Сортировка данных в Excel по нескольким столбцам
Сортировка данных – это интегральная часть анализа. Сортировка позволяет быстро отобразить данные для их легкого восприятия и понимания. Сортировка в Excel позволяет организовать и быстро находить нужные значения для принятия наиболее эффективных решений. Программа Excel предоставляет широкие возможности для сортировки. Можно выполнять сортировку данных по нескольким условиям и столбцам и даже на основе цвета заливки ячеек.
Как сделать сортировку в Excel по нескольким столбцам
Инструмент сортировки в Excel всегда под рукой. Например, настраиваемую сортировку можно включить на закладке: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка» или на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
Допустим у нас имеется таблица, которую нужно сортировать по нескольким столбцам:
Чтобы отсортировать диапазон ячеек по нескольким условиям следует:
- Перейдите на любую ячейку диапазона, который содержит данные и включите настраиваемую сортировку одним из выше описанных способов. Например, так:
- В появившемся окне активируйте галочкой опцию «Мои данные содержат заголовки».
- Откройте выпадающий список «Сортировать по:» и выберите опцию «Дата». Во второй секции оставляем значение выпадающего списка по умолчанию «Значения», а в третьей «Порядок» выбираем опцию «От старых к новым».
- Кликните на кнопке «Добавить уровень». В первой секции выбираем опцию «Город», во второй «Значение», в третьей «От А до Я».
- Еще раз добавьте новый уровень (новое условие сортировки). На новом уровне в первом выпадающем списке выбираем опцию «Продавец», а остальные оставляем без изменений – «Значение» и «От А до Я».
- Снова нажмите на кнопку «Добавить уровень». В первой секции указываем «Сумма», вторая секция – без изменений, а в секции «Порядок» должно быть значение «По возрастанию». И нажите ОК.
Список отсортирован по 4 условиям:
- Самая старая дата – 20.07.2017.
- В этой дате название города в алфавитном порядке – Екатеринбург.
- Далее в этой дате в этом городе первый продавец по алфавиту – Луналика.
- Наименьшая сумма продаж Луналики в городе Екатеринбург за 20.07.2017 – 47 817,00₽.
Максимальное количество уровней в настраиваемой сортировке может достигать до 64-ох условий. Обратите внимание на несколько дополнительных опций, которые помогают организовать и создавать новые условия в окне настраиваемой сортировки. Слева от кнопки «Параметры» находиться две кнопки со стрелками:
Благодаря им можно упорядочить порядок выполнения условий в нижней области уровней. Порядок положений уровней существенно влияет на конечный результат сортировки по нескольким условиям. Если условия мало чем отличаются между собой можно воспользоваться кнопкой «Копировать уровень». В результате под активным (выделенным) уровнем создается новый с такими же параметрами критериев, где пользователю остается лишь внести небольшие корректировки.
В третьей секции «Порядок» пользователь определяет тип сортировки значений в области одного столбца. Стоит заметить, что Excel автоматически подставляет опции к формату значений, находящихся в столбце. Например, для дат порядок сортировки будет «От старых к новым» или наоборот, а для чисел – «По возрастанию». В связи с этим упорядочиться условия в соответствии с типом исходных значений. Но что если в одном столбце несколько типов значений (например, текст и числа)? Тогда порядок сортировки будет выполняться по тем типам которых больше в данном столбце.
Внимание! Каждый раз при вызове инструмента «Настраиваемая сортировка» следует обращать внимание включена или отключена опция «Мои данные содержат заголовки» (в правом верхнем углу диалогового окна инструмента). Если заголовков на самом деле нет, а данная опция включена это негативно отразиться на правильности сортировки данных, так как значения в первой строке не примут участия и не будут учитываться. Программа воспримет такие значения за названия заголовков.
Другие способы сортировки списков в Excel
Чтобы сортировать список данных, можно его заменить на таблицу. Таким образом сортировка может быть выполнена с помощью выпадающего меню появившихся в заголовках столбцов таблицы. Для этого:
- Перейдите курсором на любую ячейку в область данных и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Таблица» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T.
- В появившемся окне «Создание таблицы» автоматически заполниться поле ввода ссылкой на диапазон ячеек. При необходимости измените его на свой адрес. Если же после вызова диалогового окна поле ввода «Укажите расположения данных таблицы:» оказалось пустым, то заполните его ссылкой на необходимый диапазон.
- Активируйте галочкой опцию «Таблица с заголовками» и нажмите на кнопку ОК.
Список преобразован в таблицу Excel.
Полезный совет! Выпадающие списки меню автофильтра, имеют такие же опции сортировки по возрастанию и убыванию:
Можно не создавать таблицу а просто перейти курсором в любую ячейку списка данных и включить автофильтр: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».
- Excel Formula Examples
- Создать таблицу
- Форматирование
- Функции Excel
- Формулы и диапазоны
- Фильтр и сортировка
- Диаграммы и графики
- Сводные таблицы
- Печать документов
- Базы данных и XML
- Возможности Excel
- Настройки параметры
- Уроки Excel
- Макросы VBA
- Скачать примеры
Сортировка данных в Excel
При работе с данными в Excel может понадобиться их упорядочить. Например, в большой организации нужен список сотрудников в алфавитном порядке фамилий, а также списки их в порядке убывания или возрастания стажа работы, возраста или размера зарплаты. Для решения этой задачи не требуется вводить данные несколько раз. С помощью механизма сортировки в Excel легко отсортировать имеющиеся данные в нужном порядке.
Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.
Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.
Сортировка по одному критерию
- В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
- На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
- Выбрать нужную кнопку:
– сортировка по возрастанию или 
сортировка по убыванию.
Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.
Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.
Многоуровневая сортировка
- Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.
Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.
- На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
- Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).
Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:
- Имя столбца для сортировки.
- Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
- Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).
Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.
Сортировка по форматированию
Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.
Пошаговый порядок действий:
- Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
- На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
- В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
- В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
- Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
- При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.
Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.
- После выбора сортировки нажать кнопку ОК.
Как сортировать по нескольким столбцам в Excel
Часто вам может потребоваться сортировка по нескольким столбцам в Excel. К счастью, это легко сделать с помощью параметра « Пользовательская сортировка ».
В этом учебнике представлен пошаговый пример того, как использовать пользовательскую сортировку на практике.
Шаг 1: Создайте данные
Во-первых, давайте создадим поддельный набор данных для работы:
Шаг 2. Сортировка по нескольким столбцам
Далее мы будем сортировать данные следующим образом:
- Во-первых, отсортируйте по размеру домохозяйства от наибольшего к наименьшему.
- Затем отсортируйте по фамилии от А до Я.
Для этого выделите каждый из столбцов, включая заголовки:
Затем выберите параметр « Сортировка и фильтр » в разделе « Редактирование » на вкладке « Главная ». В раскрывающемся меню нажмите Пользовательская сортировка .
В появившемся окне отсортируйте по размеру домохозяйства и выберите « От наибольшего к наименьшему ».
Затем нажмите « Добавить уровень » в верхнем левом углу, отсортируйте по фамилии и выберите от А до Я.
Как только вы нажмете OK , данные будут автоматически отсортированы:
Обратите внимание, что строки отсортированы по размеру домохозяйства от наибольшего к наименьшему, поэтому домохозяйство с размером 7 отображается первым.
Затем мы сортируем по фамилии от А до Я. Это означает, что для любых домохозяйств одинакового размера мы определяем их порядок путем сортировки от А до Я.
Например, каждое из домохозяйств размером 4 сортируется от А до Я:
Обратите внимание, что в этом примере мы сортировали по двум столбцам, но с помощью параметра « Пользовательская сортировка » вы можете сортировать по любому количеству столбцов.
Сортировка данных в Excel по строкам и столбцам с помощью формул
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
- Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
- Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
- Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида:
Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
- Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
- Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
- Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
- Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
- Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
- Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
- В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
- В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
- Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
- Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
- Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
- Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
- Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
- Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
- В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
- Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
- Excel Formula Examples
- Создать таблицу
- Форматирование
- Функции Excel
- Формулы и диапазоны
- Фильтр и сортировка
- Диаграммы и графики
- Сводные таблицы
- Печать документов
- Базы данных и XML
- Возможности Excel
- Настройки параметры
- Уроки Excel
- Макросы VBA
- Скачать примеры