициях планируется обеспечить за счет привлечения услуг сторонних переработчиков в рамках давальческой схемы.

Расширение вариантов оформления давальческой схемы

Давальческая схема с привлечением стороннего переработчика может быть оформлена двумя способами:

по заказам переработчикам – позволяет управлять взаимодействием с переработчиками;
без использования заказов переработчикам – обеспечиваются только необходимые учетные действия.

Расширение вариантов формирования заказов переработчику

Расширен состав сценариев формирования документов Заказ переработчику. В рамках одного документа можно оформить задание на изготовление нескольких изделий с различной природой формирования потребности и разными условиями учета затрат при изготовлении.

Параллельная загрузка рабочих центров при пооперационном планировании

Обеспечивается параллельная загрузка рабочих центров в процессе пооперационного планирования.

Изменение порядка работы со статусами маршрутных листов при пооперационном управлении

При пооперационном управлении изменен порядок работы со статусами маршрутных листов.

Новая методика управления маршрутными листами

Добавлена новая методика управления маршрутными листами Регистрация операций (без планирования), при использовании которой расписание выполнения операций не составляется, а порядок исполнения текущих операций определяется по мере выполнения предшествующих им операций.

Управленческий учет затрат

Правила распределения расходов между производственными подразделениями

Для статей расходов с вариантом распределения На производственные затраты предлагаются различные способы распределения расходов по подразделениям и этапам.

Варианты распределения расходов в производственных подразделениях

Для распределения расходов на себестоимость продукции в производственных подразделениях предлагается расширенный список вариантов распределения: по количеству (объему, весу) продукции, по плановой стоимости продукции и т.д.

Уточнение правил распределения расходов

Порядок распределения постатейных расходов на основании выбранных правил распределения уточняется документами Распределение расходов на себестоимость продукции.

Проверка наличия данных для базы распределения расходов

В документах Распределение материалов и работ, Распределение расходов на себестоимость продукции предусмотрен контроль возможности сформировать базу распределения — отчет Проверить наличие данных для базы распределения, вызываемый по соответствующей гиперссылке.

Развитие механизма списания затрат на выпуски без заказов

Материалы и работы могут быть автоматически распределены на себестоимость продукции в соответствии с правилами распределения расходов, что исключает использование документов Списание затрат на выпуск. Данная схема списания затрат наиболее применима для простых производств.

Настройка способа оформления выпуска продукции в параметрах производственного подразделения

Выпуск продукции может быть оформлен как по заказам на производство, так и без заказов на производство. Способ оформления выпуска продукции определяется в параметрах производственного подразделения.

Регламентированный учет

Ручная корректировка бухгалтерских проводок в документах оперативного учета

Добавлена возможность ручной корректировки проводок бухгалтерского учета с последующей блокировкой их от изменения другими пользователями. Предусмотрены различные способы корректировки сформированных по документам проводок.

Отметка о проверке документов бухгалтером

Поддержан сценарий ведения регламентированного учета, при котором документы оперативного учета отражаются в бухгалтерском и налоговом учете с обязательной их проверкой сотрудниками бухгалтерской службы.

Предусмотрены различные варианты доступности изменений проверенных документов (определяются настройками системы).

Настройка счетов учета при отражении прочих операций в бухгалтерском учете

Настройка счетов учета для отражения прочих операций в бухгалтерском учете выполняется непосредственно в форме первичных документов.

Выбор статьи активов/пассивов при отражении прочих операций в бухгалтерском учете

При отражении прочих операций в бухгалтерском учете доступны различные аналитики отражения. Выбор аналитики выполняется из списка статей расходов или из объединенного списка статей активов/пассивов. Статьи активов/пассивов допускают произвольный выбор счета учета.

Поддержка работы с займами, выданными сотрудникам

Реализована возможность ведения расчетов по займам, выданным сотрудникам организации.

Сверка данных оперативного и регламентированного учета

Для выявления отклонений данных оперативного учета от данных регламентированного бухгалтерского учета предлагается новый отчет Сверка данных оперативного и регламентированного учета, использование которого позволяет контролировать различные разделы учета. Сверка данных выполняется в валюте регламентированного учета.

Отражение в регламентированном учете документов с несколькими организациями

К отражению в бухгалтерском учете первичные документы с участием нескольких организаций принимаются отдельно по каждой организации. Такой подход снижает влияние закрытия месяца в одной организации на закрытие месяца в других организациях.

Списание комиссионных товаров другой организации

Схема комиссионной торговли дополнена возможностью списания комиссионных товаров другой организации.

Повышение удобства оформления документов по комиссии между организациями

Регистрация документов по комиссии между организациями стала удобней в рамках рабочего места Оформление отчетов по комиссии.

Сохранение обособления товаров при передаче между организациями

Предусмотрена возможность передачи обособленного товара между организациями.

Внеоборотные активы

Расширение схемы внутреннего контроля

Добавлена проверка отражения амортизационных расходов, исключающая некорректное формирование проводок бухгалтерского и налогового учета при начислении амортизации.

Передача суммы начисленной амортизации в обособленный филиал

Начисленная амортизация по объектам основных средств и нематериальных активов, стоящих на учете в головной организации, может быть отнесена на расходы подразделений обособленных филиалов, учет по которым ведется на отдельном балансе.

Отчеты и мониторинг

Оптимизация печатной формы монитора целевых показателей

Оптимизирован внешний вид печатной формы Монитор целевых показателей, позволяющей провести анализ большого количества параметров как в кратком, так и в более детальном представлении, включая описание состояния показателей и отображение данных в виде диаграммы.

Настройка и рассылка сводного отчета по целевым показателям

Предусмотрена возможность настройки регулярной автоматической рассылки показателей сводного отчета. Рассылка позволяет оперативно проинформировать руководителей о текущих данных целевых показателей предприятия.

Зарегистрированные пользователи «1С:ERP Управление предприятием», имеющие действующий договор 1С:ИТС, могут получить обновления:

• в составе очередного DVD-выпуска ИТС. Обновление программы на рабочем месте пользователя осуществляет специалист партнерской фирмы;
• на портале 1С:ИТС по адресу portal.1c.ru;
• в офисах партнеров фирмы «1С», имеющих специальные лицензионные/сублицензионные договоры. Смотрите Список партнеров фирмы «1С»;
• В офисе фирмы «1С»

Проверить наличие действующего договора 1С:ИТС можно здесь.

«1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация». Просто о непростом выборе

Современный ритм деловой жизни, возрастающие с каждым днем темпы бизнес-процессов и их многообразие предъявляют повышенные требования к информационным системам финансового учета и управления хозяйственной деятельностью предприятий.

Как известно, программные решения от компании «1С» уже давно и прочно занимают лидирующие позиции среди таких систем благодаря своей универсальности, гибкости и масштабируемости. Внедрив у себя на предприятии один или несколько программных продуктов «1С» (например, классическую связку: «Бухгалтерия предприятия» + «Управление торговлей» + «Зарплата и управлением персоналом»), можно обеспечить практически полностью автоматизированный учет все хозяйственных операций, складских запасов и денежных средств. Однако такой подход таит в себе некоторые подводные камни, которые со временем могут существенно усложнить, а то и вовсе сделать невозможным эффективное использование внедренной схемы. Это и необходимость настройки и поддержки в актуальном состоянии обменов между программами, которые могут «слетать» после очередного обновления, особенно если одна или несколько конфигураций имеют доработки. Это и периодически возникающие дубли – одинаковые, по сути, данные, введенные в разных программах и задвоившиеся при обмене. Корень этих и других проблем один – отсутствие единого информационного пространства. Кроме того, в современных условиях не обойтись без планирования и бюджетирования, а они в указанных схемах практически не реализованы. Поэтому приходится выполнять их в Excel или и вовсе вручную.

Вывод 1. Если использование нескольких конфигураций «1С», особенно доработанных, связанных между собой посредством обменов, делает систему автоматизации громоздкой, технически нестабильной или дорогой в обслуживании, а также, если необходим дополнительный управленческий функционал, значит пора подумать о внедрении комплексного решения на платформе «1С», которое позволит в едином информационном пространстве охватить все бизнес-процессы на вашем предприятии, эффективно управлять ими, включая планирование деятельности и оценку финансовых результатов.

Существует несколько программных продуктов компании «1С», направленных на решение указанных задач. Наиболее популярными из них являются «1С:ERP Управление предприятием 2» (далее – «ERP») и «1С:Комплексная автоматизация 2» (далее – «КА»). На первый взгляд, они очень схожи. В обоих присутствуют (рис. 1):

• бюджетирование;
• казначейство;
• регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый);
• управление продажами и взаимоотношениями с клиентами;
• управление закупками;
• управление складом и запасами;
• производство;
• управление затратами и расчет себестоимости;
• управление персоналом и расчет зарплаты.

Рис. 1 – Сходства и различия между «1С:ERP» и «1С:КА»

В чём же тогда различие этих программ между собой? — Давайте разберемся.

Первым делом стоит отметить, что ERP – это флагманский продукт компании «1С», в состав которого вошли самые передовые и проверенные временем наработки трёх конфигураций: «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Зарплата и управление персоналом», дополненные функционалом планирования и бюджетирования.

Можно выделить следующие основные отличия конфигураций.

1. Если подсистема «Бюджетирование» в ERP позволяет создавать цепочки зависимых бюджетов, автоматически формировать задачи для ответственных сотрудников на ввод и согласование этих бюджетов, контролировать их исполнение и анализировать отклонения фактических данных от плановых, а также выбирать наиболее оптимальное решение и порядок исполнения (последовательно или параллельно), то в КА полностью отсутствует бюджетный процесс. Мы можем лишь моделировать перспективные финансовые планы с учетом различных экономических факторов, а также контролировать лимиты расхода денежных средств. Кроме того, ERP предоставляет очень удобный инструмент для руководителя – «Монитор бюджетного процесса». За счет эргономичного расположения данных на одном экране он помогает эффективно контролировать все бюджетные процессы и принимать управленческие решения.
2. Особо следует остановиться на подсистеме «Производство». Если нам необходимо планировать эффективную загрузку производственных площадей (рабочих центров) и оборудования, осуществлять пооперационное планирование и диспетчеризацию производственных процессов (внутрицеховое и межцеховое планирование) с составлением календарного графика производства, выдачей сменно-суточных заданий, а также вести учет технического обслуживания и ремонта оборудования, то без ERP не обойтись. Кроме того, важной отличительной особенностью ERP является возможность создавать заказы на производство и плановые калькуляции, рассчитывать себестоимость продукции и распределять затраты на её выпуск по заказам на производство, а также вести учет производства из давальческого сырья и переработки сырья на стороне. В КА производство представлено в достаточно упрощенном виде. Здесь можно вводить ресурсные спецификации, оформлять передачу материалов в производство, а затем регистрировать выпуск готовой продукции. Как и в ERP, есть расчет себестоимости продукции, но её нельзя «различить» по заказам на производство. Однако, есть возможность оценить себестоимость продукции по заказу покупателя. Для этого под каждый заказ нужно создавать свою серию. Также имеется механизм ручного распределения расходов на готовую продукцию. Стоит добавить, что КА не поддерживает такой способ обеспечения ресурсов/товаров как «Производство», есть только «Покупка», «Перемещение», «Сборка/разборка» и «Производство у переработчика». Ну и серьезным ограничением для компаний, использующих в производстве давальческое сырье, может стать отсутствие этого функционала в КА.
3. ERP, в отличие от КА, включает в себя подсистему формирования финансовой отчетности по международным стандартам (МСФО). В нашем распоряжении план счетов, настраиваемый под потребности отчетности, гибкий механизм формирования проводок по данным оперативного контура и регламентированного учета, а также генератор финансовых отчетов. С помощью данной подсистемы мы можем отражать документы оперативного учета в финансовом учете, подготавливать отчетность в соответствии с принципами МСФО, получать данные с любой желаемой периодичностью, используя обширный перечень отчетных форм, а также расшифровки показателей отчетности.

Вывод 2. Существует мнение, что КА – это не что иное, как урезанная версия ERP. Как мы видим, по некоторым показателям отличия между конфигурациями достаточно существенные. Однако это не означает, что КА хуже, чем ERP. Например, такие блоки как CRM, ценообразование, склад, отчетность, закупки и др., практически идентичны в обеих конфигурациях. Просто у этих программных продуктов разная целевая аудитория, они решают схожие задачи, но с разной степенью детализации (например, в блоках «Производство» и «Бюджетирование»), к тому же в ERP имеется функционал МСФО.

Так какую же из конфигураций стоит выбрать для внедрения?

КА больше предназначена для компаний малого и среднего бизнеса, занимающихся оптовой и розничной торговлей и/или оказанием услуг. Возможно также наличие небольшого производства, для которого не стоит задача планирования ресурсов, отсутствуют сложные технологические процессы с большим количеством переделов (более 2-х), а также нет необходимости формировать международную финансовую отчетность. При этом, если в перспективе развитие, расширение производства или переход на международные стандарты отчетности не ожидается, то функционал ERP будет избыточным по составу, сложным в освоении, а внедрение системы повлечет за собой необоснованные расходы.

В свою очередь, ERP незаменима для средних и крупных производственных компаний, где производство состоит из большого количества этапов (многопередельное), имеется множество объектов эксплуатации (зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств и т.д.), для которых необходим контроль в части управления ремонтами, а также компаний, работающих на международном рынке. Здесь есть всё необходимое для полноценного учета и планирования производственных процессов с детализацией до мельчайших операций, точным расчетом себестоимости и учетом затрат, эффективным управлением производственными ресурсами и поддержкой ремонтов. Кроме того, расширенные возможности подсистем бюджетирования, планирования и мониторинга дают руководству предприятия, а также учредителям и инвесторам практически полный контроль над всеми бизнес-процессами в необходимом масштабе: от отдельно взятой операции до обобщенных показателей работы подразделений и всей компании в целом.

Но, как говорится, нет универсальных решений для индивидуальных клиентов. В каждом конкретном случае окончательный вердикт, какую из систем внедрять, остается за таким важным этапом проектных работ как «моделирование». Он заключается в том, что берется типовой функционал предполагаемых к внедрению программ, и на нём отрабатываются реальные бизнес-процессы компании (а не выдуманные примеры «с потолка»). Моделирование, чаще всего, происходит по отдельным функциональным блокам программы и носит характер итераций. Это означает, что в программу вводятся некоторые реальные исходные данные, затем запускается их обработка, анализируются результаты, и уже по итогам анализа могут быть приняты различные решения: например, о доработке функционала программы в той части, которая расходится с реальными процессами или же, напротив, о корректировке бизнес-процессов компании таким образом, чтобы они укладывались в типовой алгоритм программы без необходимости его изменения.

К сожалению, как заказчики, так и специалисты по внедрению, зачастую уделяют слишком мало внимания моделированию, считая его каким-то малозначимым, формальным этапом, который, как правило, сводится к составлению и согласованию технического задания. При этом уже существующий в системе богатый функционал, заложенный в нее разработчиками, используется лишь наполовину, а попытки максимально подогнать программу под «неизменные» и «железобетонные» бизнес-процессы компании напоминают изобретение велосипеда. В результате всего заказчик получает формально соответствующую требованиям технического задания, но сильно перегруженную доработками и вследствие этого нестабильно работающую, периодически или постоянно «тормозящую», а также дорогую в постпроектном обслуживании систему (не стоит забывать про периодические обновления «1С»).

Также, как уже вскользь упоминалось ранее, при выборе конфигурации необходимо учитывать перспективы развития вашего бизнеса. Каким бы возможно отдаленным и призрачным, ни казалось для некоторых читателей будущее расширение и укрупнение бизнеса вследствие «кризиса» или каких-либо других сдерживающих факторов, мы всё же надеемся, что большинство из вас стремится именно к этому и не собирается останавливаться на достигнутом. А стало быть, в определенный момент функционала КА может просто не хватить. Тогда придется «допиливать» типовую конфигурацию, а значит, тратить, скорее всего, немалые деньги на программистов, или же произвести апгрейд на ERP (благо, в типовом варианте это стандартная процедура, предусмотренная «1С»). Но, опять-таки, после апгрейда вам с вероятностью 99% придется всё равно прибегнуть к услугам специалистов для настройки нового программного продукта и, возможно, выполнения необходимых доработок уже в ERP.

Вывод 3: Главным критерием при выборе программных продуктов «1С:ERP Управление предприятием 2» или «1С:Комплексная автоматизация 2» являются результаты предпроектного обследования и моделирования. Не стоит экономить на этих вещах. По оценкам экспертов, для принятия оптимального решения с точки зрения баланса стоимости внедрения и эффективности дальнейшей работы системы, эти этапы должны в сумме занимать от 50 до 70% стоимости и времени выполнения работ. Ведь, в конечном счете, затраты на необоснованную доработку системы и её дальнейшее обслуживание могут быть намного выше, чем мнимая экономия на подготовительных этапах.

• Рубрика: Полезные материалы