Вставка формулы Использование символов с панели инструментов шаблонов. 1. Для вставки символа в формулу нажмите кнопку в верхнем ряду панели инструментов, — презентация
Презентация на тему: » Вставка формулы Использование символов с панели инструментов шаблонов. 1. Для вставки символа в формулу нажмите кнопку в верхнем ряду панели инструментов,» — Транскрипт:
5 Использование символов с панели инструментов шаблонов. 1. Для вставки символа в формулу нажмите кнопку в верхнем ряду панели инструментов, а затем выберите определённый символ из палитры, появляющейся под кнопкой. 2. В нижнем ряду панели инструментов редактора формул расположены кнопки, предназначенные для вставки шаблонов или структур, включающих символы дробей, радикалов, сумм, интегралов, произведений, матриц и др. или соответствующих пар символов, например, круглых и квадратных скобок.
6 Правка — Объект — Формула — Открыть. Затем нужно выбрать соответствующий масштаб (от 25% до 400%) в меню Вид
7 Для установки стандартного размера нужно выделить элемент, размер которого следует изменить, а затем выбрать нужное значение в пункте меню Размер. Имеется пять вариантов выбора: Обычный, Крупный индекс, Мелкий индекс, Крупный символ, Мелкий символ.
8 Кнопка Применить позволяет увидеть влияние изменений на формулу перед их сохранением, а кнопка По умолчанию служит для восстановления размеров, установленных по умолчанию. При внесении изменений в окне диалога Размеры редактируемая формула изменяется в соответствии с ними. Остальные формулы, сохраненные в документе, не изменятся, если после изменения размера шрифтов они не будут редактироваться.
12 Текст в формуле пишется латинскими буквами
13 В простых случаях можно воспользоваться вставкой символа. Word позволяет вводить многие из специальных символов с помощью команды Вставка Символ.
21. Ссылки на данные Excel
Если в Excel доступны исходные данные для ваших диаграмм, вы можете создать диаграммы напрямую в приложении Excel. Если данные в Excel изменятся, вы сможете обновить диаграммы с помощью команды или think-cell может сделать это автоматически.
21.1 Создание диаграммы на основе данных Excel
Допустим, вы хотите воссоздать пример диаграммы из Введение в создание диаграмм, но вместо того, чтобы вводить данные во внутреннюю таблицу в PowerPoint, вы хотите использовать их непосредственно из листа Excel. Вот как данные выглядят в Excel:
Чтобы создать диаграмму на основе данных Excel, выберите нужный диапазон данных в рабочей книге Excel, в том числе метки рядов (в нашем примере — пусто) и категорий:
Диапазон, который мы выбрали в нашем примере, идеально соответствует стандартной таблице гистограммы с накоплением, где строки представляют ряды, столбцы — категории, метки категорий находятся в первой строке, во второй строке должно быть значение, представляющее 100%, и в первом столбце должны быть метки рядов. Это самый простой случай, поскольку ссылка изначально будет создана с использованием стандартного макета данных для выбранного типа диаграммы. Но это не является строго необходимым, так как интерпретация связанного диапазона ячеек может быть изменена, как объясняется в Настройка макета данных.
Теперь выберите нужный тип диаграммы, в нашем случае гистограмму с накоплением, из меню «Элементы» на панели инструментов think-cell в Excel:
Если нажать на этот пункт меню в Excel, активируется окно PowerPoint. Если PowerPoint еще не запущен, он будет открыт автоматически. Если в PowerPoint указатель мыши наведен на слайд, появится знакомый вам прямоугольник вставки.
Перейдите на слайд, на который вы хотите вставить диаграмму, или вставьте новый слайд и разместите диаграмму как обычно: Щелкните один раз, чтобы принять размер по умолчанию или нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите указатель, чтобы изменить начальный размер диаграммы. Подробное описание размещения, изменения размера и выравнивания новой диаграммы см. в разделе Вставка новой диаграммы.
После вставки диаграмма выглядит и действует так же, как обычная диаграмма think-cell, которая была создана в PowerPoint. Рабочая книга Excel, содержащая связанные данные, будет указана в верхней части диаграммы:
Сведения о настройке и выборе стиля диаграммы см. в разделах Добавление и удаление меток и Настройка стиля диаграммы.
Примечание: Если вы используете цветной фон ячеек в Excel, вы можете выбрать эти цвета в качестве цвета заливки в связанной диаграмме, включив параметр Использовать функцию «Заполнять сверху» Excel в элементе управления цветовой схемой (см. раздел Цветовая схема). Это особенно полезно, если применять эту функцию вместе с условным форматированием Excel.
Как и при создании новой диаграммы, вы можете связать выбранный диапазон данных в книге Excel с существующей диаграммой в презентации PowerPoint. Просто нажмите на кнопку
«К существующему элементу» в меню «Элементы» на панели инструментов think-cell в Excel и нажмите в PowerPoint на диаграмму, с которой требуется связать данные.
21.2 Настройка макета данных
Связав диапазон данных с диаграммой, можно изменить интерпретацию данных, используя контекстное меню
Редактировать макет данных
значок «Переставить» контекстного меню «Связь Excel» кнопки «Переставить ссылку» в контекстном меню think-cell диапазона данных.
Редактируя макет данных, вы можете удалить ненужные или нежелательные специальные строки и столбцы из диапазона данных, как более подробно описано в Редактировать макет данных.
Возвращаясь к примеру выше, поскольку у нас не было меток рядов, мы можем избежать включения пустого первого столбца в наш диапазон данных при вставке диаграммы следующим образом:
- Выберите только столбцы данных плюс метки категорий ( H1:K4 в нашем примере).
- Выберите нужный тип диаграммы в меню «Элементы» (в нашем примере — гистограмма с накоплением) и вставьте ее на слайд, как описано выше.
- Выберите зеленую границу диапазона данных в Excel и щелкните по ней правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню.
- Выберите контекстное меню
«Редактировать макет данных» .
Теперь наш связанный диапазон в Excel выглядит следующим образом и дает такую же итоговую диаграмму, как на рисунке выше:
Перекодирование диапазона данных приводит к замене данных столбцов на данные строк, что позволяет, например, создавать гистограммы на основе строк, а не столбцов данных.
- Выберите зеленую границу диапазона данных в Excel и щелкните по ней правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню.
- Выберите
«Переставить ссылку» .
Опять же, итоговая диаграмма будет такой же, как на рисунке выше. Примечание: Перекодирование связанного диапазона данных не приводит к обмену данных между строками и столбцами.
21.3 Обновление связанного элемента
Самая важная функция диаграммы, связанной с книгой Excel, — это возможность обновления диаграммы в соответствии с изменениями базовых данных. В нашем примере мы собираемся добавить третий ряд данных. Дважды нажмите на диаграмму, чтобы переключиться на связанный диапазон данных в Excel. Если связанная рабочая книга не открыта, think-cell попробует открыть ее из ее расположения на момент формирования последней ссылки, отображаемой в верхней части диаграммы. В случае неудачи вместо этого откроется таблица, и диаграмма будет вести себя как обычная диаграмма think-cell. См. более подробные данные в Редактирование связанных файлов. Введите дополнительные данные под связанным диапазоном.
Затем выберите связанный диапазон, нажав на его границу, чтобы открыть пользовательский интерфейс think-cell. Перетащите угол выделения так, чтобы включить в него новые введенные данные:
Наконец, вернитесь в PowerPoint. Если выбрать связанную диаграмму, она будет отмечена, что указывает на наличие обновления связанных данных:
Нажмите на флажок или кнопку
«Обновить один раз» на плавающей панели инструментов диаграммы, которая также отмечена зеленым флажком, чтобы включить изменения данных в Excel в диаграмму. Диаграмма будет обновлена, а флажок исчезнет:
После обновления кнопка
выделяется на плавающей панели инструментов и не показывает зеленый флажок; в ее подсказке теперь отображается значение «Обновлено» . Это означает, что данные, отображаемые на диаграмме, актуальны для связанного диапазона Excel. Нажмите на кнопку
«Отменить изменения» , чтобы отменить только что внесенные изменения. Теперь эта кнопка будет выделена, а в ее подсказке будет написано «Изменения отменены» , что указывает на то, что данные, отображаемые на диаграмме, находятся в состоянии, предшествующем последнему обновлению. В think-cell будет сохраняться состояние данных до и после последнего обновления в элементе в PowerPoint до закрытия презентации. Вы можете использовать кнопки
и
для переключения между этими «самым последним» и «предыдущим» состояниями данных, даже если связанный лист Excel уже был закрыт или недоступен. Примечание: Зеленый флажок
означает, что существует разница между связанным диапазоном Excel и «самым последним» и «предыдущим» состояниями данных, сохраненных в элементе в PowerPoint. Чтобы эти сведения были доступны, файл Excel должен быть открыт. При нажатии на него или на
кнопку «Обновить один раз» с этим флажком, сохраняется состояние связанного диапазона Excel как «самое последнее» в элементе в PowerPoint, а состояние, отображаемое в элементе до нажатия на него, как «предыдущее». даже если диаграмма не обновлена или была обновлена, а затем изменения были отменены, ссылка на источник данных Excel сохранится. Таким образом, у вас всегда будет возможность обновить диаграмму позже. Вы также можете разрешить think-cell автоматически обновлять связанную диаграмму при каждом изменении связанного диапазона Excel. Для этого просто нажмите на значок
, кнопку «Обновить автоматически» . Чтобы это сработало, презентация, содержащая диаграмму, и рабочая книга Excel, содержащая связанные данные, должны быть открыты одновременно. Чтобы снова отключить автоматическое обновление, нажмите на значок
«Отключить автоматическое обновление» . Примечание: Привязка диаграммы к данным в Excel с помощью think-cell не зависит от имен файлов Excel или PowerPoint. Каждой диаграмме и каждому диапазону данных в Excel назначается уникальный идентификационный номер, который используется для сохранения связи. Техническое требование для восстановления связи состоит в том, что файл Excel, содержащий диапазон данных, и файл PowerPoint, содержащий диаграмму, должны быть одновременно открыты на одном компьютере, при этом имена файлов не имеют значения. Как упоминалось выше, think-cell запомнит расположение последнего открытого файла Excel, содержащего совпадающий связанный диапазон и попытается открыть эту рабочую книгу при двойном нажатии на диаграмму, возвращаясь ко внутренней таблице, когда ее невозможно найти в этом месте.
21.4 Создание таблицы на основе Excel
Помимо диаграмм, вы также можете привязывать диапазон данных в Excel к таблице в PowerPoint:
- Выберите нужный диапазон данных в книге Excel, в том числе заголовки столбцов и строк.
- Выберите
Для таблицы в PowerPoint можно изменить размер, позицию и форматирование, как описано в разделе Таблица. В частности, многие аспекты форматирования, применяемые в Excel, могут автоматически переносится в PowerPoint, как описано в Форматирование таблицы.
Чтобы добавить на слайд в PowerPoint и диаграмму, и таблицу данных, можно создать их на основе того же диапазона данных в Excel, как описано в разделе Создание диаграммы на основе данных Excel выше для диаграммы и как описано в этом разделе для таблицы.
В этом случае таблица была размещена под диаграммой, чтобы метки категорий диаграммы также были заголовками столбцов таблицы. При выборе связанного диапазона для таблицы для этого были добавлены только метки последовательностей и значения данных.
Связанная таблица обновляется так же, как и связанная диаграмма, как объяснено в Обновление связанного элемента. Если выбрать любую ячейку связанной таблицы в PowerPoint, вы сможете выбрать обновления вручную или автоматическое обновление, а также отменить последнее обновление. Связанная таблица также отображается в диалоговом окне «Ссылки на данные» , как описано в Диалоговое окно «Ссылки на данные».
21.5 Создание текстового поля из Excel
Вы также можете вставить текстовое поле, связанное с ячейкой в Excel, в любую метку think-cell или текстовое поле PowerPoint.
- В Excel выберите ячейку с содержимым, на которое вы хотите сделать ссылку.
- В PowerPoint установите курсор на метку или текстовое поле.
- Выберите
21.6 Диалоговое окно «Ссылки на данные»
Если в презентации очень много связанных элементов, искать и обновлять их вручную очень неудобно. Чтобы ознакомиться с обзором элементов и воспользоваться более удобными возможностями их обновления, перейдите в
меню Инструменты на панели инструментов think-cell в PowerPoint, а затем откройте диалоговое окно Ссылки на данные :
Диалоговое окно «Ссылки на данные» показывает все связанные элементы в презентации на эскизах слайдов. Элемент помечается зеленым флажком
, когда ожидается обновление. Чтобы эти сведения были доступны, файл Excel должен быть открыт. Он отмечен значком
, если настроен на автоматическое обновление. Вы также можете включить функцию «Выделить на слайде» , чтобы дополнительно выделить связанные элементы на слайде; кнопка «Выделить ссылки» на ленте включает эту функцию. Во втором столбце находится список файлов Excel и URL-адресов Tableau (см. Данные Tableau), которые являются источниками связанных данных. Каждый источник показан рядом с первым слайдом с элементом, связанным с ним.
До сравнения think-cell данных, отображенных в связанном элементе, со связанным диапазоном в Excel, поскольку содержащая элемент презентация открыта, напротив имени файла и на кнопке
Отменить изменения или
Автоматические обновления отображается оранжевый вопросительный знак
при выборе элемента, связанного с таким файлом, в зависимости от установки обновления такого элемента: вручную или автоматически. Оранжевый вопросительный знак указывает на то, что отображаемые имя и расположение файла являются всего лишь его расположением в рабочей книге при последнем обновлении данных; think-cell еще не знает, доступен ли он в этом месте и являются ли отображаемые данные актуальными. В обоих случаях можно попытаться обновить элемент с помощью данных из рабочей книги, отображаемых в правой колонке, не открывая его в Excel, щелкнув одну из
кнопок «Обновить». Если файл найден по последнему известному расположению, отображаемые данные будут обновлены, оранжевый вопросительный знак
исчезнет, и будет установлено ручное или автоматическое обновление элемента в зависимости от того, какую кнопку вы нажали. Если найти файл или расположенный в нем связанный диапазон не удалось, обновление не установлено, и напротив имени файла в правом столбце и на кнопках
Изменения отменены или
Автоматическое обновление включено отобразится красный восклицательный знак
- Источник связанных данных выделен в правом столбце.
- Подсказка также показывает источник данных, состояние обновления элемента и время последнего изменения его данных.
Щелкните по элементу на эскизе слайда, чтобы выбрать его; PowerPoint также переключится на элемент (в представлении «Обычное») или содержащий его слайд (в представлении «Сортировщик слайдов»). Затем можно управлять состоянием и поведением его обновления кнопками
Обновить один раз ,
Отменить изменения и
Автоматическое обновление в правом столбце, как объясняется в Обновление связанного элемента, или кнопкой
Обновить вручную для элементов, связанных с Tableau (см. Данные Tableau).
Двойной щелчок по элементу на миниатюрах слайдов имеет тот же эффект, что и двойной щелчок по самому элементу: Источник данных открыт. Для элементов, связанных с Excel, связанный диапазон будет выбран на листе. Если рабочая книга Excel недоступна, вместо нее открывается внутренняя таблица.
Вы можете оставить диалоговое окно «Ссылки на данные» открытыми во время редактирования слайдов и данных.
Примечание: Если связанный файл Excel для элемента недоступен и пользователь откроет и изменит внутреннюю таблицу, автоматическое обновление связанного элемента будет отключено. Таким образом, любые изменения, внесенные во внутренней таблице, не будут автоматически заменены, когда связанный файл Excel станет доступен.
21.6.1 Множественный выбор и фильтрация
Существуют различные способы выбора более чем одного связанного элемента:
- Нажмите на файл в правом столбце, чтобы выбрать все элементы, связанные с этим файлом.
- Щелкните в пустой области на эскизе слайда, чтобы выбрать все связанные элементы на этом слайде.
- Удерживайте клавишу Ctrl и щелкните по нескольким элементам, чтобы выбрать их. Вы также можете удерживать клавишу Ctrl и щелкнуть по файлам, чтобы выделить все элементы, связанные с этим файлом.
- Удерживайте клавишу Ctrl и щелкните по нескольким слайдам, чтобы выбрать все элементы на выбранных слайдах.
- Удерживайте клавишу Shift , чтобы выбрать диапазон слайдов и все диаграммы на них или диапазон файлов и все элементы, связанные с ними.
- Используйте сочетание клавиш Ctrl + A или нажмите кнопку «Выбрать все» , чтобы выбрать все связанные элементы в презентации.
Затем вы можете управлять состоянием обновления и поведением всех выбранных элементов одновременно с помощью кнопок в правом столбце. Примечание: Вам будут предложены только те кнопки, которые действительно могут быть применены ко всем выбранным элементам. Это означает, что когда ваш выбор содержит элемент, связанный с Tableau (см. Данные Tableau), будет отображаться только кнопка
«Обновить вручную» . Щелчок по ней окажет такое же действие на выбранные ссылки в Excel, как и кнопка
, значок «Обновить один раз» . Используйте флажки «Выбор фильтра» , чтобы сузить выбор, исключив связанные элементы, которые
-
уже имеют состояние
, значок «Обновить один раз»
имеют состояние
, значок «Отменить изменения» , или ожидают обновления
Автоматическое обновление включено
являются
Только обновление вручную , так как они связаны с Tableau (см. Данные Tableau).
Вы можете снова нажать на флажок, чтобы повторно включить все связанные элементы соответствующего типа, которые были частью первоначального выбора. Примечание: Чтобы выбрать только связанные элементы данного состояния или типа, сначала нажмите на кнопку «Выбрать все» , а затем удалите из выбора все остальные типы.
21.7 Ведение ссылок на данные
- Вы можете независимо передавать или редактировать файлы.
- Вы можете переименовать файлы. Ссылки на данные будут восстановлены, когда файлы Excel и PowerPoint будут открыты одновременно. Чтобы сохранить сведения о восстановленных ссылках на данные, необходимо сохранить файлы.
- Вы можете скопировать и вставить связанные диаграммы в одной презентации и даже в другой презентации. Копия диаграммы будет связана с тем же источником данных, что и оригинал.
- Вы можете отправлять файлы Excel и PowerPoint по электронной почте. Ссылки на данные будут восстановлены, когда файлы Excel и PowerPoint будут открыты одновременно на компьютере получателя. Чтобы сохранить сведения о восстановленных ссылках на данные, необходимо сохранить файлы.
- Вы можете создать копии связанных файлов Excel и использовать их как альтернативные источники данных для ссылок на данные. Оригинал и копии файлов Excel можно редактировать независимо друг от друга. Связь между презентацией PowerPoint и нужным файлом Excel будет установлена, если открыть исходный или скопированный файл Excel вместе с файлом PowerPoint.
Примечание: Если в открытых книгах есть копии одного связанного диапазона в Excel, например после копирования листа, обе копии являются действительными источниками (элементами того же уровня). То, с каким диапазоном будет установлена связь при открытии файла PowerPoint, не определено. На всех диапазонах Excel одного уровня отображаются небольшие пронумерованные вкладки, с помощью которых можно переключаться между ними.
Вы должны сделать недоступными все копии связанного диапазона, кроме одной, например, закрыв рабочие книги, содержащие копию ссылки. В качестве альтернативы можно сделать все связанные диапазоны уникальными, удалив все, кроме одной, рамки think-cell в Excel и создав новые ссылки на нужные элементы с помощью кнопки
«К существующему элементу» в меню «Элементы» . Таким образом, каждому новому диапазону будет назначен уникальный идентификатор.
21.7.1 Редактирование связанных файлов
Если вы измените файл PowerPoint, когда файлы Excel недоступны, связанные элементы будут вести себя как обычные элементы с внутренней таблицей. Используя think-cell, можно изменить дизайн и данные элемента без ограничений.
Примечание: Связанные текстовые поля (см. Создание текстового поля из Excel) являются здесь исключением, поскольку они не имеют внутренней таблицы. Если вы хотите изменить текст, просто удалите текстовое поле и введите текст вручную. Это разорвет связь.
Вы также свободно можете изменить книгу Excel, если связанные файлы PowerPoint недоступны. Если надстройка think-cell установлена, все связанные диапазоны данных, которые сейчас не подключены к открытой презентации PowerPoint, будут выделены светло-красной рамкой.
Когда презентация PowerPoint, содержащая связанный элемент открыта без открытого в Excel совпадающего связанного диапазона, этот элемент отмечается оранжевым вопросительным знаком
напротив пути файла, отображаемого при выделении сверху и в Диалоговое окно «Ссылки на данные». При установке автоматического обновления элемента также появится оранжевый вопросительный знак на кнопке
Автоматическое обновление включено , в ином случае — на кнопке
Оранжевый вопросительный знак указывает на то, что отображаемые имя и расположение файла являются всего лишь его расположением в рабочей книге при последнем обновлении элемента из содержащегося в нем связанного диапазона; think-cell еще не знает, доступен ли он в этом месте, содержит ли рабочая книга связанный диапазон и являются ли отображаемые данные актуальными.
Чтобы инициировать обновление в фоновом режиме можно щелкнуть одну из кнопок
«Обновить». think-cell попытается открыть рабочую книгу из ее последнего записанного местоположения на фоне, сравнить содержимое связанного диапазона с отображенным в элементе в PowerPoint данными и при необходимости выполнить обновление. При успешном обновленнии оранжевый вопросительный знак исчезает, и для элемента устанавливается обновление вручную или автоматическое обновление в зависимости от того, какую из кнопок «Обновить» вы нажали.
Если не удалось выполнить обновление, так как невозможно открыть исходный файл или он больше не содержит совпадающий связанный диапазон, вместо оранжевого вопросительного знака отображается красный восклицательный знак
. В подсказке к нему указывается причина неуспешного обновления. Можно попытаться найти файл, содержащий совпадающий диапазон, и либо открыть его, чтобы переустановить связь, либо поместить его указанное место наверху элемента или в диалоговое окно «Ссылки на данные» и щелкнуть одну из кнопок «Обновить», чтобы попытаться выполнить обновление в фоновом режиме.
Примечание: После исчезновения оранжевого вопросительного знака или красного восклицательного знака, так как файл Excel, содержащий совпадающий связанный диапазон открыт или удалось выполнить обновление в фоновом режиме, инициировать обновление в фоновом режиме щелкнув кнопки «Обновить» невозможно. Более того, think-cellне будет отслеживать связанный диапазон в файле Excel на предмет изменений, когда он не открыт в Excel, даже если для элемента установлено автоматическое обновление. Если вы хотите быть уверены в том, что содержащиеся в связанной рабочей книге Excel и в презентации данные соответствуют, лучше всего не закрывать рабочую книгу в Excel.
Когда вы откроете источник данных в Excel и содержащую связанный элемент презентацию в PowerPoint одновременно, связь будет восстановлена. В Excel цвет рамки выделения связанного диапазона данных изменится с красного на зеленый. В PowerPoint текущие данные элемента сравниваются с источником данных. Если для элемента задана настройка
, значок «Обновить автоматически» , любые изменения данных применяются немедленно. В противном случае, если обнаружены изменения, элемент помечается флажком
при выборе и в Диалоговое окно «Ссылки на данные». Затем вы можете управлять обновлением, как объясняется в Обновление связанного элемента.
21.7.2 Изменение и удаление связей
Чтобы отсоединить диаграмму или таблицу от связанного источника данных, просто нажмите на кнопку
, значок «Разорвать связь Excel» , в контекстном меню элемента:
Теперь элемент будет использовать только таблицу think-cell в PowerPoint.
Примечание: Связанные текстовые поля (см. Создание текстового поля из Excel) не имеют контекстного меню. Чтобы разорвать связь связанного текстового поля, выделите его в Диалоговое окно «Ссылки на данные» и нажмите «Удалить» .
Таким же образом вы можете отсоединить связанный диапазон данных в Excel от связанных элементов: Выберите связанный диапазон, нажав на его рамку. Когда рамка станет синей, что указывает на выделение в think-cell, щелкните по ней правой кнопкой мыши и нажмите кнопку
Удалить . Рамка think-cell будет удалена, а сами данные сохранятся. Все связанные элементы больше не смогут подключиться к этому диапазону данных как к источнику данных и будут использовать внутренние таблицы.
Примечание: Вы не можете отменить удаление связанной рамки, но можете создать новую связь с существующим элементом, когда потребуется (см. ниже).
При удалении одного участника связи (диапазона данных в Excel или связанного элемента в PowerPoint) другой участник не удаляется. В частности, связанные диапазоны данных в Excel просто остаются на месте, пока их не удалят. Это важно, так как могут существовать другие диаграммы в других презентациях, которые связаны с тем же источником данных.
Примечание: Чтобы удалить все ссылки на данные из презентации, используйте Диалоговое окно «Ссылки на данные». В диалоговом окне нажмите на кнопку «Выбрать все» , а затем нажмите клавишу «Удалить» , чтобы удалить все такие ссылки за раз. Если вы хотите удалить все связанные ссылки на данные в открытой рабочей книге Excel, нажмите Удалить отсоединенные ссылки в
меню Инструменты в Excel или щелкните правой кнопкой мыши связанный диапазон, выделенный красным, и выберите
Удалить отсоединенные ссылки на данные в контекстном меню. Красное выделение указывает на то, что связанный диапазон отсоединен, т. е. не соединен ни с каким элементом think-cell в открытой на настоящей момент презентации PowerPoint.
Чтобы связать существующий элемент с источником данных Excel, сначала откройте рабочую книгу Excel и выберите требуемый диапазон данных. Вы также можете выбрать существующий связанный диапазон, отмеченный цветной рамкой выделения think-cell. Затем в меню «Элементы» выберите
К существующему элементу . Теперь внимание на PowerPoint: просто щелкните по нужному элементу на слайде, чтобы связать его с выбранным диапазоном Excel.
Примечание: Если выбранный элемент уже связан с внешним источником данных, вновь созданная ссылка заменит предыдущую.
Или же, выбрав нужный диапазон Excel, переключитесь на PowerPoint и выберите нужный элемент. Если элемент уже связан с другим источником данных, отсоедините его, как описано выше. Теперь кнопка «Связь Excel» в контекстном меню элемента изменилась на
, значок «Установить связь Excel» . Нажмите на эту кнопку, чтобы связать выбранный в PowerPoint элемент с выбранным в Excel диапазоном данных.
Примечание: Исключением здесь являются связанные текстовые поля. Они не могут быть связаны с другой ячейкой после их создания.
21.8 Компиляция данных
При создании диаграмм напрямую из Excel у вас, вероятно, уже будут данные в Excel. Однако в некоторых случаях может потребоваться создать диаграмму, используя не все данные на листе Excel. Кроме того, данные могут быть в фиксированном формате, который не так легко изменить.
Как объясняется в Настройка макета данных, вы можете изменить интерпретацию связанного диапазона для лучшего соответствия вашему макету данных. Иногда этих возможностей может быть недостаточно. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам в таких ситуациях.
- Разместите рамку ссылки на данные think-cell в пустой области листа Excel. Затем используйте ссылки на ячейку Excel, чтобы заполнить рамку think-cell данными из другой части листа. Например, введите =B5 в ячейке F8, чтобы обновлять ее при изменении ячейки B5.
- Ссылки на ячейки Excel также работают между листами. Вы можете добавить выделенный лист как интерфейсный лист для всех диаграмм, что будет особенно полезно, если вам требуется связать множество диаграмм.
- Используя выделенный лист как источник для диаграмм, вы сможете подготовить данные специальной для требуемой цели. Например, вы можете использовать округление think-cell, чтобы согласованно округлить данные перед их добавлением на диаграмму (см. раздел Округление данных в Excel).
- Вы можете легко скрыть целые строки или столбцы данных с диаграммы, используя команду Скрыть в Excel. Помните, что скрытые данные будут показаны на диаграмме, если вы используете команду Показать в Excel и обновите диаграмму.
- Кроме того, вы можете использовать функцию Excel Группа и структура , чтобы скрыть данные, которые вы не хотите отображать на диаграмме.
21.9 Часто задаваемые вопросы
21.9.1 Что происходит при копировании связанного элемента?
Вы можете копировать связанный элемент так же, как и любой другой, продублировав слайд, продублировав элемент, перетащив элемент, удерживая клавишу Ctrl , или скопировав и вставив элемент в другой слайд или в другую презентацию. В действительности, даже копирование файла презентации позволяет создать копию содержащегося в ней связанного элемента.
В любом случае оригинал и копия неотличимы. Они связаны с одним диапазоном данных Excel, и если открыть их одновременно, оба компонента будут обновлены при изменении данных Excel.
21.9.2 Что происходит при удалении связанного элемента?
При удалении связанного элемента ссылка в PowerPoint удаляется вместе с ним. Если в открытой презентации нет другого элемента, связанного с тем же диапазоном данных, цвет рамки в Excel меняется с зеленого на красный, что указывает на невозможность создания связи.
Другим образом удаление связанного элемента никак не влияет на связанный диапазон данных в Excel. В конце концов, если открыть созданную копию связанного элемента, связь будет восстановлена.
21.9.3 Как избавиться от красных рамок на листах Excel?
Рамки разного цвета на листах Excel обозначают связанные диапазоны данных. Зеленая рамка указывает, что создана связь между диапазоном данных в рамке и элементом в открытой презентации PowerPoint. А красная рамка означает, что ни одна презентация, содержащая связанный элемент, в настоящее время не открыта. Красная рамка не всегда означает, что с этим диапазоном данных не связан ни один элемент. Она просто означает, что в текущих открытых презентациях нет таких элементов.
Если вы уверены, что диапазон данных с рамкой вокруг больше не требуется как источник данных для какого-либо из элементов, вы можете удалить рамку, нажав на кнопку
«Удалить» в контекстном меню. После этого вместе с рамкой из книги Excel будут удалены сведения о связи. Все элементы, связанные с этим диапазоном данных Excel, не смогут восстановить свои связи в будущем. Вместо этого они будут использовать внутренние таблицы.
На данные Excel это никак не повлияет.
21.9.4 Как узнать, какие элементы в презентации связаны и где находятся связанные источники данных?
Если вы не знаете источники данных элементов в презентации, перейдите в меню
Инструменты и откройте диалоговое окно «Ссылки на данные» . В диалоговом окне отображается список всех слайдов презентации, содержащих связанные элементы, и указывается их положение на слайде.
Элемент отмечен значком
, если настроен на автоматическое обновление.
Имя файла Excel, в котором последний раз был найден связанный диапазон данных, также отображается и будет выделено при наведении курсора или выборе связанного с ним элемента.
21.9.5 Что происходит со связанным элементом, если его источник данных недоступен?
Если рабочая книга Excel, которая содержит связанный диапазон данных элемента, не открыта и ее не удается найти там, где она находилась раньше, элемент не сможет установить связь. Вместо этого он будет использовать свою внутреннюю таблицу, которая всегда содержит копию связанных данных и позволяет изменять данные, на которых основан элемент.
Внутренняя таблица связанного элемента аналогична таблице обычного элемента. В частности, даже если к одному диапазону Excel привязано несколько элементов, их внутренние таблицы не зависят друг от друга.
Чтобы восстановить связь с диапазоном данных Excel, просто откройте рабочую книгу Excel и презентацию со связанным элементом одновременно. Диаграмма в PowerPoint и данные в Excel будут автоматически связаны. При обновлении элемента с использованием связанных данных все изменения, внесенные в данные во внутренней таблице, будут переопределены.
21.9.6 Как использовать внутреннюю таблицу вместо связанного источника данных Excel?
Чтобы отсоединить элемент от связанного источника данных, просто нажмите на кнопку
«Разорвать связь Excel» в контекстном меню элемента. Теперь элемент будет использовать только таблицу think-cell в PowerPoint.
Вы можете удалить связь с элементом, независимо от того, открыт ли связанный диапазон данных Excel или нет. Со стороны Excel разрыв связи данных и элемента дает такой же результат, как и удаление элемента.
Дополнительные сведения см. в разделе Изменение и удаление связей.
21.9.7 Как включить или отключить автообновление?
Чтобы включить автоматическое обновление, выберите связанный элемент и нажмите на кнопку
, значок «Обновить автоматически» , на плавающей панели инструментов.
Чтобы снова отключить его, нажмите на значок
«Отключить автоматическое обновление» .
Подробное описание управления поведением обновления см. в Обновление связанного элемента. Те же параметры доступны в Диалоговое окно «Ссылки на данные».
21.9.8 Почему связанный элемент не обновляется, хотя для него включено автообновление?
Связь данных со стороны PowerPoint и со стороны Excel может быть установлена, только если оба файла открыты одновременно. Поэтому если данные в Excel изменятся, когда презентация PowerPoint не открыта, а затем вы откроете презентацию, когда рабочая книга Excel не открыта в то же время, связанные элементы не обнаружат изменения в источниках данных.
Как только книга Excel, содержащая связанный диапазон данных, будет открыта, связь будет восстановлена и изменения будут обнаружены. Если для элемента включено автообновление, он будет обновлен. В противном случае элемент будет отмечен флажком при выборе, а также в Диалоговое окно «Ссылки на данные». Затем вы можете выбрать, хотите ли вы включить измененные данные в элемент или нет.
Дополнительные сведения см. в разделе Обновление связанного элемента.
21.9.9 Почему для связанного элемента указано наличие обновления, хотя данные в Excel не изменились?
Если между открытой презентацией PowerPoint и открытой книгой Excel установлена связь, данные из внутренней таблицы сравниваются со связанным диапазоном данных. Если они не совпадают, элемент отмечается как доступный для обновления. Если автообновление включено, элемент незамедлительно обновляется.
Незавершенное обновление также можно обнаружить, если данные в книге Excel не изменились, но данные во внутренней таблице изменились. Для связанного элемента подключенный диапазон данных Excel имеет приоритет над внутренней таблицей. Поэтому при обновлении любые изменения во внутренней таблице будут потеряны.
Чтобы обеспечить защиту от потери данных, при изменении внутренней таблицы связанного элемента функция автообновления для соответствующего элемента отключается.
Подробное описание поведения обновления и управления им см. в разделе Обновление связанного элемента.
21.9.10 Как связать существующий элемент с диапазоном данных в рабочей книге Excel?
Откройте книгу Excel и выберите требуемый диапазон. Затем в меню «Элементы» выберите
К существующему элементу . Теперь внимание на PowerPoint: просто щелкните по нужному элементу на слайде, чтобы связать его с выбранным диапазоном Excel.
В качестве альтернативы, после выбора нужного диапазона в Excel, переключитесь в PowerPoint, выберите и щелкните правой кнопкой мыши по нужной диаграмме, а затем нажмите на кнопку
«Установить связь Excel» в контекстном меню.
Подробности см. в разделе Изменение и удаление связей. Сведения о том, как вставить диаграмму напрямую из Excel, см. в разделе Создание диаграммы на основе данных Excel.
21.9.11 Похоже, что связанная диаграмма игнорирует часть диапазона данных Excel. Почему?
Помимо основных данных, связанный диапазон в Excel по умолчанию содержит несколько ячеек слева и сверху, которые зарезервированы для специальных строк и столбцов, таких как метки категорий и рядов или строка 100%= . Если выбранный диапазон содержит только основные данные, их часть будет интерпретироваться как метки и т. д., и не будет отображаться на диаграмме.
Вы можете изменить связанный диапазон, чтобы он не включал эти специальные строки и столбцы, как объясняется в Настройка макета данных, или, если это позволяет макет вашего листа Excel, вы можете увеличить связанный диапазон данных, перетащив один из маркеров в его углах так, чтобы ваши данные оказались в ячейках данных связанного диапазона (см. также Компиляция данных).
21.9.12 Почему Excel работает медленно при наличии множества связанных диапазонов данных?
Производительность Excel можно повысить, отключив автоматическую проверку ошибок. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Excel , выберите Формулы и снимите флажок Включить фоновую проверку ошибок в разделе Проверка ошибок .
21.9.13 Мне необходимо визуализировать много файлов Excel с помощью think-cell. Можно ли запустить think-cell в пакетном режиме?
Вы можете программировать think-cell. Надстройка think-cell предлагает функции для программного обновления диаграмм данными из диапазонов Excel и для создания целых презентаций из шаблонов, см. Автоматизация с использованием данных Excel.
21.9.14 Каковы преимущества по сравнению с Microsoft OLE?
Возможно, вы знакомы с OLE (Object Linking and Embedding) в Microsoft Office. Эта концепция похожа на связи в think-cell и позволяет создавать диаграммы в PowerPoint, которые можно затем обновлять при изменении данных в Excel. Однако методика связывания think-cell имеет ряд преимуществ над OLE.
- Диаграммы всегда остаются такими же, как и были, независимо от наличия связи. Даже связанные диаграммы — это стандартные объекты PowerPoint а не диаграммы Excel, вставленные в PowerPoint. В частности, данные, на которых основывается диаграмма, также хранятся в презентации, и они могут просматриваться и редактироваться, даже если привязанный файл недоступен.
- Диаграммы можно связать с Excel в любое время, а не только при их создании.
- Связанные диаграммы доступны можно редактировать, даже если связанный источник данных недоступен.
- Связи в think-cell не зависят от имени файла или пути к файлу. Просто откройте оба файла, чтобы восстановить любые существующие связи между ними.
Занятие 4 Таблицы в PowerPoint
Таблицы – отличный способ упорядочивания сложных данных, которые можно структурировать. Таблица состоит из строк и столбцов на пересечении которых расположены ячейки, содержащие данные.
Работа с данными, которые упорядочены в таблицах, на столько удобна, что в пакете MS Office есть отдельное приложение для работы с электронными таблицами – Excel. В PowerPoint таблицы используются не для произведения вычислений или анализа, а для представления данных, с вытекающими от сюда возможностями работы с таблицами. Хотя некоторые ограничения в оформлении таблиц PowerPoint выглядят странными, но об этом поговорим по ходу занятия.
Создание таблицы
Создать таблицу в PowerPoint можно различными способами.
Во-первых, если это предусмотрено макетом слайда, то вставить таблицу можно в универсальный заполнитель, либо специальный заполнитель «Таблица».
Во-вторых, если макетом слайда не предусмотрена таблица, то вставить таблицу можно также, как и в текстовом процессоре MS Word, с помощью вкладки «Вставка»/ «Таблица».
Разница между способами вставки таблицы с помощью заполнителя и с помощью команды вставки точно такая же, как и в работе с текстовыми надписями, т.е., вставляя таблицу в заполнитель, мы можем изменять ее положение на слайде, изменяя макет слайда, а вставляя командой вставки не в заполнитель — нет.
С помощью специального поля можно выделить желаемое количество строк и столбцов таблицы. С помощью данного поля можно создать таблицу максимальной размерности 10 на 8, поэтому, если надо больше, следует воспользоваться командой «Вставить таблицу» и в диалоговом окне указать желаемое количество строк и столбцов.
Рисование таблицы
Следующая опция из команды «Таблица» вкладки «Вставка» – «Нарисовать таблицу», командой рисования таблицы следует воспользоваться, если у вас таблица или, к примеру ее шапка, сложной структуры и вы знаете как ее нарисовать.
Работа с командой «Нарисовать таблицу» происходит по следующему алгоритму:
- Рисуем контур таблицы – просто прямоугольник на слайде.
- Опять же этой командой, к которой теперь можно получить доступ и через дополнительную вкладку «Конструктор», рисуем внутреннюю структуру. Здесь есть одна особенность, если начать рисовать за пределами, только что нарисованного контура таблицы, то мы будем создавать новую таблицу, поэтому нужно начать проводить внутреннюю разделительную линию внутри созданного, на первом шаге, прямоугольника.
Последняя опция команды «Таблицы» выглядит аналогично предыдущим, однако, она кардинально отличается, поскольку внедряет, или импортирует объект типа лист Microsoft Excel и это тема следующего вопроса курса.
Видеоверсия
Текстовая версия
Импорт новой таблицы
Последняя опция команды «Таблицы» позволяет внедрять таблицы из табличного процессора Excel. Такое может быть удобно, если в таблице нужно произвести вычисления. Выполнение команды «Таблица» / «Таблица Excel» фактически открывает книгу Excel внутри слайда PowerPoint, и работа в такой импортированной таблице производится инструментами Excel. Для того, чтобы вернуться в PowerPoint необходимо кликнуть любой клавишей мышки за пределами внедренной таблицы.
Для того, чтобы возобновить работу с ранее импортированной таблицей Excel, необходимо дважды кликнуть по таблице левой клавишей мышки, либо выбрать соответствующий пункт в контекстном меню внедренной таблицы.
Работа с электронными таблицами рассмотрена в курсе: Excel от новичка до профессионала, а базовые навыки можно получить из программы Excel для новичка
Импорт готовой таблицы
Зачастую, при создании презентации, таблицы с расчетами в Excel не создают в самом PowerPoint, а внедряют ранее заготовленные в табличном процессоре. И здесь есть варианты при создании данных для презентации:
- если просто выделить данные на листе скопировать их Ctrl + C и вставить Ctrl + V на слайд презентации, то это будет равнозначно созданию обычной таблицы в PowerPoint, т.е. вычисление данных не поддерживается;
- если выбрать данные на листе Excel, а потом, в выпадающей команде выбрать «Специальная вставка» / «Объект Лист Microsoft Excel», то на слайд презентации будет внедрена копия листа с данными Excel. Т.е. в дальнейшем уже из самой презентации их можно будет подкорректировать, а конечный результат аналогичен команде «Таблица» / «Таблица Excel»;
- если выбрать данные на листе Excel, а потом, в выпадающей команде «Вставить» выбрать, как и в предыдущем случае, «Специальная вставка» / «Объект Лист Microsoft Excel» и не забыть переключить переключатель слева в «Связать», тогда данные на презентации будут выглядеть как в предыдущем случае, но храниться в файле Excel из которого была произведена вставка. Т.е. изменение данных в файле Excel повлечет за собой изменение данных и в презентации.
Импорт других объектов
Вставлять в презентацию можно не только таблицы из Excel, но и другие файлы: текстовые документы Word, WordPad, рисунки, диаграммы Excel и даже отдельные презентации.
С помощью команды «Объект» из группы «Текст» вкладки «Вставка» можно вызвать диалоговое окно внедрения объекта в презентацию.
Среди перечня объектов можно выбрать создание нового или взять информацию из уже готового файла. Логично, что список зависит от установленных приложений в системе, так, к примеру, если у вас нет Visio, то и создать новый внедренный объект такого типа невозможно.
Видеоверсия
Текстовая версия
После создания таблицы, именно создания, а не внедрения сторонних объектов, на ленте интерфейса появляется дополнительные вкладки «Конструктор» и «Макет», условно объединенные в группу «Работа с таблицами».
Чтобы появились дополнительные вкладки необходимо разместить курсор в таблице.
Вкладка «Конструктор» используется для изменения внешнего вида таблицы, мы ее рассмотрим в следующем вопросе, а вкладка «Макет» отвечает за макет таблицы, как бы банально это не звучало.
Добавление строк и столбцов
При вставке новой таблицы бывает трудно предусмотреть необходимое количество строк и столбцов, на само деле, это и не нужно ведь добавить новые достаточно просто и сделать это можно несколькими способами.
Команды добавления новых строк и столбцов присутствуют на ленте интерфейса на дополнительной вкладке «Макет», группа «Строки и столбцы». Добавить новые строки и столбцы можно с мини-панели инструментов, которая появится после выделения ячеек таблицы и вызова контекстного меню.
И в первом и во втором случае действует простое правило, сколько строк/столбцов выделено, столько будет и добавлено при выполнении соответствующей команды либо с ленты интерфейса, либо с мини-панели. Выделять полностью строку нет надобности, достаточно выделить одну ячейку из строки или столбца. Например, выделение двух ячеек одна под одной и выполнение команды добавления новых строк, добавит две строки, а выполнение команды добавления новых столбцов, добавит один столбец, т.к. выделенные ячейки находятся в одном столбце.
Кроме того, при заполнении таблицы данными, удобно переходить в ячейку слева с помощью клавиши Tab и, если курсор находится в последней ячейке таблицы, то нажатие на клавишу Tab приведет к созданию новой строки таблицы, а вот клавиша Enter создаст новый абзац в текущей ячейке.
Удаление строк и столбцов
Удаление строк и столбцов происходит аналогично их добавлению. Выделяем ячейки в таблице тех строк или столбцов, которые необходимо удалить и выполняем команду удаления из ленты интерфейса или контекстного меню.
Кроме того, удалить полностью строку или столбец можно и с помощью клавиши Backspace (не Delete , Delete просто очистит ячейки таблицы от содержимого), но в этом случае необходимо выделять полностью строку или столбец, подлежащее удалению.
Перемещение строк и столбцов
Для перемещения можно использовать приемы «Drag and Drop», элементы интерфейса и горячие сочетания клавиш.
Суть перемещения сводится к вырезанию данных из одного места и вставке их в другое, при этом, если ячейки назначения уже содержали данные, то они будут заменены.
Для операций перемещения строк и столбцов используются команды группы «Буфер обмена» вкладки «Главная», эти же команды можно найти в контекстном меню, вызвав его после выделения строки или столбца. И в завершение следует сказать, что для вырезки используется стандартное сочетание клавиш Ctrl + X , а для вставки данных – Ctrl + V .
Если выделить (протянув мышкой с зажатой левой клавишей, либо с помощью команды «Выделить» на вкладке «Макет») столбец или строку и перетянуть ее в другое место, то выделенный столбец/строка не удалится, только очистится от данных, а вот если эту операцию сделать с помощью рассмотренных выше команд ленты интерфейса, контекстного меню или горячего сочетания, то столбец/ строка полностью удалится. Правда, если выделять не полностью строку/ столбец, то разницы не будет, выделенные ячейки будут просто очищаться вне зависимости от того, каким образом было совершено перемещение.
Операция копирования производится аналогично перемещению, команды вырезки и копирования находятся рядом, а горячее сочетание для копирования Ctrl + C , в случае использования «Drag and Drop», нужно дополнительно удерживать Ctrl .
Горячее сочетание
Если при перетягивании строки или столбца удерживать Ctrl, то данные скопируются
Изменение размеров строк и столбцов
Изменение размеров как самой таблицы, так и ее строк или столбцов позволит наилучшим образом презентовать данные на слайде. Для изменения размеров самой таблицы, при ее фокусировке, необходимо потянуть за небольшие кольца, которые находятся по краям таблицы.
Для изменения размеров столбцов/ строк нужно подвести курсор к границе столбца или строки, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки и зажав левую кнопку мыши изменить размер. Кроме того, для столбца можно быстро подобрать размер, равный максимально широкой записи в столбце, дважды кликнув по границе, когда курсор принял вид двунаправленной стрелки. Для строк такой способ не работает.
На ленте интерфейса, на дополнительной вкладке «Макет», в группе «Размер ячейки» присутствуют дополнительные команды для работы с таблицами, можно установить размер строки и столбца на пересечении которых находится курсор, а также быстро выровнять размер всех строк или столбцов в таблице.
А вот если нужно точно установить размеры целой таблицы, то это просто сделать из группы «Размер таблицы» дополнительной вкладки «Макет».
Изменение выравнивания и ориентации текста в таблице
Бывают случаи, когда таблица практически идеально вписывается в слайд, но чуть-чуть не хватает, буквально пару миллиметров. Выиграть такие миллиметры, размещения данных в таблице, можно уменьшив внутренние границы ячейки. В группе «Выравнивание» команды «Поля ячейки» позволит изменить размеры ячейки уместив данные в них, можно изменить внутренние границы отдельной ячейки или группы, предварительно выделив их.
В этой же группе можно настроить ориентацию текста внутри ячеек, равно как и горизонтальное, либо вертикальное выравнивание, аналогично тому, как это делается для текстовых полей.
С помощью команд группы «Выравнивание» вкладки «Макет» можно настроить ориентацию текста в ячейках таблицы: горизонтально (по умолчанию), повернуть на 90 или 270 градусов, а также записать в столбик, когда буквы записываются сверху вниз. В последнем случае курсор принимает горизонтальное направление.
Добраться до команд выравнивания текста и настройки ориентации можно с помощью боковой панели «Формат фигуры» / «Параметры текста» / «Надпись».
Объединение и разделение ячеек
Последние операции касательно макета таблицы, которые мы рассмотрим – это объединения и разделения ячеек. Для объединения нескольких ячеек необходимо их выделить и выполнить команду «Объединить ячейки» из группы «Объединение» вкладки «Макет», либо выбрать эту же команду из контекстного меню.
Если ячейки, которые были объединены содержали данные, то новая ячейка будет содержать все эти записи с разбивкой по строкам.
Разделение ячеек выполняется тоже просто: устанавливается курсор в ячейку и нажимается команда разделения, в диалоговом окне вводится желаемое количество строк и столбцов, на которые необходимо сделать разбивку. При этом, если выделить несколько ячеек и выполнить команду разбивки, то разбивка коснется каждой отдельной ячейки. К примеру, если необходимо 4 ячейки превратить в две, их предварительно следует объединить, в противном случае получим 8 ячеек (4х2).
Примечательно, что в том же Word, процесс разбиения ячеек таблицы очень похож, но диалоговое окно «Разбиение ячеек» содержит дополнительную опцию «Объединить перед разбиением».
В завершение осталось только отметить, что разделить ячейки можно с помощью рисования границ, которые мы рассматривали ранее. Рисование находится на дополнительной вкладке «Конструктор» в группе «Нарисовать границы».
Видеоверсия
Текстовая версия
Перед рассмотрением инструментов PowerPoint по оформлению таблиц нельзя не отметить, что умеренное продуманное оформление будет смотреться профессионально, а чрезмерное использование цветовой раскраски, эффектов будет отвлекать внимание от содержимого таблицы и негативно скажется на общем восприятии презентации.
Если вы не уверены в оформлении таблицы, беспроигрышный вариант – таблица вообще без оформления белый фон и черный шрифт, ну, а границы можно сделать серыми. Конечно, нужно смотреть саму презентацию, но всегда в голове держать золотое правило: «Данные на первом месте».
PowerPoint оформляет все новые таблицы стилем по умолчанию, который предусмотрен конкретным шаблоном. Вам может захотеться изменить стандартное форматирование таблицы. За изменение форматирования таблицы отвечает дополнительная вкладка «Конструктор», которая появляется при установке курсора на таблицу вместе с дополнительной вкладкой «Макет».
Применение стиля таблицы
Таблицы PowerPoint форматируются настройками по умолчанию, можно быстро изменить заданное форматирование, применив один из стилей, которые находятся в группе «Стили таблиц» дополнительной вкладки «Конструктор». Здесь же можно полностью очистить форматирование таблицы, выбрав команду «Очистить таблицу», содержимое, при этом, удалено не будет.
Цвета, которые находятся в стилях таблиц зависят от текущей темы, это означает, что, если вы выберете один из стилей, а потом смените тему презентации или просто скопируете таблицу в другую презентацию (с другой цветовой схемой), то оформление таблицы также изменится. Поэтому, если хотите раскрасить таблицу так, чтобы цвета не менялись, нужно раскрашивать не с использованием стилей, а выбирать отдельно заливку, эффекты (при необходимости), цвет шрифта, из стандартного набора цветов или воспользоваться командой «Другие цвета» и выбрать необходимый цвет.
Дополнительные параметры стилей таблиц
Заготовленные стили таблиц имеют отдельные элементы: строка заголовков, строка итогов, первый и последний столбец, которые можно дополнительно выделить. Такое выделение делается соответствующей пометкой в группе «Параметры стилей таблиц», здесь же можно визуально разделить четные и нечетные строки и столбцы.
При грамотном подходе, с помощью соответствующих опций можно акцентировать внимание на нужных элементах, например, итогах.
Управление границами в таблице
Выпадающая команда управления границами в таблице и ее ячейках работает совместно с группой «Нарисовать границы». С помощью команд данной группы устанавливается цвет границ их толщина и тип, а с помощью команды границы указываются где применить ту, или иную границу. По сути то же самое сделать можно и с помощью инструмента «Нарисовать таблицу», если проводить карандашом только по границам ячеек таблицы.
Среди интересных особенностей можно отметить диагональное разделение ячейки, чтобы написать текст в такой ячейке следует ввести левую часть, нажать сочетание Ctrl+Tab (это сочетание добавляет позицию табуляции внутри таблицы и работает также в Word) и ввести вторую часть ячейки.
Диагональная граница ячейки, в отличие от остальных границ, условна, т.е. она не ограничивает текст и позаботится о том, чтобы он красиво вписался в саму ячейку придется дополнительно. Также можно выровнять части текста в таблице пробелами.
Заливка цветом в таблице
Команда заливки цветом находится над границами и позволяет выбрать цвет одной или нескольких, предварительно выделенных, ячеек. Вверху находятся цвета темы, они изменяются в зависимости от темы или ее цветовых настроек. Стандартные цвета всегда будут выглядеть одинаково.
С помощью команды «Другие цвета заливки…» можно выбрать можно выбрать произвольный цвет заливки, в том числе и по цветовому коду. Пипетка позволит подобрать по образцу, к сожалению, образец должен быть внутри презентации PowerPoint, это очень ограничивает его применение, т.к. открыть понравившийся цвет в браузере и взять образец нельзя, приходится использовать сторонние приложения.
С помощью команд «Рисунок…», «Градиентная» и «Текстура» можно установить достаточно специфическую заливку для ячеек таблицы, причем, для заголовка можно выбрать один рисунок, а основной части таблицы – другой.
Скорее всего, если вы будете устанавливать рисунок для заливки ячеек, то для него следует установить уровень прозрачности, чтобы текст в ячейках оставался читаемым. Это можно сделать на дополнительной панели «Формат фигуры» в разделе «Заливка» (Панель можно вызвать через контекстное меню).
Последняя опция выпадающей команды «Заливка» – «Фон таблицы» работает аналогично стандартной заливке, с тем лишь исключением, что применяется сразу ко всей таблице. Увидеть фон таблицы можно будет только в том случае, если для ячеек не установлена заливка, либо установлена прозрачная заливка.
Упорядочивание таблицы с другими объектами
В PowerPoint таблица представляет собой фигуру, которая может свободно перемещаться в области слайда. Если на слайде присутствуют другие объекта (рисунки, таблицы, фигуры, значки, SmartArt и т. д.), то они размещаются на слайде по уровням, чем позже добавлен объект, тем выше он находится и может перекрывать другие объекты.
Подробно возможности размещения объектов на слайдах презентации будет рассматривать в занятии работы с рисунками, а сейчас опишем лишь команды «Переместить назад/ вперед» из группы «Упорядочивание» дополнительной вкладки «Макет». С помощью данных команд можно либо сразу переместить объект на самый низ/ верх, выбрав «На задний план»/ «На передний план», либо на уровень ниже/ выше, с помощью команд «Переместить назад/ вперед».
С помощью команды «Область выделения» можно посмотреть все объекты слайда, их размещение и, также произвести упорядочивание там простым перетягиванием с помощью мышки, либо треугольных стрелок вверху.
Поскольку весь слайд презентации состоит из объектов, то команда их упорядочивания очень актуальна, наверное, поэтому ее можно найти еще на вкладке «Главная» в группе «Рисование» или, при выборе фигуры/ рисунка, на вкладке «Формат».
Флэшкарты
Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.
Практика
В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки
Задание 1. Добавление таблицы
- Открыть презентацию из предыдущего занятия.
Для скачивания файла, пожалуйста, войдите.
Посмотреть решение
Задание 2. Основы работы с объектами SmartArt
*Рассмотрение работы с объектами SmartArt будет вестись в 7-м занятии, однако, простые операции выполним в данном занятии.
-
Открыть презентацию из предыдущего задания.
Для скачивания файла, пожалуйста, войдите.
Работа с пунктами объекта SmartArt ничем не отличается от таковой обычного маркированного списка. Новый пункт делается переходом на следующую строку клавишей Enter , а превращение 2-го уровня в первый можно сделать, поставив курсор и нажав сочетание Shift + Tab .
Посмотреть решение
Задание 3. Основы работы с объектами SmartArt. Часть 2
- Открыть презентацию из предыдущего задания.
Для скачивания файла, пожалуйста, войдите.
Результат сравнить с рисунком.
Как вставить формулу в презентацию powerpoint
В принципе можно. Но внутри одной презентации.
Другим решением будет уже не гиперссылка, а написание конкретного кода, который будет открывать презентацию на нужном слайде.
Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы.
Пользователь
Сообщений: 1042 Регистрация: 10.06.2013
14.12.2015 22:09:24
Гиперссылку все-таки можно вставить в Excel. Вот так вполне возможно получится:
1.Для того чтобы сделать линк, нужно чтобы файл был с расширением PPS/PPSX (powerpoint slideshow).
2.Линкуете обычным способом через вставку гиперссылки (Ctrl + K): в появившемся окошке следуете к файлу, выбираете его, а в конце добавляете «#цифра» (без кавычек), где цифра — номер слайда.