Условное форматирование в MS Excel с примерами
Условное форматирование в Эксель – этот тот инструмент, который делит работу на до и после его изучения. Суть в том, что при наступлении некоторого условия ячейки форматируются автоматически. Например, если число превышает значение 100, шрифт становится красным полужирным курсивом; когда до наступления платежа остается 2 дня, ячейка с датой подсвечивается желтым цветом; перевыполнение плана продаж на 5% и более окрашивается в зеленый цвет и т.д. и т.п.
Вот упрощенный, но реальный пример. Есть отчет о товарных запасах.
Менеджер по закупкам отслеживает те позиции, которые требуют пополнения. Для этого он смотрит в последнюю колонку, где рассчитывается товарный запас (ТЗ) в неделях. Если ТЗ меньше, скажем, 3-х, то нужно готовить заказ. Если меньше 2-х, то возникает риск дефицита и заказ нужно размещать срочно. Если в таблице десятки позиций, то просмотр каждой строки займет довольно много времени. А теперь та же таблица, где после применения условного форматирования значения ниже пороговых подсвечиваются некоторым цветом.
Согласитесь, так гораздо нагляднее. В реальности условия сложнее, а данные постоянно меняются. Поэтому эффект от применения условного форматирования – это многочасовая экономия времени ежедневно! Теперь для оценки запасов достаточно взглянуть на таблицу, а не анализировать каждую ячейку. Много желтого – пора действовать, много красного – ситуация критическая!
Для настройки условного формата следует воспользоваться соответствующей командой на вкладке Главная.
При ее нажатии открывается меню.
Верхние 5 команд – это готовые сценарии для быстрого условного форматирования. Чтобы ими воспользоваться достаточно выбрать нужный вариант и сделать минимальные настройки. Эти сценарии мы рассмотрим ниже.
В нижней части еще три команды, с помощью которых происходит ручное создание, удаление и управление правилами условного форматирования. О них также поговорим.
Все сценарии разбиты на категории:
– Правило выделения ячеек
– Правило отбора первых и последних значений
Правила выделения ячеек применяют для ячеек, которые сравниваются с определенным значением. Возможны различные варианты, которые показаны на рисунке ниже.
Больше… Если значение ячейки, к которой применяется правило выделения, больше указанного значения, то в силу вступает заданный формат.
Пороговое значение указывается в левой части окна (сейчас там 80), готовый формат выбирается из выпадающего списка справа. Можно, конечно, и самому задать. Диалоговые окна для других условий похожи, поэтому ниже приводятся только те, которые могут вызвать затруднения.
Меньше… Форматируются ячейки, у которых значение меньше заданного порога.
Между… Форматирование наступает, если содержимое ячейки находится внутри заданных границ.
Равно… если значение или текст в ячейке совпадает с условием.
Текст содержит… Если совпадает только часть текста (слово, код, комбинация символов и т.д).
Дата… Возможность форматировать периоды отстоящие от текущей даты, например, сегодня, вчера, последние 7 дней, следующий месяц и др. Условное форматирование даты полезно при контроле платежей, отгрузок и т.п.
Повторяющиеся значения… выделяются ячейки с одинаковым содержимым. Отличный способ найти дубликаты (повторы). В настройках можно выбрать и обратный вариант – выделить только уникальные значения.
Правила отбора первых и последних значений выделяют наибольшие или наименьшие значения. Помогают анализировать данные, показывая приоритеты и «слабые места».
Первые 10 элементов… Выделяются первые топ–10 ячеек. Количество регулируется в диалоговом окне (можно сделать топ-5, топ-20 и др.).
Первые 10%… Выделяются 10% наибольших значений. Долю можно изменить.
Последние 10 элементов… Аналогично с первым пунктом, только форматируются наименьшие значения.
Последние 10%… Наименьшие 10% или другая доля от всех элементов.
Выше среднего… Форматируются все значения, которые больше средней арифметической.
Ниже среднего… Ниже средней арифметической.
Гистограммы позволяют в каждую ячейку с числом добавить столбец линейной гистограммы, размер которой определяется относительно максимального значения в выделенном диапазоне.
Помогает визуализировать небольшой набор данных без использования отдельных диаграмм. После применения выглядит примерно так.
Цветные шкалы также автоматически определяют максимальное и минимальное значение в диапазоне и форматирует каждую ячейку по цвету, который соответствует значению, изображая что-то вроде тепловой карты.
Например, наибольшее значения – это красное, наименьшее – зеленое, а остальные ячейки – это плавный переход от одного цвета к другому через промежуточный белый.
Набор значков – эффектный, но не очень гибкий способ визуализации. Каждой ячейке присваивается свой значок в соответствии с выбранным стилем.
В ячейках Excel выглядит так.
Все картинки выше были сделаны с помощью стилей по умолчанию. Чтобы внести изменения, нужно выделить диапазон и перейти в управление правилами.
Откроется диалоговое окно, где можно создать новое, изменить или удалить правило. Часто используют сразу несколько правил.
После нажатия кнопки «Изменить правило…» откроется окно, вид которого зависит от редактируемого правила.
Здесь также есть куча настроек, но мы их пока опустим. В целом там все интуитивно понятно. Нужно только поэкспериментировать. Практика – лучший учитель.
Если какое-то правило условного форматирования нужно удалить, то после выделения диапазона следует выбрать команду удаления.
Условное форматирование – это три шага вперед на пути к профессиональному использованию Excel. Поэтому рекомендую незамедлительно внедрить в практику.
Хочется только напомнить, что при использовании любого форматирования очень важно не переусердствовать. Всегда нужно помнить о главной цели: облегчение восприятия информации и привлечение внимания к наиболее важным местам. Например, формат ниже – это неправильно.
Старайтесь также, чтобы количество используемых цветов было не больше трех. Иначе внимание рассеивается и может стать еще хуже.
Условное форматирование в Microsoft Excel
Условное форматирование в Microsoft Excel – одна из базовых функций, управление которой должны освоить все пользователи, создающие или редактирующие электронные таблицы. С помощью условного форматирования вы можете менять оформление ячеек в зависимости от находящихся в них данных. Это может быть подсветка определенных значений, выделение только некоторых или цветной градиент, переходящий от меньшего к большему числу. Настраивается все это вручную, о чем и пойдет речь далее.
Правила выделения ячеек
«Правила выделения ячеек» отвечают за выделение только тех ячеек, которые соответствуют условию. Условие выбирает сам юзер, как и его диапазон.
- Выделите группу ячеек, к которой хотите применить правило, разверните меню «Условное форматирование» и наведите курсор на «Правила выделения ячеек». Названия всех правил соответствуют их действию. Например, при выборе «Больше» правило затронет только те клетки, значение в которых будет больше указанного. Точно так же работают и остальные варианты.
- После выбора укажите само число, от которого и должно отталкиваться правило.
- Затем разверните список с вариантами подсветок и выберите подходящую. Если среди них нет подходящего цвета, всегда можно нажать на «Пользовательский формат» и выбрать другую заливку или цвет текста.
- Как только изменения вступают в силу, вы сразу же видите результат условного форматирования. При этом правило имеет динамический режим работы, то есть при изменении значения в ячейке изменится и ее подсветка (если она подпадает под действие правила).
- Если в меню выбора типа правила указать вариант «Другие правила», откроется новое окно, в котором вы можете более детально разобраться с форматированием, выбрать подходящий тип и задать условие. При этом ниже сразу же отобразится образец, от которого стоит отталкиваться при настройке.
С этим правилом все понятно – оно выделяет только конкретные ячейки из списка, попадающие под заданное пользователем условие. Удобно, когда нужно найти в диапазоне определенные числа, дату или текст.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Правила отбора первых и последних значений
Все числа в выбранном диапазоне ячеек имеют последовательность по возрастанию, которая и используется при выборе правила отбора первых и последних значений. Так, вы можете подсвечивать только самые большие или маленькие числа, те, которые выше либо ниже среднего, или попадающие под 10%.
- Для этого в том же меню условного форматирования наведите курсор на второе правило и ознакомьтесь с его типами. В предыдущем абзаце я уже перечислил их все, поэтому вам остается выбрать только подходящее. Уточню, что под «Первые 10 элементов» подразумевается не их порядок в таблице, а сам результат, записанный в ячейке.
- Хоть правила и называются «Первые 10…», «Последние 10…», количество ячеек для форматирования вы выбираете самостоятельно, указывая подходящий номер в счетчике. После этого нужно развернуть список с вариантами оформления и выбрать среди них подходящий.
- Я настроил подсветку первых шести элементов, а это значит, что теперь в моем диапазоне будут подсвечены первые 6 самых больших чисел.
- Вариант «Выше среднего» или «Ниже среднего» не имеет дополнительных настроек, поскольку среднее число из диапазона определяется автоматически. Вам остается выбрать только стиль форматирования.
- Как видно на следующем изображении, программа сама определила, какие значения выше среднего в диапазоне, и подсветила их выбранным мною цветом.
Применяйте данные типы правил, когда нужно выделить максимальные значения в диапазоне, минимальные или только те, которые превышают среднее число. При финансовых операциях или при учете склада такой стиль условного форматирования будет особенно полезен.
Гистограммы
Рассмотрим следующее правило под названием «Гистограммы». Оно имеет два разных типа, обеспечивающих градиентную или сплошную заливку. Гистограммы появятся на всех ячейках, но их размер напрямую будет зависеть от величины значения в диапазоне.
- Наведите курсор на правило «Гистограммы» и выберите подходящий тип оформления. По умолчанию предлагается 12 вариантов.
- Никаких дополнительных настроек это правило не имеет, поэтому после применения вы сразу видите сформированные гистограммы – от минимального к максимальному значению диапазона.
- Если выбрать вариант «Другое правило», то вы самостоятельно сможете настроить, какие значения стоит задеть и какую заливку к ним применить. Настройки интуитивно понятны, поэтому не стесняйтесь и экспериментируйте с различными стилями оформления.
Цветовые шкалы
По своему действию тип условного форматирования «Цветовые шкалы» имеет некоторые сходства с предыдущим правилом, однако обеспечивает совершенно другое оформление ячеек. Шкалы формируются из разных цветов и по градиенту можно быстро найти минимальное и максимальное значение в диапазоне.
- Откройте список всех типов цветовых шкал и выберите среди них подходящий цветовой градиент.
- После его применения вы сразу увидите результат. Я выбрал тип условного форматирования – от зеленого к красному цвету. Зеленым подсвечиваются минимальные значения, а красным – максимальные. Соответственно, чем выше число, тем краснее будет цвет, начиная от классического зеленого и переходя к салатовому, желтому и так далее.
- На предложенных градиентах варианты оформления не заканчиваются. Вы можете открыть уже знакомое окно с другими правилами, самостоятельно выбрать шкалу и цвета для нее.
Наборы значков
Последний тип правил условного форматирования, довольно интересный в плане визуального оформления, связан с добавлением значков для диапазона значений. Например, если число больше среднего, появится зеленая стрелка вверх, а если меньше – красная вниз. Есть критерии оценок в виде шкал, круговых диаграмм и звездочек. Все это позволяет определить динамику роста и узнать другую полезную информацию в таблице.
- Откройте наборы значков и ознакомьтесь со всеми доступными. Присутствуют различные направляющие в виде стрелок, фигуры разных цветов, индикаторы и оценки.
- Настроек для этого правила по умолчанию нет, поэтому при выборе значки сразу же появляются в своих клетках. Я выбрал шкалу с несколькими делениями, которые заполняются в зависимости от величины значения в текущем диапазоне. Вы же можете протестировать абсолютно все наборы значков.
- В окне настройки данного правила обязательно укажите тип, а затем выберите любой из типов значков и условия, при которых они будут появляться. Это позволит игнорировать некоторые значения, которые вы бы не хотели подсвечивать.
Создание своего правила
Окно создания правил условного форматирования уже фигурировало в предыдущих разделах статьи, однако затрагивались только определенные типы. Сейчас вкратце рассмотрим то, как осуществляется создание правила с нуля.
- Разверните «Условное форматирование» и выберите «Создать правило».
- Выберите из списка тип правила под ваши условия. Для этого достаточно ознакомиться с его описанием, чтобы найти подходящее.
- Затем посмотрите на второй блок с настройками и настройте само условие форматирования. Например, можно указать значение между конкретными числами.
- Для определенных типов форматирования поддерживаются настройки шкалы, градиентов и гистограмм точно в таком же виде, как это было рассмотрено выше.
- Примените свое правило и посмотрите, как теперь отображаются выбранные ячейки. Измените значения в некоторых из них для проверки динамики. В любой момент можно вернуться к настройкам и поменять тип условного форматирования.
Подводя итоги, следует отметить, что условное форматирование в Excel – крайне удобная функция, при помощи которой достигается желаемый вид диапазона ячеек с наглядной демонстрацией выбранного условия. Обязательно используйте эту возможность при оформлении таблицы, создавая свои правила или применяя уже существующие.
покупка
Как выделить ячейку на основе значения соседней ячейки в Excel?
Если вам нужно выделить ячейку, в которой соседняя ячейка равна или больше ее, конечно, вы можете сравнить их одну за другой, но есть ли какие-либо хорошие и быстрые методы для решения задачи в Excel?
Highlight cells if equal to adjacent cell:
With Kutools for Excel‘s Compare Cells feature, you can quickly highlight the cells if equal or difference of the adjacent cell. Download and free trial Kutools for Excel now!
Kutools for Excel: with more than 200 handy Excel add-ins, free to try with no limitation in 60 days. Download and free trial Now!
Выделить ячейки, если они равны соседним ячейкам
Скажем, когда вы хотите выделить ячейку, если соседняя ячейка равна ей, функция условного форматирования может оказать вам услугу, пожалуйста, сделайте следующее:
1. Выделите ячейки, в которых вы хотите выделить ячейки, если они равны соседним ячейкам, а затем щелкните Главная > Условное форматирование > Новое правило, см. снимок экрана:
2. В Новое правило форматирования диалоговое окно, нажмите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки следует форматировать. в Выберите тип правила список, а затем введите эту формулу: = $ A2 = $ B2 в Значение формата, в котором эта формула верна текстовое поле, см. снимок экрана:
3. Затем нажмите Формат кнопку, чтобы перейти к Формат ячеек диалог под Заполнять Вкладка, укажите цвет, который вы хотите использовать, см. снимок экрана:
4, Затем нажмите OK > OK чтобы закрыть диалоги, и ячейки, которые равны соседним ячейкам, были выделены сразу, см. снимок экрана:
Выделите ячейки, если они равны или не равны соседним ячейкам с Kutools for Excel
Если у вас есть Kutools for Excel, С его Сравнить ячейки утилита, вы можете быстро сравнить два столбца и найти или выделить одинаковые или разные значения для каждой строки.
После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:
1. Нажмите Кутулс > Сравнить ячейки, см. снимок экрана:
2. В Сравнить ячейки диалоговом окне выполните следующие действия:
- (1.) Выберите два столбца из Найдите значения в и По словам текстовое поле отдельно;
- (2.) Выберите Те же клетки выделить ячейки, равные соседней ячейке;
- (3.) Наконец, укажите цвет ячейки или цвет шрифта, необходимый для выделения ячеек.
- (4.) И все ячейки, которые равны соседним ячейкам, были выделены сразу.
3. Чтобы выделить ячейки, которые не равны значениям соседних ячеек, выберите Разные клетки в Сравнить ячейки диалоговое окно, и вы получите следующий результат, который вам нужен.
Демонстрация: выделение ячеек, если они равны или не равны соседним ячейкам с Kutools for Excel
Kutools for Excel: с более чем 300 удобными надстройками Excel, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 30 дней. Загрузите и бесплатную пробную версию прямо сейчас!
Выделите ячейки, если они больше или меньше соседних ячеек
Чтобы выделить ячейки, если они больше или меньше соседних ячеек, сделайте следующее:
1. Выберите ячейки, которые вы хотите использовать, и нажмите Главная > Условное форматирование > Новое правило, В Новое правило форматирования диалоговом окне выполните следующие операции:
(1.) Щелкните Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки следует форматировать. из Выберите тип правила список;
2. Затем нажмите Формат кнопку, чтобы перейти к Формат ячеек диалоговом окне и выберите цвет, чтобы выделить нужные ячейки под Заполнять вкладку, см. снимок экрана:
3. Затем нажмите OK > OK кнопки, чтобы закрыть диалоговые окна, и теперь вы можете видеть, что ячейки в столбце A, которые больше, чем соседние ячейки, были выделены по мере необходимости.
Лучшие инструменты для офисной работы
Усовершенствуйте свои навыки работы с Excel с помощью Kutools for Excelи испытайте эффективность, как никогда раньше. Kutools for Excel Предлагает более 300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы получить функцию, которая вам нужна больше всего.
Office Tab Добавляет в Office интерфейс с вкладками и значительно упрощает вашу работу
- Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint , Издатель, доступ, Visio и проект.
- Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
- Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!
Как подсвечивать ячейки в excel при условии
Есть таблица. Где необходимо подсвечивать красным ячейку F, при условии что в ячейке G нет галочки и дата в F превышает сегодня. = И($F$4 Но у меня почему-то не корректно работает.
И знак уже крутил, всё ранво не верно красит даты.
Есть таблица. Где необходимо подсвечивать красным ячейку F, при условии что в ячейке G нет галочки и дата в F превышает сегодня. = И($F$4 Но у меня почему-то не корректно работает.
И знак уже крутил, всё ранво не верно красит даты. egormoskalev95
К сообщению приложен файл: 8087704.png (122.7 Kb)
Сообщение Есть таблица. Где необходимо подсвечивать красным ячейку F, при условии что в ячейке G нет галочки и дата в F превышает сегодня. = И($F$4 Но у меня почему-то не корректно работает.
И знак уже крутил, всё ранво не верно красит даты. Автор — egormoskalev95
Дата добавления — 25.08.2022 в 13:38