Какую электронную подпись можно использовать в сервисе 1с эдо

Какие подписи подходят для 1С-ЭДО?

Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром (список УЦ: https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/). Данная подпись должна соответствовать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если у Вас нет соответствующего сертификата, то при подключении 1С-ЭДО будет возможность получить усиленную квалифицированную электронную подпись на сотрудника организации от удостоверяющего центра ООО «НПЦ 1С». https://portal.1c.ru/applications/31

Также вам может быть интересно:

Что нужно для подключения 1С-ЭДО

Для подключения и использования 1С-ЭДО понадобится:

1. Программный продукт 1С с поддержкой ЭДО

Со списком прикладных решений 1С, в которых реализован функционал ЭДО, можно ознакомиться по ссылке: https://1c-edo.ru/handbook/28/2561/.

При необходимости ЭДО можно встроить в любые другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8». Материалы по встраиванию размещены на сайте ИТС в разделе «Инструкции по разработке на 1С»: https://its.1c.ru/section/dev.

2. Программный продукт 1С должен быть зарегистрирован на Портале ИТС https://portal.1c.ru/, и логин интернет-поддержки должен быть сохранен в программе (см. раздел «Администрирование» \ «Интернет-поддержка пользователей»)

Тарифы сопровождения включают право пользователя на отправку определенного количества пакетов электронных документов без дополнительной оплаты. С информацией по тарифам можно ознакомиться на сайте 1С-ЭДО в разделе «Тарифы»: http://1c-edo.ru/tarify/.

3. Криптопровайдер

Для работы с электронным документооборотом в программных продуктах 1С поддерживается работа с двумя криптопровайдерами: КриптоПро CSP и VIPNet CSP. Криптопровайдер можно установить при подключении к 1С-ЭДО или произвести его установку заранее:

Версии VIPNet с соответствием операционной системы — ссылка.

Версия КриптоПро CSP с соответствием операционной системы — ссылка.

За более подробной информацией рекомендуем обращаться напрямую к производителям криптопровайдеров.

! Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии.

4. Сертификат электронной подписи

Для работы с электронным документооборотом нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром (список УЦ: https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/). Данная подпись должна соответствовать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если у организации нет электронной подписи, то при подключении 1С-ЭДО будет возможность ее заказать с помощью сервиса 1С:Подпись: https://portal.1c.ru/applications/31.

5. Доступ в интернет

На рабочем месте пользователя должен быть открыт доступ к следующим ресурсам:

telnet 1c.com 80

telnet 1c.com 443

telnet webits.1c.ru 80

telnet webits.1c.ru 443

telnet 1c-api.taxcom.ru 80

telnet 1c-api.taxcom.ru 443

telnet login.1c.ru 80

telnet login.1c.ru 443

telnet 1c-edo.ru 80

telnet 1c-edo.ru 443

telnet edo-integration.1c.ru 443

Протокол HTTPS

При использовании серверной версии программного продукта 1С доступ к указанным адресам должен быть открыт с того компьютера, где размещена информационная база.

6. Произвести настройки электронного документооборота в программном продукте 1С

Типовой пример настройки ЭДО в программном продукте 1С можно посмотреть по ссылке: http://1c-edo.ru/handbook/22/3992/

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.

Электронная подпись для ЭДО

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — усиленные квалифицированные (КЭП). Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами. НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами. Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно. Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

уменьшаются расходы на печать документов;
внутри программы ведётся история файлов;
работа сотрудников становится более прозрачной;
есть возможность автоматизации поиска необходимых файлов;
документы готовятся по стандартным формам;
файлы автоматически классифицируются по разным критериям;
уменьшается риск потери или порчи документов.

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

защита от перехвата информации;
защита файла от изменений после отправки.

Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.

С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.

Электронная подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. После заверения документ будет иметь юридическую силу, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти через нескольких сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Где получить ЭП для документооборота

В зависимости от получателя, электронную подпись для ЭДО выдают в разных удостоверяющих центрах.

КЭП для руководителей юридического лица или ИП

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают КЭП в УЦ ФНС или доверенных лиц. Электронная подпись выдаётся только будущему владельцу. Получить подпись по доверенности не получится. Необходимо лично явиться в выбранное отделение налоговой. При себе нужно иметь паспорт, ИНН, СНИЛС и USB-токен типа А, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий носитель для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

Для ускоренной процедуры выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

КЭП для сотрудников организации и доверенных лиц

Работники юридического лица, доверенные лица и самозанятые получают КЭП в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Их перечень указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Указанные категории владельцев получат квалифицированную электронную подпись физического лица. Чтобы работать от лица ИП или руководителя организации с ней нужно использовать машиночитаемую доверенность. Она наделит сотрудника необходимыми полномочиями

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Сертификат КЭП физлица содержит в себе только информацию о гражданине, без привязки к работодателю. Поэтому её можно применять для личных целей. Например, поступить в вуз, оформить сделку купли/продажи квартиры, получить госуслуги и многое другое.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлица. Подписи, выпущенные в «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП», придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Если работникам не нужно участвовать в торгах или взаимодействовать с госорганами, то оформлять КЭП для каждого не обязательно. Есть решение, которое позволяет взаимодействовать с контрагентами, осуществлять внутренний и кадровый документооборот. Это массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для своих сотрудников. Он исключает покупку токенов для каждого пользователя. Подпись будет хранится в облаке, а система встраивается в ЭДО компании.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Электронная подпись в электронном документообороте (ЭДО)

Для обмена документами между компаниями или с госорганами понадобится только цифровой канал связи доверенного оператора ЭДО. Но чтобы документы были валидны, а сделки — законны, необходима электронная подпись (ЭП).

В этой статье:

Как работает электронная подпись
Виды электронных подписей в ЭДО
Квалифицированная электронная подпись — КЭП
Неквалифицированная электронная подпись — НЭП
Простая электронная подпись — ПЭП
Какую ЭЦП выбрать для ЭДО
Кому не обойтись без электронной подписи
Как получить электронную подпись
Как работать с электронной подписью
Подписи сотрудника и руководителя
КЭП от Диадока
Вопрос-ответ

Электронный документооборот (ЭДО) — способ организации обмена документами как внутри компании, так и во взаимодействии с контрагентами и органами государственной власти.

diadoc

Поможем выпустить КЭП для ЭДО

Начните обмениваться электронными документами уже через несколько дней

ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит:

расходы на канцтовары, печать, отправку бумаг станут меньше;
для хранения данных не понадобится физический архив — нужное сохранится на серверах оператора. Доступ будет открыт круглосуточно, а поиск станет удобным благодаря фильтрам;
минимизирован риск порчи или потери договоров, актов, счетов-фактур и других документов;
отправить и получить документы можно за считанные секунды;
участники ЭДО могут видеть все этапы движения документа — от подачи до подписания всеми ответственными.

Также с электронным документооборотом вы сможете сохранять конфиденциальность данных, снизить количество ошибок, упростить взаимодействие с Федеральной налоговой службой и даже повысить лояльность партнеров.

Еще одно преимущество — оптимизация рабочих процессов. Свободные от бумажной волокиты сотрудники смогут направить силы на актуальные задачи.

Как работает электронная подпись

Документ, обладающий юридической силой, подтверждает факты или события. А значит, может служить в качестве доказательства в госорганах, включая суды. Для того чтобы юридическую силу получил электронный документ, применяется технология электронной подписи.

ЭП не только визирует документ и делает возможной проверку авторства подписи, но и гарантирует, что после подписания в итоговую версию документа не вносились изменения. Электронный документооборот ведется через систему оператора ЭДО — например, СКБ Контур. Он подтверждает достоверность подписи и грамотное, соответствующее требованиям законодательства оформление каждого документа, для которого ФНС утвержден формат.

При этом некоторые виды ЭП будут придавать электронным документам юридическую силу только при соблюдении конкретных условий. Они перечислены в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Виды электронных подписей в ЭДО

Федеральный закон № 63 определяет нюансы использования электронных подписей. В статье 5 этого нормативно-правового акта четко обозначены виды ЭП:

простая электронная подпись,
усиленная электронная подпись: неквалифицированная и квалифицированная.

Только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, без оговорок считается равнозначным собственноручно завизированному бумажному варианту. У остальных ЭП есть нюансы.

Переходите на юридически значимый ЭДО с Диадоком

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная из ЭП. Она представляет собой записанный на электронный носитель (токен) шифр и не только подтверждает, что документ был отправлен конкретным человеком, но и гарантирует, что после подписания не вносилось никаких изменений.

Безопасность достигается за счет того, что:

технология КЭП контролируется ФСБ — ведомство сертифицирует программное обеспечение и определяет строгую структуру сертификата;
подпись может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ);
ЭП работает только в связке со СКЗИ — средством криптографической защиты информации.

Квалифицированная электронная подпись позволяет адресату проверить, кто и когда подписал документ. Вдобавок ее файл включает в себя информацию о содержимом документа, следовательно, фальсификации невозможны. СКЗИ проверяет, совпадают ли данные в документе с данными в файле подписи. Если они идентичны, значит, изменения после визирования не вносились.

КЭП сразу, без уточнения внутренним дополнительным соглашением, придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому такая подпись — основной вид ЭП, используемый для электронного документооборота, в том числе для:

сдачи отчетности в контролирующие органы;
участия в электронных торгах;
регистрации онлайн-кассы;
обмена договорами, соглашениями, счетами и иными документами с контрагентами и сотрудниками.

В ряде случаев КЭП и вовсе единственный возможный выбор. Речь о формализованных документах — счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), их корректировках. Электронный документооборот с государственными информационными системами и органами — Росреестром, ФСС, ПФР и другими — тоже возможен только с КЭП.

Оставьте заявку на подключение к Диадоку и выпуск КЭП

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Эта электронная подпись тоже обладает серьезной защитой: как и в случае с КЭП, при ее создании используются криптографические алгоритмы. Такая технология позволяет проверить личность подписанта и отсутствие изменений. Однако ФСБ не контролирует технологию и не определяет структуру сертификата НЭП, а получить такую подпись можно в любом удостоверяющем центре, даже если у него нет аккредитации Минцифры.

Главные пользователи неквалифицированной электронной подписи — предприниматели и юридические лица со значительным объемом внутреннего или внешнего электронного документооборота. С помощью НЭП они могут:

подавать письменную аргументацию в арбитражный суд;
получать аккредитацию и участвовать в процедурах на электронных торговых площадках;
вести корпоративный ЭДО — подписывать договоры, платежные поручения, приказы;
обмениваться электронными данными с партнерами, контрагентами. Для этого понадобится лишь соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной собственноручной.

При создании подписи пользователь получает два ключа — открытый и закрытый. С помощью последнего и генерируются ЭП, поэтому его нужно держать в тайне. Хранится он либо на специальном носителе, либо в компьютере пользователя.

Простая электронная подпись — ПЭП

Такая подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Это те самые СМС-коды от банка, созданные электронными системами пароли или связка «логин-пароль» в личных кабинетах. ПЭП:

создается без помощи криптошифрования и содержится в самом документе, поэтому степень защиты невысокая;
не требует установки дополнительного программного обеспечения;
не может использоваться для подписания документов, связанных с гостайной;
не подойдет для взаимодействия с ФНС и другими государственными структурами.

Получите КЭП и обменивайтесь юридически значимыми документами в Диадоке

Если простая электронная подпись нужна для ведения ЭДО с контрагентами, стороны должны договориться о признании ее равной собственноручной подписи. В противном случае юридическая значимость ПЭП признана не будет.

Также участники ЭДО должны заключить соглашение, в котором нужно прописать:

правила проверки подписи;
обязанность подписанта соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа (например, никому не сообщать код из СМС).

Чаще всего ПЭП применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, на портале госуслуг, внутри корпоративного электронного документооборота.

Какую ЭЦП выбрать для ЭДО

В работе организации могут применяться разные виды электронных цифровых подписей (ЭЦП). Это зависит от задач, если государством или федеральными органами госвласти не установлены требования к тем или иным документам.

Квалифицированная электронная подпись — наиболее совершенная, защищенная и универсальная. Ее можно использовать везде, поскольку документы, подписанные такой ЭП, признаются полностью равнозначными бумажным договорам, соглашениям, контрактам и т.д. Исключение возможно только одно — если в конкретном случае само законодательство допускает только бумажный формат документа.

Юридическую силу имеют и документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП. Но необходимо, чтобы это было оговорено в законодательстве или в отдельном соглашении между двумя сторонами — участниками электронного документооборота. В ином случае электронная подпись будет невалидная. Простые и неквалифицированные ЭП также не принимаются при сдаче отчетности в налоговую.

Кому не обойтись без электронной подписи

Если раньше электронная подпись была востребована лишь у нескольких категорий налогоплательщиков, то сегодня ее применение значительно шире. Так, ЭП необходима компаниям для сдачи определенной отчетности в:

Федеральную налоговую службу, если в организации работает более 100 человек;
Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования, если в компании трудится более 25 человек.

Также только электронная подпись позволит участвовать в торгах на федеральных и коммерческих торговых площадках, зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных, проводить закупки по 44-ФЗ.

Поможем быстро получить КЭП и отправить ваш первый электронный документ

Как получить электронную подпись

Для работы с КЭП пользователю нужно получить квалифицированный сертификат и два ключа — открытый и закрытый. Первый ключ и сертификат нужны для того, чтобы получатель мог проверить подпись, второй же генерирует подпись. Закрытый ключ известен только владельцу и должен сохраняться в тайне.

Для получения подписи понадобится:

подготовить пакет документов — удостоверение личности, уставные документы организации;
подать заявление в аккредитованный удостоверяющий центр;
оплатить оформление сертификата;
дождаться обработки заявки и пройти проверку личности перед выпуском подписи.

Создать подпись можно несколькими способами. Проще всего получить в УЦ не только сертификат, но и уже готовую к дальнейшему применению пару ключей, записанных на USB-токен.

Как работать с электронной подписью

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭП, нужны:

финальная версия документа. Внести правки после подписания будет нельзя;
действующий сертификат;
необходимое программное обеспечение, а также оператор ЭДО.

ЭП в зависимости от прикрепления бывает двух видов — отсоединенная и присоединенная. В первом случае она будет сформирована в отдельном файле, во втором — объединена с подписанным документом.

В любом случае важно соблюдение правил информационной безопасности: закрытый ключ должен быть известен только владельцу, а на токене и компьютере должны стоять надежный пароль и антивирусная программа.

Важно: срок действия сертификата ЭП — один год, однако даже по истечении этого периода завизированные документы не потеряют юридической силы. Каждая печать сопровождается штампом времени, подтверждающим действие сертификата в момент визирования.

Подписи сотрудника и руководителя

Сотрудники и руководители компаний используют разные типы электронных подписей. Руководители получают сертификат электронной подписи в ФНС или у ее доверенных лиц. Такую КЭП можно использовать только самостоятельно на одном компьютере, передавать подпись третьим лицам, например сотрудникам, запрещено.

С 1 сентября 2023 года работники компаний должны использовать сертификат электронной подписи физлица в паре с машиночитаемой доверенностью (МЧД). КЭП физлица не содержит данных об организации, в которой работает человек, поэтому для подтверждения полномочий необходима МЧД.

Подробно о машиночитаемых доверенностях мы рассказали в статье. О том, как выпустить сертификат физлица и электронную доверенность, — подготовили инструкцию. Все свежие новости о МЧД читайте в нашем телеграм-канале.

КЭП от Диадока

В системе электронного документооборота Контур.Диадок для ЭДО используется только квалифицированная электронная подпись. КЭП подойдет для самых разноплановых задач — будь то сдача отчетности в налоговую, получение финансовых услуг или взаимодействие с госорганами.

Диадок помог упростить бизнес-процессы свыше 1,5 млн компаний. С помощью КЭП они:

не тратят время и ресурсы на дополнительное соглашение с внешним контрагентом;
могут завизировать файл любого формата;
получают доступ ко всем опциям и ресурсам электронного документооборота.

Для оформления сертификата электронной подписи оставьте заявку. После оплаты счета, предоставления и проверки необходимых документов вы получите готовый токен и необходимое для работы программное обеспечение.

Специалисты Диадока помогут получить КЭП, подобрать интеграционное решение и подключиться к ЭДО

Вопрос-ответ

Кому нужна электронная подпись?

Электронная подпись нужна юридическому и физическому лицу, ИП, самозанятому для работы с электронными документами. Это цифровой аналог собственноручной подписи, ее используют в разных областях: подписание документов с контрагентами, подача отчетности, регистрация онлайн-кассы, участие в торгах, работа на госпорталах, кадровый документооборот.

Что такое квалифицированная электронная подпись?

КЭП — квалифицированная электронная подпись. Она заменяет собственноручную, дает документам юридическую силу без заключения дополнительных соглашений и обладает высоким уровнем защиты. КЭП используют в документообороте с контрагентами, госструктурами, в электронных торгах, для подачи отчетности.

Что такое неквалифицированная электронная подпись?

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — подпись, которая позволяет подписывать документы и выполнять другие действия при наличии соглашения между сторонами. Если соглашения нет, такой обмен не обладает юридической силой.

Какая электронная подпись используется в организации?

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, неквалифицированную и квалифицированную. В организациях могут использовать один из видов или сразу несколько в зависимости от потребностей. Для ЭДО чаще всего выбирают квалифицированную подпись, так как она приравнена к собственноручной и дает документам юридическую силу без заключения дополнительных соглашений.

Что можно подписывать электронной подписью?

Квалифицированной электронной подписью (КЭП) можно подписывать практически все виды документов, которыми обмениваются контрагенты друг с другом, а также работодатель и сотрудники. Исключения составляют документы, которые по закону могут быть оформлены только на бумаге, среди них акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.