Как импортировать данные из excel в access
Перейти к содержимому

Как импортировать данные из excel в access

  • автор:

Импорт из Excel в Access

Перенос таблиц Excel в СУБД Access осуществляется при помощи интерфейса последней в несколько простых шагов:

1. Откройте либо создайте новую базу данных.

2. На вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт и связи» нажмите на иконку «Excel»

импорт из Excel

3. Перед Вами появиться окно, где необходимо выбрать сам файл источника и способ его импортирования:

  • Перенос данных из источника в новую таблицу базы данных;
  • Если в базе уже имеются таблицы, то можно добавить импортируемые данные к уже существующим;
  • Импорт с сохранением связи с источником. Этот способ позволяем моментально обновлять таблицы в БД при их изменении в файле источника, но не наоборот.

Выбор файла исходных данных

Для примера используем первый вариант.

4. Далее следует указать диапазон, в котором находится требуемая информация. Это может быть лист либо именованный диапазон. Начиная с данного этапа, если Вас все устраивает, процесс можно закончить, подтвердив нажатием на кнопку «Готово».

Диапазон импортируемых данных

5. Следующие 2 шага определяют заголовки будущей таблицы:

  • Указывается содержание в исходном файле заголовков.
    Наличие заголовков таблицы
  • Обозначаются имена заголовка, тип данных и индекс для каждого поля. Также любой столбец можно пропустить, установив галочку на элементе формы «не импортировать (пропустить) поле».
    Настройка полей

6. На завершающих шагах Вам будет предложено определить уникальный идентификатор (ключ) для каждой записи и дать таблице имя. Рекомендуем всегда создавать ключ, если таблица не содержит полей, которые его могли бы заменить (паспортные данные, регистрационный номер и т.п.).

Импорт таблицы из Excel в Access завершен.
Если планируется частый перенос одних и тех же таблиц, то система предлагаем возможность сохранить весь процесс для повтора.

  • Критерий Манна-Уитни
  • Подключение MySQL в Excel
  • Подключение Excel к SQL Server

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы я мог развивать его дальше.

Копирование данных из Excel

Браузер не поддерживает видео.

Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.

Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.

Очистка данных

  • Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.
  • Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.

Примечание: При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.

Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)

Совет: Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.

Добавление данных Excel в новую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
  2. В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.
  3. Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.
  4. При необходимости переименуйте таблицу и поля.

Добавление данных Excel в существующую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
  2. В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.
  3. В конце таблицы выберите пустую строку.
  4. На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.

При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.

Как эффективно импортировать данные из электронной таблицы Excel в базу данных Access

Импорт данных из Ms Excel в Ms Access

Приложение Ms Excel неизменно входит в список most популярные настольные приложения, используемые сегодня и, безусловно,ost широко используемый инструмент электронных таблиц в истории вычислительной техники. Таким образом, неудивительно, что многие пользователи часто используют электронные таблицы Excel, когда в идеале они должны использовать базы данных Access. MS Access может быть немного сложнее в использовании по сравнению с электронными таблицами Excel, но если у вас есть много данных для управления, использование баз данных Access для управления ими через несколько таблиц может быть мудрым решением. Если вы беспокоитесь о том, как вы будете переносить все свои данные из электронных таблиц Excel в базы данных Access, расслабьтесь. Мы поможем вам сделать это с помощью нескольких простых шагов, описанных ниже. Выполнив следующие действия, вы сможете легко перенести данные из Excel в Access.

  1. Чтобы иметь возможность импортировать данные в базу данных Access, вам сначала нужно иметь базу данных. Вы можете либо создать базу данных, либо использовать существующую базу данных. Для создания новой базы данных выберите опцию «Пустой базы данных» из starтинговый экран Microsoft Office Access. Добавьте имя в базу данных, которую вы создаете, и нажмите «Создать».Создать новую базу данных
  1. После того, как вы будете готовы с базой данных, вам нужно начать процесс переноса. В базе данных Access вы найдете параметр «Внешние данные» на верхней ленте. В списке параметров выберите Excel, а затем вы можете начать импорт данных из электронной таблицы в базу данных.Выберите «Excel» на «Внешние данные»
  1. Чтобы иметь возможность импортировать данные из файла Excel, вам сначала нужно просмотреть и выбрать файл, из которого вы хотите передать данные. После того, как вы открыли выбранный файл, выберите пункт назначения импорта из данного списка параметров.Выберите источник и место назначения данных
  1. В появившемся окне мастера импорта электронных таблиц установите флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов». После установки этого флажка первая строка в вашей базе данных будет использоваться в качестве заголовков для всех столбцов. Продолжить, нажав «Далее»Установите флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов»
  1. В появившемся окне вы можете применить индекс к своей базе данных, тем самым сократив время, затрачиваемое базой данных на выдачу результатов запроса. Однако, делая базу данных или столбец «индексированными», вам также важно помнить, что это утяжелит базу данных.Применить индекс к вашей базе данных
  1. После того, как вы проиндексировали свою базу данных, вы переходите к созданию первичного ключа, который помогает в уникальной идентификации записей, содержащихся в базе данных. Выберите «Разрешить доступу добавить первичный ключ» или любой из предложенных вариантов. Нажмите «Далее», чтобы продолжить.Создание первичного ключа
  1. Последний шаг этого процесса требует, чтобы вы добавили справочный заголовок в свою базу данных. Здесь вам также предоставляется возможность проанализировать вашу базу данных после завершения импорта. Выберите или снимите флажок и нажмите «Готово».Добавьте заголовок в свою базу данных
  1. После завершения импорта вы можете сохранить шаги, если хотите, и перейти к просмотру базы данных, созданной на основе данных, импортированных из Excel.Сохраните шаги

Борьба с повреждением данных в процессе передачи

При импорте содержимого из другого файла в базу данных Access или при перемещении базы данных Access в другое место существует вероятность повреждения данных. Чтобы справиться с такими ситуациями, вы должны инвестировать в надежный инструмент для ремонта mdb восстановить содержимое скомпрометированного файла базы данных. Кроме того, в идеале следует рассмотреть возможность резервного копирования базы данных Access перед началом операции передачи.

Как импортировать данные Excel в Access (с преимуществами)

Если вы используете Excel и Access для работы с данными, изучение гибких способов переноса данных между двумя программами позволит вам легче контролировать данные и лучше сотрудничать с коллегами. Иногда Access больше подходит для определенных типов данных, и вы можете захотеть импортировать информацию из рабочего листа Excel в базу данных Access. Понимание того, как выполнить этот процесс и как он может принести пользу вашей работе, поможет вам оптимизировать процессы управления данными.

В этой статье мы поделимся некоторыми причинами, по которым вы можете захотеть переместить свои данные, расскажем, как импортировать данные Excel в Access, и перечислим некоторые преимущества импорта этих данных.

Почему вы хотите импортировать данные Excel в Access?

Существует множество ситуаций, в которых вы можете захотеть перенести данные из рабочей таблицы Excel в Access, в том числе:

  • Межведомственные проекты: Если вы сотрудничаете с другими командами, которые используют Excel вместо Access, вы можете захотеть ввести их данные в существующие документы.
  • Переключение программ: Вам может понадобиться перенести большой объем данных из Excel в Access, если вы планируете начать хранить данные в Access вместо Excel.
  • Добавление гибкости: Команды, использующие обе программы для различных проектов и документов, могут узнать, как импортировать данные для повышения гибкости при переходе от одной программы к другой.
  • Объединение двух документов: Если вы хотите объединить данные из двух готовых документов, вы можете перенести эти данные из Excel в Access.

Как импортировать данные Excel в Access

Вот восемь шагов, которые можно выполнить для импорта данных Excel в Access:

1. Выберите содержимое, которое вы хотите импортировать

Откройте Excel и найдите рабочий лист, содержащий первый набор данных, которые вы хотите импортировать. Вы можете импортировать только рабочие листы, а не целые рабочие книги. По этой причине может оказаться важным не забыть выбрать каждый рабочий лист в правильном порядке, чтобы ваш документ Access был чистым и упорядоченным. Если вы хотите импортировать определенный диапазон данных, выберите ячейки, которые вы хотите переместить. Щелкните правой кнопкой мыши на своем выборе и найдите опцию, позволяющую дать имя диапазону. Введите имя и нажмите кнопку Ок.

2. Просмотрите настройки и исправьте любые ошибки форматирования

Проверьте исходные данные, чтобы убедиться в их совместимости с настройками Access. Access может поддерживать только до 255 столбцов, поэтому убедитесь, что количество столбцов не превышает этого предела. Преобразуйте данные в таблицу, если они еще не представлены в табличном формате. Ожидайте, что содержимое в объединенных ячейках будет выровнено по левому краю. Проверьте наличие ошибочных значений и замените их правильными данными.

Access может отформатировать ваши данные более четко, если вы укажете типы данных. Если какие-либо столбцы или строки содержат данные разных типов, например, цифры и буквы, вы можете рассмотреть возможность их форматирования. Для этого выделите область, выберите Форматирование ячеек, нажмите Номер а затем нажмите кнопку Категория. Выберите тип данных, который лучше всего отражает ваш контент, чтобы подать сигнал Access для его правильного форматирования.

3. Закройте рабочую книгу Excel

Если ваш документ используется, это может замедлить операцию импорта. Чтобы минимизировать риск ошибок, закройте файл. Это позволит Access чисто импортировать ваши данные.

4. Откройте файл Access

Запустите Access и подготовьте место назначения данных. Если вы хотите начать новый файл, перейдите в раздел Файл На вкладке Добавление новых функций и возможностей нажмите кнопку Новый и выберите Пустая база данных. Если вы предпочитаете перенести данные в существующую базу данных Access, найдите и откройте этот файл. Очень важно настроить любые параметры только для чтения или разрешения на редактирование, чтобы можно было перемещать новое содержимое в.

5. Настройка таблицы

Вы можете использовать существующую таблицу в вашей базе данных, но важно настроить параметры для обеспечения корректного импорта данных. Убедитесь, что имена и типы данных первой строки совпадают с первой строкой данных Excel. Добавьте все дополнительные поля, чтобы убедиться, что в таблице достаточно места для новых данных. Если импортируемая информация дублируется, отключите ее Да (Без дубликатов) настройка в разделе Индексированный. Если в ваших таблицах есть поля первичных ключей, важно, чтобы они отличались друг от друга, но были совместимы.

6. Начните импорт

Порядок открытия мастера импорта электронных таблиц может отличаться в зависимости от используемой версии Access. Перейдите в раздел Внешние данные вкладка и поиск Импорт & Ссылка. Если вы видите Excel, нажмите, чтобы. В противном случае вы можете увидеть Новый источник данных. Выберите его, перейдите к Из файла и когда вы увидите Excel, вы можете выбрать его. Нажмите Просмотрите и найдите свой файл Excel. В Access можно определить, используете ли вы новую или существующую таблицу. Нажмите Ок.

7. Пройдите через мастер импорта электронной таблицы

Во-первых, вы можете найти рабочий лист, который вы импортируете, и указать, импортируете ли вы весь рабочий лист или именованный диапазон. Укажите мастеру импорта электронных таблиц, есть ли в вашей таблице заголовки. Следующие шаги применимы только к новым таблицам, поэтому вы можете перейти к шагу шесть, если вы добавляете данные в таблицу, которая уже существует в базе данных. Убедитесь в правильности названия и типа данных для каждого поля, а также просмотрите другие настройки, чтобы убедиться, что они соответствуют исходным данным.

Выберите первичный ключ, добавьте имя таблицы и нажмите кнопку Отделка. Если операция прошла успешно, Access выдаст сообщение, информирующее вас об этом. Если появится сообщение об ошибке, исправьте проблемную информацию и повторите попытку. Вы можете сохранить детали импорта, если планируете повторить его. Это может быть полезно, если у вас много рабочих листов из одной рабочей книги с одинаковым форматированием.

8. Повторите соответствующие действия

Выполните эти шаги еще раз, если вы планируете импортировать несколько диапазонов данных или рабочих листов. Не забудьте соответствующим образом настроить параметры, чтобы свести к минимуму ошибки. Если форматирование меняется на каждом рабочем листе, вручную исправьте названия и типы данных, чтобы они соответствовали исходным данным.

Преимущества импорта данных в Access

Вот некоторые преимущества выполнения этого процесса:

Упрощает ведение учета

Если вы храните данные и в Excel, и в Access, перемещение данных из Excel в Access может упростить ваш процесс. Когда данные находятся в двух разных местах, их может стать сложнее перемещать с течением времени по мере того, как различные устройства будут обновляться и изменяться. Многие люди предпочитают переносить громоздкие данные в Access, поскольку он имеет более сложные функции управления данными, чем Excel, поэтому он также может быть полезен для рабочих листов с большим объемом данных. Импорт данных Excel раньше, чем позже, упрощает работу и минимизирует вероятность ошибок, повреждений или несовместимости.

Добавляет новые функции и возможности

Excel и Access могут быть ценными инструментами для управления данными, но у них разные сильные стороны. Вы можете использовать Excel, когда хотите самостоятельно интерпретировать, анализировать и манипулировать данными. Многие пользователи могут работать с файлом Access одновременно. Данные Access легко искать, и вы можете включить параметры для контроля изменений, например, блокировку данных. Если вам нужно более удобное место для хранения данных и совместной работы над ними, вы можете рассмотреть возможность импорта данных в Access.

Способствует согласованности

Когда разные члены команды ссылаются на разные файлы, это может привести к расхождениям. Слияние документов в одной первичной базе данных может создать официальный документ. Вся ваша команда может использовать один и тот же файл с одними и теми же данными, и вы сможете легко вносить изменения без необходимости отражать их во втором документе.

Ключевые слова:

  • indeed.com

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *