Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?
Недавно мои постоянные клиенты озадачили меня таким вопросом: «Почему у нас изменилась сумма в одной из строк баланса за прошлый год?». Главный бухгалтер решила сформировать бухгалтерскую отчетность за 9 месяцев текущего года, просто чтобы проверить правильность данных в программе. И при сверке текущего баланса с балансом предыдущего года обнаружила расхождение в колонке «На 31 декабря 2013 года». В этой статье я расскажу вам о возможных причинах такой ситуации.
Первым делом, хочется напомнить лишний раз о такой вещи, как дата запрета изменения данных. Надеюсь, что большинство из вас о ней хорошо знает, но тем не менее много проблем происходит именно из-за того, что её забывают устанавливать. Наиболее часто жалобы на изменение данных от пользователей 1С можно услышать после обновления программ, как правило, на линию консультаций поступают звонки с фразами вроде «Мальчик пришел, обновил нашу программу, и у меня все цифры полетели в отчетах». Такая ситуация действительно может произойти, но не по вине «мальчика», а из-за того, что в программе не установлена дата запрета. Ведь при обновлении, когда происходят изменения в структуре конфигурации, программа зачастую перепроводит документы незакрытых периодов. Это необходимо для корректной работы. И вот если в её доступе остается не только текущий налоговый период, но и предыдущие, когда дата запрета не установлена, то могут начаться проблемы с расхождением данных в отчетах.
Поэтому обязательно устанавливайте дату запрета изменения после каждой сдачи отчетности. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 это можно сделать на вкладке «Операции».
В 1С: Комплексная автоматизация 8 и ряде других программ 1С в меню «Сервис».
Но у моих клиентов, о которых я рассказывала в начале статьи, дата запрета изменений регулярно устанавливается. Причем даже не каждый квартал, а каждый месяц после закрытия. Но тем не менее, расхождения всё равно появились, хотя казалось бы, что это невозможно.
Дело в том, что помимо проводок, которые формируются документами, на заполнение отчетных форм влияют еще и настройки некоторых элементов справочников. И если Вы их измените по каким-то причинам (специально или случайно), то данные в отчетности за весь период учета в программе могут измениться. Это будет заметно в том случае, если Вы решите перезаполнить какой-то отчет или в случае с бухгалтерской отчетностью, где присутствуют данные предыдущих отчетных периодов. С какими же справочниками нужно быть аккуратными?
1) Справочник «Прочие доходы и расходы» — в нем хранится аналитика, которая используется для 91 счета. Значение имеет поле «Вид прочих доходов и расходов».
Если Вы обращали внимание, то при расшифровке показателей в бухгалтерских отчетах, связанных с прочими доходами и расходами, указывается, какие именно виды попадают в данную строку. И если изменить вид у какого-то из элементов, по которому есть остатки или обороты, то он может не попасть в отчет.
А вот для заполнения декларации по налогу на прибыль, кроме этого, значение имеет еще и галочка «Принимается к налоговому учету» (НУ), которую также не рекомендуется трогать лишний раз. Если Вам понадобилась аналитика, которая не принимается к налоговому учету, то лучше добавить новый элемент с такой настройкой, но не изменять существующий.
2) Справочник «Расходы будущих периодов» — в этом справочнике есть такой замечательный реквизит «Вид актива в балансе», от которого зависит, в какую строку баланса попадет сумма РБП.
Если поменять этот вид, то в целом сумма баланса не изменится, однако появится расхождение по строкам.
Также нужно быть аккуратными со справочником «Статьи затрат» и его реквизитом «Вид расхода», который тоже опосредованно может повлиять на данные отчетов.
Конечно, у меня не получится описать все возможные причины подобных расхождений в одной статье. Да и мои клиенты не перестают меня удивлять всё новыми и новыми неожиданными ситуациями. Поэтому если у Вас остались вопросы, или Вы никак не можете понять, что произошло именно в Вашем случае, то пишите о своих сложностях в комментариях к статье или на форуме в разделе «Задать вопрос», предварительно зарегистрировавшись. Будем разбираться вместе!
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Как влияют на работу 1с незакрытые периоды
Все мы знакомы с такой замечательной регламентной операцией как «Закрытие месяца» в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).
- Ситуация
- Делаем резервную копию
- Вдумчиво читаем ошибки
- Обманываем программу
- Очищаем регистр «Неактуальные регламентные операции»
- Настраиваем регистр «Исключенные из перепроведения месяцы»
Ситуация
И все мы были в ситуации, когда нужно закрыть период, а программа начинает требовать перепровести и закрыть предшествующий период.
Начинаешь закрывать предыдущий период, а она снова требует перепровести ранние периоды.
И так до бесконечности. Перепроводишь старые периоды — ползут цифры, а отчетность уже сдана. И год закрыт. Это настоящий кошмар для бухгалтера. Что делать?
Делаем резервную копию
Прежде всего, перед тем как закрывать период — я настоятельно рекомендую сделать резервную копию базы. Это позволит нам смело перепроводить документы, зная, что в случае чего всегда сможем вернуться к первоначальному состоянию. О том как сделать резервную копию написано здесь.
Вдумчиво читаем ошибки
Следующий момент. Если мы собираемся проделать все закрытия месяца, скажем, за 2013 год — сначала нужно отменить все закрытия месяца за год, а потом последовательно, начиная с января 2013 года выполнять закрытие месяца за закрытием месяца.
Дальше. Вдумчиво вчитывайтесь в ошибки, которые пишет программа. Делайте пропуск операции только в самом крайнем случае. Обычно достаточно правильно настроить параметры и корректно провести закрытие первого месяца в году и дальше всё идет как по нотам. Потратьте время, разберитесь с этими ошибками один раз и забудьте про них навсегда.
Но вот, предположим у нас уже закрыты все года до 2013 (или нам вообще перенесли все документы из старой редакции 2.0 в 1С 8.3) и нам нужно делать закрытие 2013 года, не изменяя прошлые года. Начинаем проводить закрытие января 2013 года, а программа ругается — мол повторите закрытие декабря 2012! Не поддавайтесь. Потому что если начнете перепроводить закрытие 2012 — поползут все цифры, а год уже закрыт.
Обманываем программу
В этом случае правильно заставить 1С:Бухгалтерию 8.3 думать, что 2012 год закрыт верно и перепроводить там ничего не нужно.
О том как это сделать ниже по шагам.
Очищаем регистр «Неактуальные регламентные операции»
- Откройте пункт меню «Функции для технического специалиста. «. О том как это сделать написано здесь.
- Найдите в открывшемся окне пункт «Регистры сведений». Раскройте его на плюсик.
- В списке регистров найдите пункт «Неактуальные регламентные операции«. Откройте его.
- Удалите все элементы из этого окна. Выделяйте по очереди и нажимайте Delete или кнопку удаления на панели.
Настраиваем регистр «Исключенные из перепроведения месяцы»
Внимание! В новых версиях Бухгалтерии Предприятия (с версии 3.0.63.20 точно) больше не используется регистр «Исключенные из перепроведения месяцы».
Теперь прямо в закрытии месяца можно кликнуть по ссылки «Перепроведение документов» и выбрать вариант «Перепроведение не требуется».
Если закрытие месяца всё ещё требует повторного проведения документов за прошлый год — снова откройте меню «Функции для технического специалиста. «, найдите и откройте в нём регистр сведений «Исключенные из перепроведения месяцы«.
Ваша задача создать на каждый месяц 2012 года (напоминаю, что мы пытаемся делать закрытие 2013 года, а 1С ругается на то, что нужно перепроводить 2012) отдельную запись в этом регистре (при помощи кнопки Создать):
Исключим из перепроведения январь 2012 — запись будет такой:
Нажмём кнопку «Записать и закрыть».
Затем февраль 2012:
И так далее до декабря.
Теперь у вас должно получиться провести закрытие месяца за январь 2013.
Какие ещё есть варианты?
Здесь буду описывать истории от читателей, которыми они делятся при разборах ошибки закрытия месяца у себя.
Читательница из Брянска пишет:
В 1с 8.3 работаем с 2016 г., а сама фирма с 2013 года. Сейчас попробовала удалить приемы на работу сотрудников с 2013, приняла их с 01.12.15 года (остатки по з/п вводила). И ВСЕ ЗАРАБОТАЛО)))) УРА!
Иван Ватумский делится своим случаем:
Пользователи перепровели документы в 2015, после чего потребовалось вновь перезакрыть 2015 год.
Тут выяснилось, что в операции «Закрытие месяца» за нужный период не отображается ни одной операции.
Оказалось, что причина этого в регистре сведений «Даты ввода начальных остатков», которые были установлены как раз на 31.12.2015 и тем самым давали указание программе не совершать регламентные операции закрытия месяца.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как выданные авансы отражаются в бухгалтерском балансе (+ видео)
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.88.28.
С 2021 года согласно пункту 45 ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н) в бухгалтерской (финансовой) отчетности необходимо раскрывать авансы, выданные в связи с приобретением запасов. Организация может принять решение о досрочном применении ФСБУ 5/2019.
Аналогичное требование есть в пункте 23 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» (утв. приказом Минфина России от 17.09.2020 № 204н вместе с ФСБУ 6/2020 «Основные средства»). ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 применяются, начиная с отчетности за 2022 год, но организация вправе применять указанные стандарты досрочно.
Начиная с версии 3.0.88 в «1С:Бухгалтерии 8 выданные авансы можно отражать в бухгалтерском балансе по разным строкам. Для этого в форме Учетная политика (раздел Главное — Настройки — Учетная политика) появился переключатель Авансы, выданные поставщикам, отражаются в балансе.
По умолчанию переключатель установлен в положение Одной строкой в дебиторской задолженности.
Для выполнения требований ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 26/2020 переключатель следует установить в положение Отдельными строками по видам активов. В поле Применять с требуется указать период, начиная с отчетности за который будут действовать внесенные изменения.
Если выданные поставщикам авансы организация хочет отражать в балансе отдельными строками уже с отчетности за 2020 год, то для начала применения можно указать Декабрь 2020 г. (не обязательно начало 2020 гола).
В какую строку баланса будет включаться аванс, зависит от актива, который организация ожидает получить от поставщика.
После внесенных изменений в настройки учетной политики в карточке договора с поставщиком (раздел Справочники – Покупки и продажи — Договоры) появляется новая сворачиваемая группа Отражение в финансовой отчетности, где размещается с дополнительный реквизит Авансы, выданные по договору, отражаются в балансе как.
Указанный реквизит (далее — признак отражения авансов в балансе) может принимать одно из следующих значений:
- Запасы;
- Основные средства;
- Прочие активы;
- Дебиторская задолженность.
По умолчанию признак отражения авансов в балансе установлен в значение Дебиторская задолженность.
Если аванс выдан поставщику с целью приобретения основных средств, то следует установить значение признака Основные средства. Если для приобретения сырья, материалов или товаров для перепродажи — то значение Запасы. Значение Прочие активы указывается в случаях приобретения прочих других активов (например, прав на использование программного обеспечения).
Не обязательно устанавливать значение признака отражения авансов в балансе для каждого договора с поставщиком. Достаточно выполнить инвентаризацию расчетов с поставщиками на конец отчетного периода и проставить признак только для незакрытых выданных авансов.
Значение признака отражения авансов в балансе, установленное в карточке договора с поставщиком, определяет, в какую строку баланса включаются авансы, выданные по указанному договору, при автоматическом заполнении бухгалтерской (финансовой) отчетности:
- Основные средства – по строке 1190 «Прочие внеоборотные активы»;
- Запасы – по строке 1260 «Прочие оборотные активы»;
- Прочие активы – по строке 1260 «Прочие оборотные активы»;
- Дебиторская задолженность – по строке 1230 «Дебиторская задолженность».
Неявки по невыясненным причинам
ЗУП 3.1. Как влияют НН Неявки по невыясненным причинам на продолжительность положенного отпуска сотруднику, где настраивается это влияние?
По теме из базы знаний
- Отчет по отпускам, неявкам и отпускам по уходу за ребенком.
- Не закрытые Неявки по невыясненным причинам
- Отчет по переработке сотрудника за год для ЗиКБУ1.0 (Зарплата и кадры бюджетного учреждения, редакция 1.0)
- Ведомость контроля дней неявок по невыясненным причинам
- Учет отсутствия сотрудников на работе в конфигурации 1С:ЗУП
- Дата
- Дата
- Рейтинг всех уровней
- Рейтинг 1-го уровня
- Древо развёрнутое
- Древо свернутое
Свернуть все
3. GSokolov 320 23.09.19 20:23 Сейчас в теме(1) На продолжительность самого отпуска никак не влияют. Влияют на стаж для предоставления отпуска и, соответственно, на продолжительность рабочего года и права на компенсацию отпуска при увольнении. Если в ЗУП 3.1. не указана причина невыхода как болезнь, то эти дни не учитываются в стаже до тех пор, пока этот период не перекроется другим документом (больничный, отпуск б/с и пр.). «Настраивается» только как раз перекрытием периода невыхода вводом документа законного отсутствия на рабочем месте или прогулом, другой настройки нет.
4. trn 24.09.19 09:46 Сейчас в теме
(1)
Неявки по невыясненным причинам свыше 14 дней в году(не перекрытые документами законного отсутствия,-как указано предыдущим оратором ) «сдвигают» т.н. «рабочий год» на количество дней свыше 14.
Например, сотрудник принят 11 июня, права на отпуск 28 календарных дней.
-за период 11.06.19-10.07.19 ему причитается 2.33 дня
-за период 11.07.19-10.08.19- еще 2.33.
Если в августе у него было 19 дней (14 +5 ) НН, то «рабочий год» сдвигается на 5 дней:
-за период 11.08.19-15.09.19 -полагается 2.33
-за период 16.09.19-15.10.19-2,33 и т.д.2. Svetlana_E 5 23.09.19 18:24 Сейчас в теме
Если эти неявки перекроются б/л, то никак. А если останутся, то это либо прогулы, либо д.б. отпуск без содержания. А «настраивается» это в Трудовом кодексе.
Статья 121. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
время фактической работы;время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Это значит что в стаж для исчисления отпуска входит 14 дней отпуска без содержания. Все дни свыше 14 сдвигают период отпуска.