Ордерный склад в 1С
Особенности программы дают возможность применять систему ордеров для каждого склада отдельно. Для подключения ордерной схемы на определенном складе достаточно зайти в справочный раздел Склады и магазины, отметить флажком Использовать ордерную схему документооборота:
Программа предусматривает возможность не только включать/выключать ордерную схему для каждого отдельно взятого склада, но и определять при каких операциях она будет задействована. Например, можно запрограммировать использование схемы только при выполнении операций оприходования товаров или отгрузки продукции. Отдельным флагом выделено и отображение недостачи, излишков.
Работа ордерной схемы
Порядок оформления стандартного поступления на ордерный склад имеет вид:
Здесь можно увидеть движение по регистрам, сформировавшим документ:
Отсутствие движения по складским регистрам видно только в регистре Товары организации. Появление соответствующих записей в регистре Товары к поступлению служит сигналом программе о необходимости создания Распоряжения на приемку товара.
Наглядно движение созданного документа видно в регистре Приобретение товаров и услуг, в случаях, когда товар приходуется на обычный склад:
Здесь видно отсутствие регистра Товары к поступлению, зато есть динамика движения по складским регистрам Свободные остатки, Товары на складах.
Товар, предназначенный для реализации, показывает регистр Свободные остатки, реальные остатки находятся во вкладке Товары на складах.
Перейдем к выполнению складских операций, для который есть специально разработанный интерфейс, служащий для оформления отгрузки, приема товара. Он открывается при переходе из раздела Склад по команде Приемка или Отгрузка, и носит название Приемка товара на склад (Отгрузка товара на склад):
При нажатии на окошко команды Приемка, открывается рабочее место Приемка товара на склад. Здесь указывается конкретный склад, выбираются следующие поля Состояние и Дата поступления:
Список распоряжений отображает поступления, другие документы, которые служат основанием на прием товара (Оприходование, Перемещение).
Следующим шагом является нажатие кнопки Создать ордер:
Что приводит к формированию документа.
ВАЖНО! В созданном документе колонка Количество будет пустой. Это сделано для того, чтобы лицо, ответственное за прием товара, пересчитало поступившую продукцию и внесло в графу фактическое количество единиц.
Существенно ускоряет процесс использования чтения штрих-кодов сканером. Нажав кнопку Проверить, можно увидеть интерфейс, позволяющий просканировать количество товара:
Здесь же расположена кнопка команды Заполнить. Воспользовавшись данной функцией, можно забить в соответствующих графах номенклатуру, количество, номенклатуру совместно с количеством:
Используя упаковки номенклатуры, можно по команде Показать дополнительную информацию, заполнить графу с указанием количества товара, поступившего в упакованном виде:
Так же можно задать штрих-код, откорректировать/задать вес единицы товара (упаковки), ввести изображение продукции.
Рассмотрим движение товара, формируемое по команде Приходный ордер:
Поскольку статус документа — К поступлению, то регистр Товары к поступлению остается в неизменном виде. При изменении статуса документа на Принят, меняется и вид документа:
Во вкладке Товары к поступлению закрывается количество товара К поступлению, появляются свободные остатки, остатки на сладе. После завершения всех операций, товар фактически появляется на складе и готов к реализации.
Нет времени на изучение? Закажите консультацию или настройку ордерного склада в 1С по кнопке ниже.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Документооборот продаж при использовании ордерного склада в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2. Пошаговая инструкция
Рассмотрим, как в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документов при реализации товаров с ордерного склада.
Основным отличием при использовании ордерной схемы документооборота от оформления документов при реализации с обычного склада является то, что процесс отгрузки товара со склада разделен на две составляющие, на два этапа.
Первое – это оформление расходной накладной, которая является финансовым документом. Она оформляется также, как и при реализации с обычного склада. Через журнал «Документы продажи» создается «реализация товаров и услуг».
Но для того, чтобы отразить факт списания товаров со склада, факт его реализации, в разделе «Склад и доставка» в группе «Ордерный склад» есть команда «Отгрузка» — журнал отгрузочных документов. И в данном случае создается дополнительно расходный ордер.
Создается расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 обычно кладовщиком, в то время как расходную накладную может создавать менеджер по продажам. И такой расходный ордер списания товаров со склада является как раз подтверждением складской операции.
На что здесь стоит обратить внимание?! Во-первых, включается опция использования ордерных складов в разделе «Администрирование» — «Нормативно-справочная информация и администрирование» в группе «Склад и доставка» есть флаг «использовать ордерные склады». Далее, для каждого склада, если он является ордерным, на вкладке «ордерная схема и структура» устанавливается, для каких операций будут использоваться ордерные схемы документооборота. Можно установить использование такой схемы для поступления товара, либо для отгрузки, либо для внутреннего товародвижения.
Следующее, на что стоит обратить внимание, это — в разделе «Склад и доставка» — «порядок оформления накладных и расходных ордеров», у нас сейчас установлен порядок сначала заказа, затем – ордера и накладные. В данном случае распоряжением для расходного ордера будет являться заказ покупателя. Если же выбрать второй пункт, сначала заказы и накладные, потом ордера, то перед созданием расходного ордера со склада необходимо будет оформить сначала расходную накладную.
Итак, посмотрим, как же оформляется операция реализации товаров с ордерного склада.
Создание индивидуального соглашения с клиентом (покупателем) в программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Начнем с создания индивидуального соглашения с нашим клиентом-покупателем. Пусть соглашение будет №2 от сегодняшнего числа. Назовем мы данное соглашение «Продажа мебели». Клиент у нас будет «Магазин Техника для дома (Вологда)». Контрагент соответственно будет «Техника для дома». Контактное лицо и типовое соглашение заполнять не будем. Период действия соглашения «бессрочно», статус его «действует». Операция «реализация». С нашей стороны выступает Торговый дом «Оптовичок», и ответственный менеджер в данном случае я – «администратор».
На вкладке «Условия продаж» порядок расчетов будет осуществляться по заказам. Валюта «рубли», цена включает НДС. И вид цен, который будет использоваться при продаже – «оптовая продажа». Порядок расчетов у нас – расчеты в рублях и оплата в рублях. Условия оплаты – пусть будет «кредит 100%». Таким образом, мы даем клиенту отсрочку, пусть она будет предоставлена на 5 дней, рассчитывается она по календарным дням. Склад, с которого будет осуществляться реализация – в нашем случае это будет «ордерный склад», что мы и отметим в данном соглашении.
Далее укажем, что продажа облагается НДС. И на вкладке «Прочие условия» укажем, что статья движения денежных средств будет – поступление оплаты от клиента.
На вкладке «Уточнение цен по товарам» уточним, что дополнительно у нас будет осуществляться доставка товара. Вид цены – произвольная. И скажем, что привезем товар до клиента за 1000 руб. На вкладке «Уточнение цен по ценовым группам» ничего дополнительно мы уточнять не будем. Никакие дополнительные скидки по данному соглашению предоставлять не будем. Такое соглашение с клиентом можем записать и закрыть.
Заказ покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Создадим на основании данного соглашения заказ нашему клиенту. Я сейчас воспользовался «вводом на основании». В принципе, можно было перейти в журнал заказов и создать заказ непосредственно из журнала заказов. Но «ввод на основании» в данном случае хорош тем, что программа 1С Управление торговлей уже заполнила значительную часть информации. А именно – у меня уже заполнен клиент и контрагент, выбрано типовое соглашение. Заполнена информация о нашей компании, о складе, с которого будет происходить отгрузка. Уточним в данном случае дополнительно условия платежа – пусть это будет кредит после отгрузки. Укажем дату.
Перейдем на вкладку «Товары» и подберем здесь те товары, которые нам нужны. Воспользуемся командой подбора. В данном случае нас будет интересовать «мебель», а именно – стул кухонный «красное дерево». У нас есть 3 штуки. Нам необходимо будет отгрузить нашему клиенту 2 позиции. Стол обеденный «светлое дерево», нужно будет отгрузить 1 позицию. Вернемся по команде Back space к списку номенклатуры и отгрузим дополнительно стол. Стул «красное дерево» — необходимо будет отгрузить 4 единицы. Стол «светлое дерево» — необходимо будет отгрузить также 4 единицы. Перенесем данные позиции в документ.
Также нам необходимо будет добавить здесь доставку товара. 1 позиция, 1 штука в количестве 1000 рублей – в данном случае программа взяла цену из нашего индивидуального соглашения с клиентом.
Перейдем на вкладку «дополнительно» и убедимся, что здесь у нас заполнена вся основная информации, а именно: ответственный менеджер, подразделение, валюта, информация о налогообложении и то, что цена включает НДС. В данном случае заказ оформляется у нас не в рамках сделки, поэтому информация о сделке не заполнена.
Отметим все наши товарные позиции и установим им статус «отгрузить». Проведем и закроем такой документ.
Расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
После того, как был создан «заказ покупателя», необходимо отразить операцию отгрузки товара с нашего ордерного склада. Для этого мы переходим в раздел «Склад и доставка». В группе «Ордерные склады» находим команду «Отгрузка». Сейчас у нас открыт журнал-помощник «создание складских ордеров» в части реализации, отгрузки.
В верхней части необходимо указать ордерный склад. И как только мы выбрали наш склад, в верхней левой части нам стало доступно распоряжение – заказ нашего клиента на отгрузку. В правой части мы видим, какие номенклатурные позиции нам необходимо собрать. В этой части присутствуют 3 колонки – «собрать», «собирается» и «собрано», по которым, в зависимости от статуса ордера, мы можем отслеживать состояние подбора товаров из ячеек для отгрузки.
В нижней части нашего журнала присутствует список складских ордеров оформленных либо находящихся в оформлении. Для того, чтобы оформить складской ордер, необходимо в верхней части выделить распоряжение, которое является основанием для создания ордера, и по одноименной команде создать ордер. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, создать ли ордер по всем распоряжениям, находящимся в данном окне, либо по одному выделенному. В данном случае – не имеет значение, какую команду выполнить, поскольку у меня одно распоряжение и нужно создать один ордер. Но я воспользуюсь командой «по выделенным распоряжениям».
Жму кнопку «Ок». У меня создался ордер. Я могу его открыть и посмотреть, что же система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 здесь заполнила.
Мы видим, что на основной вкладке заполнен «получатель». Заполнен склад, с которого производилась отгрузка. Ответственный – кладовщик. Приоритет нашего ордера. На вкладке «Товары по распоряжениям» подобраны те распоряжения, по которым производилась отгрузка, и то количество товаров, которое было указано в данном распоряжении.
На вкладке «отгружаемые товары» заполнены те товары, которые непосредственно отгружаются со склада. На данной вкладке кладовщик может отредактировать, установить вручную то количество, которое непосредственно отгружается, если оно не соответствует тому количеству, которое необходимо отгрузить. Такой ордер проводится.
Расходная накладная в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Теперь можно создать непосредственно расходную накладную. Для этого мы переходим в раздел «Продажи», «документы продажи», и на вкладке «к оформлению» находим наш заказ клиента. На основании него можно оформить расходную накладную. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, какой документ нам оформить: «реализация товаров и услуг (4 поз.)» либо «акт выполненных работ (1 поз.)». Напомню, что в нашем «заказе покупателя», помимо товаров, есть позиция «доставка товаров», которая является услугой. В данном случае мы оформим «реализацию товаров и услуг».
Программа 1С Управление торговлей версия 11.2 создала нам документ «Реализация товаров и услуг». На вкладке «основные» уже заполнена вся основная информация. В частности, что реализация осуществляется по соответствующему заказу. Заполнена информация о клиенте, о его контрагенте, используемом соглашении; информация о нашей организации и складе, с которого производится реализация; валюта документа.
На вкладке «Товары» уже заполнена номенклатура с их характеристиками, отгружаемое количество, виды цен, сами цены и суммы взаиморасчетов.
Такой документ можно провести. На основании него можно создать счет-фактуру. Теперь у нас по нашему заказу осуществлена отгрузка товара.
Вернемся к журналу «Заказы клиентов». И для нашего заказа на позиции «доставка товара» также установим обеспечение «отгрузить».
После того, как мы установили такую позицию, в состоянии «отгрузить», в документах продажи на вкладке «к оформлению» можно воспользоваться кнопкой F5 (обновить) и мы опять увидим наш заказ в качестве основания-распоряжения для создания реализации. Причина теперь в том, что по заказу снова есть 1 позиция, а именно – «доставка товара», на которую необходимо оформить документы реализации. Воспользуемся командой «оформить по заказам». Программа 1С Управление торговлей автоматически определила, что у нас будут реализовываться только услуги, и создала для них акт выполненных работ. Данный акт создался также по заказу.
На вкладке «Основные» указана информация о клиенте и его контрагенте, информация о нашей организации об использованном соглашении.
На вкладке «Услуги» заполнена информация об услугах по доставке товара в количестве 1 штуки, и произвольная цена 1000 рублей.
На вкладке «Дополнительно» можем проверить, что заполнена вся основная информация о нашем менеджере, о подразделении. Валюта расчетов – рубли. Продажа облагается НДС, и цена также включает НДС. Такой акт можно провести. На основании него можно оформить счет-фактуру.
Теперь, на вкладке «распоряжения для оформления» документов продаж заказ наш исчез, поскольку сейчас в нем отсутствуют неотгруженные товарные позиции со статусом «к отгрузке». Если мы вернемся к нашему «заказу клиентов», обновим информацию о нем, то мы увидим, что заказ отгружен на 100%, и по нему ожидается оплата. Собственно говоря, давайте и проведем такую оплату.
Безналичная оплата от покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Пусть оплата у нас будет поступать безналичным способом, и проведем мы ее вводом на основании распоряжений.
Для этого перейдем в раздел «Казначейство», выберем «безналичные платежи», и на вкладке «к поступлению» укажем, что основанием платежа у нас будут выступать документы расчетов наш «заказ клиента».
На основании него можно оформить поступление безналичных денежных средств. Пусть у него будет произвольный номер платежного поручения от сегодняшнего числа.
Обязательно установим флаг, что документ проведен банком. Можно проверить сумму платежа и расшифровку. Убедимся, что у нас указан «заказ клиента №2». Покупателем выступает магазин «Техника для дома (Вологда)».
Такое поступление безналичных денежных средств можно провести и закрыть.
Если сейчас мы обратимся к списку наших заказов, то мы увидим, что по заказу отражена 100% оплаты. 100% отгрузки мы уже видели раньше. И текущее состояние заказа – он готов «к закрытию». Соответственно, можно закрыть данный заказ как полностью отработанный.
Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 дополнительно предупреждает нас, что у полностью отработанных, выделенных заказов в списке будет установлен статус «закрыт», подтверждаем данное действие.
Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документооборота операций, связанных с реализацией товаров с ордерных складов.
Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление торговлей 11 (1С:УТ) в облаке обращайтесь по телефонам
+7 499 322 87 87 или на e-mail: ut4u@1c.yar.ru
Ордерные склады в УТ 11
Настройка ордерной схемы документооборота, отражение основных операций приемки и отгрузки на ордерном складе.
Ордерную схему документооборота (ДО) целесообразно использовать в том случае, если:
- финансовые документы по расчетам с поставщиками и клиентами оформляет один человек (менеджер), а фактическую приему/отгрузку товаров со склада регистрирует в программе другой человек (кладовщик),
- перечисленные выше сотрудники удалены друг от друга.
При использовании ордерной схемы ДО принято выделять две важные составляющие операций закупок и продаж: изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом и отражение складских движений по номенклатуре. За изменение взаиморасчетов в таком случае отвечает документ Приобретение товаров и услуг (для закупок) и Реализация товаров и услуг (для продаж), а складские движения обеспечивают ордера — приходный и расходный.
В рамках урока мы рассмотрим отражение в УТ 11 трех видов операций:
- закупка у поставщика,
- перемещение товаров,
- продажа клиенту.
Настройка УТ 11 в части ордерного хранения
Здесь включаем использование ордерных складов и выбираем порядок оформления накладных и расходных ордеров (чаще всего вначале создаются накладные, а затем ордера).
Необходимо выбрать вариант формирования расходного ордера, на выбор 3 варианта:
- расходный ордер (РО) формирует кладовщик из рабочего места Отгрузка,
- РО формирует менеджер из списка документов продажи,
- РО формируется автоматически на основании накладой.
В нашем примере мы остановимся на первом варианте.
Также нужно выбрать очередность создания накладной и приходного ордера (в нашем случае сначала будет формироваться накладная, а потом ордер).
Ввод НСИ, приходные и расходные операции
Создадим два ордерных склада. В карточке склада на первой вкладке никаких нововведений (по сравнению с неордерными складами):
На второй вкладке нужно выбрать операции, для которых необходимо применять ордерную схему:
Для более детального контроля обработки ордеров пользователями есть смысл установить использование статусов. Также можно установить дату, начиная с которой на складе действует ордерная схема (при пустой дате считается, что на складе ордерная схема действовала всегда).
Отразим закупку у поставщика.
Создаем новый документ, заполняем шапку, выбираем ордерный склад:
На второй закладке указываем сведения о номенклатуре:
Проводим документ. Открыв отчет по задолженности поставщикам, увидим что она выросла на сумму документа:
А вот номенклатура на склад не поступила:
Впервые на сайте?
Помимо обучающих статей и видеоуроков здесь вы найдете большое количество внешних разработок для типовых конфигураций 1С.
Они позволят вам проще и быстрее выполнять рутинные операции в программе, а также
добавят совершенно новые функции.
90% разработок авторские и представлены
только на этом сайте.
Для отражения складской приемки введем приходный ордер, для этого откроем рабочее место Приемка:
В верхнем отборе нужно выбрать склад, после этого заполнится список необработанных распоряжений на оформление приходных ордеров. Видим, что появилось новое распоряжение, выделяем его в списке и нажимаем Создать ордер:
Открывается форма нового документа (почти полностью заполненного):
Для документа можно установить определенный статус:
Для автоматического заполнения количества можно воспользоваться кнопкой:
При необходимости, кладовщик прямо из формы документа может зарегистрировать штрихкод выбранного товара, создать упаковку, отредактировать реквизиты номенклатуры (добавить картинку, артикул, ввести весогабаритные характеристики и т.п.):
Для дополнительной проверки можно нажать на кнопку Проверить и пересчитать товар заново (с использование ТСД, сканера штрихкода или вручную):
В реальной жизни чаще всего при приемке на склад кладовщик выполняет следующую последовательность действий:
- по товаросопроводительным документам от поставщика находит нужное распоряжение в списке распоряжений в рабочем месте Приемка,
- на основании найденного распоряжения создает приходный ордер,
- проводит ордер, распечатывает из него Бланк приемки товаров (или Приходный ордер на товары),
- пересчитывает привезенный поставщиком товар, заносит данные в распечатанный бланк,
- данные из бланка переносит в ордер (корректирует колонку количество, как вариант еще и упаковку),
- переводит документ в статус Принят, проводит и закрывает.
Вот список всех доступных форм из приходного ордера:
В рабочем месте приемки появляется новый ордер:
Теперь можем убедиться, что номенклатура фактически поступила на склад:
Для анализа состояний распоряжений на оформление приемки (т.е. чтобы проверять, по всем ли финансовым документам оформлены ордера) можно воспользоваться отчетом Выполнение приемки товаров:
Оформление операций перемещения между ордерными складами и продажи с такого склада продемонстрированы в видеоуроке
Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант
Контроль работы ордерного склада
В программе 1С рекомендуется разделить процесс оформления финансовых и складских документов, для этого в системе предусмотрено использование «ордерных складов». Ордерная схема — это разделение операций по движению товаров на финансовые и складские.
Рассмотрим пример работы ордерного склада на операции «Приемка товара». 1С:ERP или 1С:Управление торговлей позволяют отдельно включать возможность работы по ордерной схеме для каждого склада. После включения этой настройки
- документ «Приобретение товаров и услуг» отражает приход только по финансовому учету
- для оформления поступления по складскому учету нужно оформить документ «Приходный ордер»
Как только склад стал ордерным важно оперативно отслеживать расхождения между складскими и финансовыми документами. Основные ошибки:
- отсутствие финансовых документов в системе – забыли ввести
- расхождение между финансовым документом и ордером – указали различные номенклатуры, различные характеристики или серии.
Для своевременного контроля за расхождениями в 1С:ERP предусмотрен отчет «Контроль оформления документов товародвижения». Отчет сверяет данные между двумя контурами и дает рекомендации по исправлению расхождений. Если не вести постоянную работу с отчетом, то все расхождения между документами и фактическим наличием товара будут обнаружены только на инвентаризации, когда прошло уже слишком много времени с момента потери товара. Это приведет к огромным финансовым потерям компании.
Рассмотрим работу типового отчета «Контроль оформления документов товародвижения».
По документу «Заказ поставщика» рекомендация «Оформите приобретение товаров и услуг» – это означает, что складской документ «Приходный ордер» уже оформлен, а финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» — не оформлен или оформлен на меньшее количество.
С помощью отчета можно контролировать все необходимые операции: приемка от поставщика, перемещение между складами, оформление излишков и недостач, отгрузка.
- По «Заказу клиента» не завершено оформление «Расходного ордера»
- По виду операции «Оформление излишков и недостач» не оформлены складские акты для отражения недостач.
В типовом отчете реализована простая логика – отображаются все операции, по которым не закончена цепочка документов (не хватает финансового, складского документа, либо документы различаются). В типовой отчет попадают сразу две группы товаров: «товары в пути» и настоящие расхождения. Для эффективного контроля за реальными расхождениями мы должны отделить их от товаров, которые реально находятся по дороге на склад. На своих проектах внедрения мы выполняем доработку отчета, которая позволит отделить товары в пути от расхождений.
В первую очередь определяем «Допустимое время обработки» — это срок на оформление документов. Например, на предприятии принято оформлять сначала «Приобретение товаров и услуг», а в течение 5-ти дней после этого «Приходный ордер». В зависимости от соблюдения этого срока товары будут попадать в один из двух разделов.
- Расхождения в учете – документы не оформлены в допустимые сроки или оформлены с ошибками
- Товары в пути – товар еще не прибыл на склад или не превышен срок обработки документ
Такая доработка отчета позволить видеть только реальные расхождения в системе и оперативно их исправлять. Для обеспечения постоянной работы сотрудников с отчетом предлагаем несколько инструментов.
- Еженедельная рассылка отчета с расхождениями.
- Блокировка проведения документов при наличии расхождений.
Например, при проведении документа «Расходный ордер» проверять – есть ли по аналогичной номенклатуре расхождения на складе. Тогда проведение расходного ордера станет доступным только после исправления обнаруженных расхождений.
Перед внедрением подсистемы «Склад» обязательно нужно подготовить систему 1С и максимально заблокировать ошибочные действия пользователей, сделать систему надежной. Это возможно благодаря внедрению контроля расхождений. Плюсы внедрения:
- Все расхождения на складах исправляются оперативно.
- Уменьшение недостач в компании.
- Финансовые документы соответствуют складским документам и фактическому наличию товара.