Дистанционная работа с Google Workspace
Приложения для видеовстреч, группового чата и совместной работы над документами позволяют легко организовать дистанционный рабочий процесс и взаимодействие между участниками команды.
Проводите виртуальные встречи
С помощью Google Meet вы можете проводить встречи с большим количеством участников (до 250 пользователей одновременно), записывать их для последующего просмотра или транслировать для аудитории размером до 100 000 человек.
Работайте в команде
Работайте вместе с сотрудниками над документами, презентациями и таблицами в режиме реального времени и отслеживайте все изменения с помощью истории версий.
Обеспечьте взаимодействие всех сотрудников
Используйте общий календарь, храните файлы на общем диске и поддерживайте связь со всей командой с помощью групповых чатов, в которых могут общаться до 150 пользователей.
Часто задаваемые вопросы
Как использовать Гугл документы офлайн, инструкция для работы с Google диском без доступа к сети
Нет доступа в интернет? И вы задумались как сделать Гугл документы доступными офлайн? Нет ничего проще. Популярный и удобный онлайн-сервис прекрасно работает без подключения к интернету. Нужно лишь подготовиться заранее. Рассказываю подробно что нужно сделать, чтобы настроить доступ и спокойно работать с документами Google при отсутствии интернета. Google Docs — удобный текстовый редактор, мало отличающийся от привычного Word, электронные таблицы и презентации выполненные по подобию офисного пакета от Microsoft. Все инструменты доступны любому пользователю зарегистрированному в Google. Достоинств у сервиса много, перечислять не буду. Есть и недостатки. Главный, доставляющий неудобства, это привязка к интернету. Нет проблем с интернетом, его качеством и количеством, всё работает отлично. Если доступ в интернет отсутствует, а работать нужно, испытываешь разочарование сервисом и ощущаешь дискомфорт. На самом деле отсутствие доступа к сети не является препятствием, просто такой ситуации необходимо подготовиться заранее. Google Docs прекрасно обходятся без интернета, предоставляя пользователям возможность использовать сервис без сети и без ограничений.
Где хранятся документы Google
По умолчанию все файлы хранятся в облаке Google Disk. Это позволяет экономить место, освобождая дисковое пространство компьютера (планшета, телефона). А раз файлы хранятся удалённо, то и доступа к ним при отсутствии подключения к сети нет. Нет и возможности их редактировать. Гугл Докс позволяет сделать выбор и указать какие документы и файлы хранящиеся в облаке вы хотите использовать офлайн. Указанные файлы в фоновом режиме будут скачаны на устройство и станут доступны для работы и редактирования в любое время, даже при отсутствии подключения.
Файлы и папки, выбранные как доступные в автономном режиме, хранятся в кэше каталога пользователя и недоступны с помощью проводника Windows. Доступ к ним возможен только через приложение «Google Drive» (виртуальный диск) или через браузер «Google Chrome» с установленным расширением «Google документы офлайн».
При восстановлении доступа к сети изменённые файлы синхронизируются с облаком, и последняя обновлённая версия будет доступна с любого устройства. При желании можно сделать доступными офлайн все файлы хранящиеся в облаке, если объём памяти устройства позволяет это сделать.
Что нужно, чтобы сделать Гугл документы доступными офлайн
Для настройки офлайн доступа к документам необходимо подключение к интернету и наличие свободного дискового пространства на вашем устройстве. А для работы с документами при отсутствии интернета нужен ещё и браузер Google Chrome. Установить браузер можно перейдя по ссылке Google Chrome на официальный сайт. Дополнительно в браузер Google Chrome нужно добавить бесплатное расширение «Google документы офлайн». Для этого следует перейти в интернет-магазин Chrome, найти необходимое расширение и нажать кнопку «Установить». Вы можете сделать это сейчас используя ссылку на расширение в интернет-магазине Chrome. Если вместо кнопки «Установить» вы видите кнопку «Удалить из Chrome» – значит расширение уже установлено. После установки убедитесь что расширение включено. Это можно сделать в настройках браузера, в разделе «Расширения». Теперь всё готово для настройки офлайн доступа к документам Гугл.
Как включить офлайн доступ в Гугл докс
После того как установлены Chrome и расширение открываем браузер и входим в аккаунт Google. Далее открываем Google DIsk. В правом верхнем углу окна нажимаем на значок настройки в виде шестерёнки и в выпадающем меню выбираем вкладку настройки. В настройках необходимо установить галочку в пункте «Офлайн доступ» (Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету).
Офлайн доступ к документам и файлам можно также включить в настройках любого из сервисов – Документов, Таблиц или Презентаций. Если вы сделаете это в каком-то одном из указанных сервисов (или на Диске), в остальных файлы и документы тоже станут доступны офлайн.
Следующим шагом нужно выбрать файлы, которые вы хотите назначить доступными в режиме офлайн. Для этого открываем Google DIsk на компьютере, правой кнопкой мыши нажимаем на нужный файл и в выпавшем меню включаем «Офлайн доступ». В результате рядом с файлом доступным офлайн появится соответствующий значок.
Теперь отмеченные таким образом файлы станут доступны в режиме офлайн. Чтобы проверить доступен ли файл при отсутствии интернета, нужно открыть его на компьютере в Документах, Таблицах или Презентациях и нажать на значок Cloud done — «Посмотреть статус документа».
Выбрать файлы, с которыми вы хотите работать офлайн можно не только на диске, но и в сервисах Гугл Документы, Таблицы или Презентации. Для этого нужно открыть главный экран, нажать на значок «Ещё» (три вертикальные точки) рядом с названием нужного файла и в выпавшем меню включить офлайн доступ. В результате рядом с названием файла появится соответствующий значок.
Как работать с Google документами и файлами в режиме офлайн
Работа с документами и файлами в режиме офлайн не отличается от обычной работы в онлайн режиме. Затруднение может возникнуть только при открытии файлов, так как найти их через проводник невозможно. Как открыть нужный файл, если непонятно где он находится? Я решил эту проблему следующим образом – добавил ярлык Google DIsk в закладки браузера. Теперь при отсутствии интернета использую закладку – появляется соответствующая страница, где видны все доступные документы и файлы. Удобно их открывать и редактировать. Файл к которому обращались ранее отображается в редакторе, таблицах или презентациях в последних документах. Его можно открыть непосредственно из программы.
Заключение
Ничего сложного и необычного при работе с Google Docs в офлайн режиме нет. Ограничений функциональности сервиса тоже нет. Единственное, что надо помнить — файлы которые вы сделаете доступными офлайн будут занимать место на устройстве. Если оно у вас ограничено, то следует внимательно подходить к выбору таких файлов. Я достаточно подробно изложил процесс подготовки онлайн офиса к работе в условиях когда отсутствует интернет. Трудностей с настройкой возникнуть не должно. И всё же, если что-то осталось непонятным задайте вопрос в комментариях, я постараюсь помочь вам разобраться и при необходимости дополню статью. Так же буду рад услышать ваше мнение о сервисе Google Docs. Сталкивались ли вы с какими-либо проблемами при работе с документами в режиме офлайн и как их решали. На этом у меня всё! С Уважением, Александр
Понравилась статья? Поделись!
- Вконтакте
- Одноклассники
Динамометрический ключ Matrix 14160, обзор и отзыв, стоит ли покупать автомобилисту Удобное кострище из кирпича на даче своими руками, пошаговая инструкция и смета
«Google Таблицы» для новичков: как создать таблицу и работать с ней
Большая инструкция со скриншотами. Рассказываем о совместном доступе, сортировке, фильтрации, функциях, диаграммах и много о чём ещё.
Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media
Ксеня Шестак
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
«Google Таблицы» (Google Sheets, «Гугл-таблицы») — онлайн-инструмент для создания и ведения электронных таблиц. В нём можно работать совместно с другими пользователями в режиме реального времени. Например, вносить изменения в один рабочий файл одновременно со всеми коллегами из отдела.
«Google Таблицы» — аналог программы Microsoft Excel. Принципы работы у них схожи. Но, в отличие от Excel, «Google Таблицы» не нужно устанавливать на компьютер — работать в них можно с любого устройства, подключённого к интернету. Также «Google Таблицы» полностью бесплатны.
В подробном гайде рассказываем, как устроены «Google Таблицы», и разбираем на примерах, как ими пользоваться. Материал будет полезен любым специалистам, которые работают с данными, таблицами и графиками, — например, маркетологам, менеджерам, аналитикам и другим диджитал-специалистам.
- Как создать новую Google-таблицу
- Как работать с файлом
- Как работать с ячейками, столбцами и строками
- Как посмотреть историю изменений
- Как настроить совместный доступ
- Как удалить и восстановить таблицу
- Как сделать сортировку и фильтрацию
- Как поменять формат данных
- Как сделать условное форматирование
- Как проверить данные
- Как создавать сводные таблицы
- Как создавать комментарии и примечания
- Как работать с функциями
- Как создавать диаграммы
- Как использовать горячие клавиши в «Google Таблицах»
- Как узнать больше о работе в «Google Таблицах»
Как создать новую Google-таблицу
Создать новую таблицу в «Google Таблицах» можно двумя способами:
- через главную страницу сервиса;
- через «Google Диск».
Чтобы пользоваться любым сервисом Google, нужен аккаунт Google. При переходе по ссылкам выше система предложит войти в кабинет с действующим логином и паролем или создать новые, если аккаунта ещё нет.
Чтобы создать новую таблицу в «Google Таблицах», нужно на главной странице нажать на окно «Пустой файл» в верхнем левом углу. Или выбрать любой шаблон таблицы — например, «Табель учёта рабочего времени», «Отчёт о расходах», «Диаграмма Ганта» и так далее. В первом случае новая таблица будет пустой, во втором — частично оформленной.
На главной странице «Google Таблиц» также отображаются все таблицы, в которых пользователь работал ранее. Их можно отсортировать по названию, дате просмотра, дате изменений. Чтобы открыть существующую таблицу, достаточно кликнуть по ней один раз.
Чтобы создать новую таблицу через «Google Диск», нужно нажать кнопку «Создать» в верхнем левом углу страницы и выбрать «Google Таблицы».
Если нажать на стрелку правее названия опции, система также предложит несколько шаблонов.
После создания новой таблицы её нужно назвать. Для этого в верхнем левом углу нужно выделить «Новая таблица» и вписать своё название.
Отдельно сохранять данные в «Google Таблицах» не нужно. Сервис в процессе работы автоматически сохраняет каждое изменение в таблице. Можно просто закрыть файл с таблицей — все данные останутся в нём. Чтобы изменить их в дальнейшем, нужно снова зайти на свой «Google Диск» или на главную страницу «Google Таблиц» и выбрать нужный файл.
Как работать с файлом в «Google Таблицах»
Файл в «Google Таблицах» состоит из нескольких областей: шапка и выпадающее меню, панель инструментов, строка функций, область таблицы, нижнее меню. Разберём каждую из них подробнее.
Шапка и выпадающее меню. Это верхняя область файла. На ней расположены, например:
- Окно с названием файла.
- Кнопка для быстрого перемещения таблицы в другую папку на «Google Диске».
- Кнопка для просмотра изменений файла — с помощью неё можно увидеть, какие пользователи и когда вносили изменения в таблицу. Подробнее об этом говорим ниже.
- Кнопка «Настройки доступа» — с помощью неё создатель таблицы выбирает, кто сможет просматривать файл и вносить изменения. Подробнее об этом говорим ниже.
- Меню «Файл» — здесь можно, например, создать копию документа, импортировать его в другое место, поделиться им с другим пользователем, отправить на печать или удалить. Также здесь можно скачать Google-таблицу в нужном формате — например, PDF, XLSX или HTML.
- Меню «Вид» — в нём можно, например, закрепить часть строк или столбцов таблицы, изменить масштаб.
- Меню «Вставка» — с помощью него можно, например, добавить дополнительные строки и столбцы, создать диаграмму или функцию по выбранным значениям таблицы, добавить рисунок, комментарий или примечание.
- Меню «Формат» позволяет выбрать тему оформления таблицы, размер шрифта, формат значений — например, числовой или текстовый — и так далее.
- Меню «Данные» — здесь можно сделать сортировку или фильтрацию значений таблицы, разделить сплошной текст на столбцы, удалить лишние пробелы или повторы.
- Меню «Инструменты» позволяет проверить правописание, настроить автозаполнение таблицы, настроить уведомления о комментариях.
Панель инструментов. На неё вынесены основные действия из выпадающего меню, о которых мы говорили выше. Как правило, их в работе с таблицами используют чаще всего. C помощью кнопок на панели можно:
- отменить или повторить действие;
- распечатать документ;
- копировать форматирование — настроить выбранные ячейки таблицы под один формат;
- изменить масштаб;
- изменить формат данных — например, увеличить или уменьшить количество знаков после запятой, сделать формат процентным или денежным;
- выбрать стиль и размер шрифта;
- изменить форматирование текста — выбрать начертание шрифта и цвет текста;
- изменить форматирование ячеек — выбрать цвет заливки и толщину границ таблицы;
- настроить перенос и изменить выравнивание текста в ячейке;
- вставить ссылку, комментарий, диаграмму;
- создать фильтр.
С помощью стрелки вверх в правой части панели инструментов можно свернуть область шапки и выпадающего меню. Тогда самой верхней областью станет панель инструментов.
Строка функций. В неё пользователи вводят параметры функций для обработки данных в таблице — например, для проведения арифметических расчётов или проверки на соответствие заданным условиям. Подробнее о работе с функциями будем говорить ниже.
Область таблицы. Это основная рабочая область в «Google Таблицах» — лист, расчерченный на строки и столбцы. В этой области пользователь вводит значения, проводит расчёты, меняет оформление и так далее.
Нижняя панель. На ней показаны листы таблицы. С помощью кнопки + можно добавить новые листы. Это удобно, когда данные нужно разделить по месяцам, фамилиям сотрудников или другим параметрам.
Если кликнуть на стрелку вниз, находящуюся справа от названия листа, появится дополнительная панель. С помощью неё можно копировать данные листа, переименовать его, изменить цвет ярлыка, установить защиту и так далее.
Как работать с ячейками, столбцами и строками в «Google Таблицах»
Область таблицы состоит из ячеек, которые сгруппированы в столбцы и строки. Их можно добавлять, очищать, удалять, объединять, скрывать или закреплять. Разберём, как выполнить основные действия.
Добавляем дополнительную строку или столбец. Выделяем строку, выше или ниже которой нужно добавить дополнительную, и кликаем по ней правой кнопкой мыши.
В появившемся меню выбираем нужное действие: «Вставить строку выше» или «Вставить строку ниже». После этого в таблице появляется новая пустая строка.
Дополнительный столбец добавляется по аналогии с новыми строками. Для этого выделяем столбец, правее или левее которого нужно добавить новый. Затем вызываем выпадающее меню правой кнопкой мыши и выбираем нужное действие: «Вставить столбец слева» или «Вставить столбец справа».
Также можно добавить сразу несколько пустых строк или столбцов — например, четыре. Для этого нужно выделить одновременно четыре строки или четыре столбца, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие.
Очищаем строку или столбец. Для этого выделяем нужную строку или столбец — можно сразу несколько — и кликаем правой кнопкой мыши. В меню выбираем «Очистить». Из таблицы пропадают значения выбранных ячеек, и выбранные строки или столбцы остаются пустыми.
Удаляем строку или столбец. Для этого выделяем нужные строки или столбцы и кликаем правой кнопкой мыши. В меню выбираем «Удалить». После этого из таблицы пропадают не только данные ячеек, но и весь столбец или строка.
Объединяем ячейки. Для этого выбираем нужные ячейки и на панели инструментов нажимаем кнопку «Объединить ячейки».
Если во всех ячейках есть данные, при объединении сохранятся только данные самой верхней левой ячейки.
Скрываем строку или столбец. По аналогии с перечисленными выше действиями выделяем области таблицы, которые нужно скрыть (но при этом не удалять). Дальше нажимаем правую кнопку мыши и выбираем действие «Скрыть».
В результате выбранные строки или столбцы пропадают с экрана, но нумерация не сбивается. В примере ниже по нумерации строк — 1,2,3,9 — видно, что скрыто пять строк.
Чтобы скрытые ячейки снова отобразились, нужно нажать на стрелку вверх или вниз возле номера строки или столбца.
Закрепляем строку или столбец. Выбираем нужную область и кликаем правой кнопкой мыши. Выбираем «Показать другие действия» → «Закрепить до строки 1».
После этого выбранная строка или столбец будут всегда отображаться на листе при пролистывании данных таблицы вниз или влево. Чаще всего так «замораживают» шапки или первые столбцы таблиц, чтобы их названия всегда были перед глазами.
Как посмотреть историю изменений в «Google Таблицах»
Выше мы говорили, что «Google Таблицы» автоматически сохраняют все действия, которые выполняют пользователи. В любой момент можно открыть сохранённые версии и посмотреть, какие пользователи работали с документом и какие изменения они вносили.
Чтобы открыть историю изменений, нужно нажать на кнопку с часами в правом верхнем углу.
Появится новое окно. В основной области показана таблица, а цветом на ней выделены части, в которые пользователи вносили изменения. Каждому пользователю соответствует свой цвет.
Справа — в области «История версий» — показано время изменений и имена пользователей, которые их внесли. Чтобы вернуть старую версию файла, нужно выбрать нужное изменение и в верхней панели нажать кнопку «Восстановить эту версию».
Как настроить совместный доступ в «Google Таблицах»
По умолчанию в файле «Google Таблиц» может работать только его владелец — тот, кто этот файл создал. Чтобы другие пользователи тоже могли читать и комментировать файл или вносить изменения, нужно открыть им доступ.
Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки доступа» в правой части верхнего меню.
В появившемся окне можно добавить людей — ввести их email-адреса в верхней строке — или выбрать группы пользователей — например, открыть доступ всем, у кого будет ссылка на файл.
Здесь же нужно выбрать уровень доступа:
- Уровень «Читатель» позволит только читать таблицу.
- Уровень «Комментатор» позволит читать таблицу и добавлять комментарии.
- Уровень «Редактор» даст полный доступ к документу: выбранные пользователи смогут читать, комментировать и редактировать его данные.
Как удалить и восстановить таблицу в «Google Таблицах»
Удалить файл с таблицей можно тремя способами:
- В выпадающем меню «Файл» выбрать действие «Удалить».
- На главной странице «Google Таблиц». Для этого нужно нажать на три точки возле названия документа и выбрать «Удалить».
- В папке на «Google Диске», где хранится этот файл. Для этого нужно также нажать на три точки справа от названия документа и выбрать «Удалить».
Удалённые файлы хранятся в корзине 30 дней — в течение этого времени их можно восстановить.
Для этого нужно перейти в корзину «Google Диска», найти нужный файл, нажать на три точки справа от его названия и выбрать «Восстановить». В результате документ вернётся в ту же папку на диске, где он хранился ранее.
Как работать с данными в «Google Таблицах»
Данные в таблицу можно вносить тремя способами:
- вводить с клавиатуры;
- копировать и вставлять — с помощью правой кнопки мыши или горячих клавиш;
- импортировать из других источников — через выпадающее меню «Файл».
Отредактировать данные в таблице можно тремя способами:
- кликнуть по ячейке два раза;
- кликнуть по ячейке один раз и нажать Enter;
- кликнуть по ячейке один раз и внести изменения в строке формул.
Ниже разберём основные возможности для работы с данными в «Google Таблицах».
Как сделать сортировку
Сортировка — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организуют в необходимом порядке. В «Google Таблицах» её можно выполнить по возрастанию и убыванию чисел или по алфавиту — от А до Я и от Я до А.
Сортировать данные можно только по столбцу. Для этого нужно выделить любую ячейку столбца, по данным в котором нужно отсортировать данные. Затем в выпадающем меню «Данные» выбрать действие «Сортировать лист» и нужный вариант сортировки.
В примере на скриншотах выше инструмент сортировки не учёл, что в таблице была шапка с заголовком, и отсортировал её вместе со всеми данными. Чтобы заголовок оставался на месте, нужно выполнять сортировку другим способом.
Для этого полностью выделим столбец, который нужно отсортировать. В меню «Данные» выберем «Сортировать диапазон» (при предыдущем способе, когда мы выбирали только ячейку, эта опция была недоступна) и «Расширенные настройки сортировки диапазонов».
В появившемся окне поставим галочку возле «Данные со строкой заголовка» — тогда инструмент сортировки учтёт, что в таблице есть шапка, и не будет её сортировать. Здесь же выберем вариант сортировки — «А→Я» или «Я→А» — и нажмём «Сортировать».
В результате инструмент отсортировал все строки, расположенные ниже шапки таблицы. Заголовок остался на месте.
Как сделать фильтрацию
Фильтрация — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. В результате в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.
Фильтр в «Google Таблицах» устанавливается сразу на все столбцы заполненной таблицы. Для этого нужно выделить любую ячейку таблицы и нажать на значок фильтра на панели инструментов.
Второй вариант — сделать фильтрацию через меню «Данные» → «Создать фильтр».
В результате в каждом столбце рядом с заголовком появится дополнительный значок фильтра. Чтобы выполнить фильтрацию, нужно нажать на этот значок и выбрать нужные параметры. Для примера оставим в таблице только продажи менеджера Тригубова.
Фильтрация, настроенная таким способом, отфильтрует данные для всех пользователей файла. Чтобы установить фильтр, который будет виден только одному пользователю, есть другой путь.
Нужно выбрать любую ячейку таблицы и в меню «Данные» нажать «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».
Как поменять формат данных
Формат определяет то, как будут отображаться данные в ячейках. Например, с помощью изменения формата можно к значению ячейки добавить знак процента или обозначение денежной единицы. Также форматирование позволяет изменить количество знаков после запятой или разделить группы разрядов в числах.
Основных форматов семь:
7) формат времени.
Поменять формат в «Google Таблицах» можно двумя способами: через выпадающее меню «Формат» или на панели инструментов. На скриншотах показываем, как это сделать.
Как сделать условное форматирование данных
Форматирование данных — изменение внешнего вида текста и ячеек. Например, начертания, размера или типа шрифта, выравнивания текста в ячейке, цвета заливки, толщины границ, принципа переноса текста по строкам.
Все инструменты для форматирования расположены на панели инструментов или в выпадающем меню «Формат».
Условное форматирование — изменение вида ячеек в зависимости от того, какие данные в этих ячейках находятся. Например, когда в ячейке появляется слово «Продано», автоматически меняется цвет её заливки.
Условное форматирование можно настроить для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца или одной ячейки.
Для примера зададим форматирование с таким условием: если стоимость авто больше или равна 2 000 000 рублей — ячейка с ценой этого авто должна окраситься в зелёный цвет.
Для настройки правила нажмём на выпадающее меню «Формат» и выберем «Условное форматирование». В окне слева добавим наши условия: диапазон с ценами, «больше или равно 2 000 000» и цвет заливки. Нажмём «Готово» — ячейки, которые соответствуют этому условию, окрасятся в зелёный.
Как проверить данные
Инструмент проверки данных позволяет определить, соответствует ли выбранный диапазон заданным условиям. Например, в одном ли формате введены значения, нет ли в ячейке лишних пробелов или корректно ли проставлены даты.
Для примера проверим, нет ли лишних пробелов в ячейках столбца с ценами.
Для этого выделим столбец, который нужно проверить, выберем выпадающее меню «Данные» → «Настроить проверку данных».
В появившемся окне слева нажмём кнопку «Добавить правило» и введём значения:
- диапазон добавился автоматически, так как ранее мы его выделили;
- критерий проверки — «Текст не содержит»;
- значение критерия — в нашем случае текст не должен содержать пробелов, поэтому нажмём в этом окошке клавишу пробела.
В результате в ячейках, в которых есть ошибки — пробелы, в верхнем углу появились красные метки. Если навести на них курсор, появится комментарий: «Ошибка! Введите текст который не содержит аргумент » «».
Как создать сводную таблицу
Сводные таблицы — инструмент для анализа данных. Они позволяют собрать информацию из обычных таблиц, обработать её, сгруппировать в блоки, провести необходимые вычисления и вывести итог в виде отчёта.
Разберём на примере. Приготовим отчёт о продажах по менеджерам автосалона. Для этого выделим любую ячейку таблицы с данными о продажах и в выпадающем меню «Вставка» нажмём «Создать сводную таблицу».
Затем в появившемся окне выберем, где она будет расположена — на этом же листе «Google Таблиц» или на новом, — и нажмём «Создать».
В результате откроется новый лист «Сводная таблица», где мы дальше будем выбирать наполнение нашего отчёта.
В редакторе сводной таблицы в правой части экрана выберем, какие поля будут в сводной таблице. Поля взяты из исходной таблицы с первого листа: «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём двигателя, л», «Цена, руб.», «Дата продажи», «Продавец».
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила Ф. И. О. менеджеров по продажам, даты сделок и цены проданных авто.
Для этого в область строк добавим поля «Продавец» и «Дата продажи» — нажмём кнопку «Добавить» и выберем нужные.
Сводная таблица в левой части экрана формируется автоматически — появились фамилии менеджеров и даты продаж. Теперь добавим цены проданных в эти дни авто.
Для этого справа в редакторе добавим поле «Цена, руб.» в область «Значения». В результате в сводной таблице появятся цены.
С помощью кнопки — слева от фамилии менеджеров можно свернуть все даты, и сводная таблица покажет только сумму сделок с участием каждого менеджера и итоговую сумму продаж автосалона.
По такому же принципу можно строить другие отчёты — в зависимости от того, какую информацию для анализа нужно получить.
Как создать комментарии и примечания
К ячейкам «Google Таблиц» можно оставлять комментарии и примечания.
Комментарии подходят для работы в команде — например, с их помощью можно поставить задачу другому пользователю. Примечания удобно оставлять для себя — допустим, чтобы вернуться к этой части таблицы в следующий раз.
Ячейки с комментариями выделяются жёлтой меткой в правом верхнем углу, с примечаниями — чёрной.
Чтобы оставить примечание или комментарий, нужно выделить ячейку и либо кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие, либо нажать на выпадающее меню «Вставка» и выбрать действие там.
Комментарий также можно добавить через панель инструментов.
Можно ответить на комментарий или закрыть его. Для этого нужно нажать на окно с комментарием и выбрать действие.
На примечания отвечать нельзя.
Как работать с функциями в «Google Таблицах»
Функции (или формулы) — инструменты электронных таблиц, с помощью которых обрабатывают данные. Например, проводят простые математические вычисления или проверяют данные на соответствие условиям.
«Google Таблицы» поддерживают те же функции, что и большинство других редакторов электронных таблиц. Полный их список можно посмотреть в справке Google. Там можно отфильтровать все функции по назначению, найти их описание и синтаксис — название функции и аргументы, которые нужно ввести, чтобы она сработала.
Функции в «Google Таблицах» вводят по такой схеме:
- Выбрать пустую ячейку и поставить знак = непосредственно в этой ячейке или в строке формул.
- Ввести название функции — например, СУММ, СРЗНАЧ или ОКРВНИЗ. Можно начать вводить первые буквы названия — откроется список, из которого можно будет выбрать нужную функцию.
- Ввести аргументы функции — данные для вычислений. Их можно ввести вручную с клавиатуры или выбрать ячейки или диапазоны таблицы.
- Нажимают Enter.
Для примера суммируем цены проданных автомобилей. Выберем ячейку, в которой появится результат вычислений. Введём в ней =СУММ — эта функция суммирует значения.
«Google Таблицы» показывают подсказку — какие аргументы нужно ввести, чтобы функция сработала. Данные для суммирования можно вводить по одному через знак; либо выбрать весь диапазон, значения в котором нужно суммировать.
Выберем диапазон столбца «Цены, руб.» и нажмём Enter. Функция суммировала значения столбца и выдала результат.
Как создавать диаграммы в «Google Таблицах»
Диаграммы — способ графического отображения информации. С помощью них можно визуализировать данные таблицы и показывать зависимости между ними.
Для примера создадим график продаж автосалона — сколько денег в какие дни было получено. Выделим столбцы таблицы с данными для диаграммы — в нашем случае это «Дата продажи» и «Цена, руб.».
Затем в выпадающем меню «Вставка» нажмём «Диаграмма».
Сервис автоматически построит диаграмму, которую считает самой подходящей для такого типа данных.
Справа на экране появилась панель редактирования диаграмм — с её помощью можно вносить изменения:
- Поменять тип диаграммы — например, выбрать точечную, столбчатую, линейчатую или круговую.
- Выбрать другой диапазон данных в таблице.
- Поменять местами оси X и Y.
Во вкладке с дополнительными настройками редактора можно изменить оформление диаграммы — например, поменять стиль, название, цвета, толщину линий и так далее.
Как использовать горячие клавиши в «Google Таблицах»
Горячие клавиши нужны для ускорения работы. Это комбинации клавиш, при нажатии на которые в программе выполняются разные действия. Каждому действию соответствует своя комбинация клавиш.
Вот основные горячие клавиши для работы в «Google Таблицах»:
- Ctrl + пробел — выделить столбец;
- Shift + пробел — выделить строку;
- Ctrl + A — выделить всю таблицу;
- Ctrl + K — вставить ссылку;
- Ctrl + Home — вернуться в начало листа;
- Home — вернуться в начало строки;
- Ctrl + С — копировать выделенные данные;
- Ctrl + V — вставить выделенные данные;
- Ctrl + X — вырезать выделенные данные;
- Ctrl + K — вставить ссылку.
Полный перечень горячих клавиш можно посмотреть в справке «Google Таблиц»: выпадающее меню «Справка» → «Быстрые клавиши».
Как узнать больше о работе в «Google Таблицах»
- В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в электронных таблицах с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, настраивать фильтрацию.
- Также Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-погружение в Excel и „Google Таблицы“ за 3 дня». Он подходит новичкам и тем, кто хочет эффективнее использовать электронные таблицы. На нём учат создавать и оформлять таблицы, использовать формулы и функции, анализировать данные с помощью сводных таблиц, объединять данные из разных источников, использовать горячие клавиши.
- У преподавателя курса и интенсива, о которых мы говорим выше, — Рената Шагабутдинова — есть электронная книга «Google Таблицы. Это просто». В ней он вместе с соавтором рассказывает обо всех функциях и инструментах этого сервиса. Книга подойдёт не только новичкам, но и опытным пользователям электронных таблиц.
- Также у Рената Шагабутдинова есть телеграм-канал «Google Таблицы». В нём он показывает, как работать с электронными таблицами, на примерах реальных кейсов.
Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны
- Уроки Excel: главные функции, о которых должен знать каждый
- Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
- Как установить фильтр и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами
- Логические функции в Excel: для чего нужны и как их использовать. Примеры со скриншотами
- Power Pivot в Excel: как выгрузить данные из внешних источников и собрать их в одну базу
Google Colab: что это такое и как с ним работать
Colab используют, чтобы создавать код на Python прямо в браузере.
Виктория Дербенченко
Автор статьи
4 марта 2022 в 10:54
Google Colaboratory — бесплатная среда, чтобы писать код в jupyter notebook. Она функционирует по принципу облака, поэтому над одним проектом могут работать одновременно несколько человек. Программа предоставляет доступ к графическим процессорам GPU и TPU. Благодаря их мощности можно исследовать искусственный интеллект и развивать приложения на основе нейросетей. Сервис бесплатный. Единственное ограничение — через 12 часов данные удаляются.
Кому нужен Google Colab
С помощью Colab пишут код на Python прямо в браузере, и здесь же он выполняется. Всё, что требуется, — доступ к гугл-аккаунту.
Colab позволяет использовать в одном файле исполняемый код, html-разметку, картинки. Всё будет храниться на гугл-диске. Этими файлами можно делиться: разрешать просматривать, редактировать и оставлять комментарии для совместной работы.
Colab подходит специалистам по обработке данных и разработчикам нейросетей. Он помогает:
- сортировать данные,
- строить визуализации,
- проводить машинное обучение,
- создавать системы для big data,
- составлять прогнозы,
- писать руководства.
Так что знание языка Python помогает сделать более быстрой и эффективной работу аналитика данных. Освоить эту профессию можно в Skypro на курсе «Аналитик данных». В программе есть блок, который посвящен изучению Python для обработки и визуализации данных.
Как работать с Google Colab
Colab поддерживает версии Python 2.7 и 3.6, но не работает с языками R или Scala. Есть ограничения по времени. Если оставить блокнот в режиме ожидания, через полчаса система выключит процессоры.
Подготовка
Colab по умолчанию сохраняет блокноты на гугл-диске. Перед началом работы убедитесь, что вы вошли в аккаунт, а затем создайте отдельную папку под готовые проекты.
Запустите блокнот. Нажмите «Создать» → «Еще» → Google Colaboratory. Чтобы переименовать блокнот, щелкните на имя файла.
Настройка
Определитесь с процессором. Если выбрать слишком мощный, есть риск вылететь из блокнота. Чтобы попасть в настройки процессора, выберите вкладку «Среда выполнения» и команду «Сменить среду управления».
Запуск основных команд Python
В Colab много встроенных библиотек Python: Pandas, NumPy, Scikit-learn. Чтобы посмотреть полный список, введите команду:
!pip list
Чтобы импортировать сторонние библиотеки, используйте команды:
!pip install имя_библиотеки import имя_библиотеки
Полное погружение в маркетинг: новая работа через 9 месяцев
Оставляем доступ к материалам навсегда
Обратите внимание на восклицательный знак. В Colab его ставят перед большинством команд.
Попробуйте запустить простой код. Например, напишите в строке ввода:
import time print(time.ctime())
Чтобы выполнить код, щелкните на значок Play в левой части окна кода. Через некоторое время вы увидите результат:
Пн 27 дек 12:01:26 2021
Чтобы очистить строку, щелкните на значок крестика в левой части окна.
Запуск или импорт файлов .py
Чтобы подключить сторонние файлы с данными или кодом, нужно импортировать утилиту drive. Она монтирует диск к Colab:
from google.colab import drive drive.mount ('/content/drive')
Когда выполните код выше, подтвердите, что разрешаете использовать диск.
Как импортировать файлы:
- напрямую закидывать на диск;
- скачать из интернета;
- скачать с Git-репозитория.
Последние два варианта исполняют непосредственно из Colab, дополнительно используют встроенные утилиты.
Возьмем типичный для новичков код:
print("Hello World!")
Это команда, которая выводит на экран содержимое введенной строки — Hello World. Закиньте это в файл test.py и положите его в корень диска. После монтирования диска введите команду !ls, чтобы проверить наличие файла:
!ls /content/drive/MyDrive/
Чтобы исполнить файл, введите команду запуска !python3 и путь до файла:
!python3 '/content/drive/MyDrive/test.py'
Чтобы скачать репозиторий (GitHub, Bitbacket и другие), используйте команду
!git clone path\to\repo
После скачивания он будет доступен по пути /content/name_repo.
!git clone https://github.com/FabiozZz/test_colab/blob/master/test.py
Скачанный репозиторий будет лежать в /content/test_colab.
Чтобы выполнить этот код через !python3, команда выглядит так:
!python3 '/content/test_colab/test.py'
Чтобы скачать файл из интернета — команда
!wget path/to/link
Для примера скачаем картинку. Напишем команду:
!wget -P drive/MyDrive https://www.gettyimages.com/gi-resources/images/500px/983794168.jpg
Здесь добавляем флаг -P, чтобы указать место, куда сохраняем файл.
Облачные среды, которые похожи на Google Colab
Yandex DataSphere — платный сервис с тарификацией по времени. Когда зарегистрируете аккаунт, в начале пробного периода получите грант 4000 ₽, который действует 60 дней.
Kaggle Kernels — сервис с поддержкой R и различными интеграциями. Время доступа к процессорам — 9 часов.
Azure Notebooks, как и Yandex DataSphere, тарифицируется по времени. Поддерживает языки Python, .Net, JS, Java, Go.